Mit kell (és nem) elhelyezni az alkalmazotti személyi állományban?
Másokban a hozzáférés korlátozott a HR munkatársaihoz, és a munkavállalók hozzáférést kérhetnek nyilvántartásaihoz. Az ügyvédek felszólíthatják a perek és a Esélyegyenlőségi Esélyegyenlőségi Bizottság (EEOC) panaszait is.
Egy korábbi alkalmazott kérheti a személyi állományának másolatát is.
A potenciális felhasználások mindegyikével és a személyzeti nyilvántartás potenciális nézőivel kapcsolatban a munkáltatónak gondoskodnia kell arról, hogy a személyzet nyilvántartásában a munkavállaló foglalkoztatási előzményeinek elfogulatlan, tényszerű dokumentációját megőrizze. Következésképpen ezeket az általános irányelveket alkalmazza a szervezet személyi nyilvántartásaiban megőrzött dokumentációra.
A munkavállalói személyi állomány tartalmának általános irányelvei
- A személyi nyilvántartásban szereplő információknak tényszerűnek kell lenniük. A személyzet vagy a személyzet személyzetének véleményei; véletlenszerű jegyzetek; pletyka; alaptalan pletykák; kérdéseket, beszámolókat vagy tattletale állításokat a többi dolgozótól, amelyek nem ismertek; nem követett, kivizsgált és megkötött állítások; és minden egyéb nem tényszerű információt, kommentárt vagy jegyzetet ki kell zárni az alkalmazott személyi állományából.
Az egyik legrosszabb példája a támadó kommentároknak, hogy a személyzeti nyilvántartásba bevont HR menedzser egy bérigazgatói interjúalbumot tartalmazott. Az egyik kijelentette: "Lehet, hogy túlságosan kövér ahhoz, hogy szükség szerint lépjen fel és le a lépcsőn." Képzeld el, hogy a munkavállaló, az ügyvéd, sőt a jövőbeni alkalmazottak és felügyelők is megértik az ilyen megjegyzéseket.
Egy másik cégnél a menedzser megállapította, hogy a menedzserek és mások irataiban nem tudatosan megjegyezték, hogy "Mary dühös volt, mert nem kapott emelést, és szándékosan lelassította a munkáját, hogy még az igazgatójával is megkaphassa." Lásd a problémát?
- A személyzeti nyilvántartásokat gondosan kell hozzárendelni a megfelelő fájl helyekhez. Határozzon meg egy protokollt a vállalat személyi nyilvántartására vonatkozóan az állami és a szövetségi törvények , a foglalkoztatási törvények, például az egészségbiztosítási hordozhatóság és az elszámoltathatóságról szóló 1996. évi törvény (HIPAA) alapján , valamint a munkáltatók legjobb gyakorlatai alapján.
Ezután ragaszkodjon a protokollhoz. Nem akarsz véletlen orvosi kifogásokat találni a személyi állományba, amikor egy orvosi fájlba tartoznak. Nem is szeretné, ha a munkavállaló promócióját a bérszámfejtési állományban indokolja és igazolja.
Nem is szeretné, ha a felvételi döntés nyilvántartása háttérellenőrzést tartalmazna, vagy a személyzeti állomány korábbi munkáltatóival folytatott megbeszélésekről szóló jegyzeteket.
- A dokumentációt a személyzet nyilvántartásában dokumentációval ellátott felügyelők, vezetők és egyéb alkalmazottak részére kellő képzésben kell részesíteni. Ha a munkavállaló megtagadja, hogy a munkavállaló egy teljes halálos küzdelem, akkor nem nyeri meg a személyi állománya semmilyen nyereményt, de a képzetlen felügyelők már ismertek hasonló állításokat.
Még jobb azonban korlátozni a fájlokhoz való hozzáférést a személyzet HR-személyéhez, aki felelős a nyilvántartásokért, és tudja, hogy mi legyen és nem helyezhető el személyi fájlba. - Mérje fel a személyzeti nyilvántartásban szereplő információkat, hogy tartalmazza a munkavállalói foglalkozás-előzményének pozitív és negatív aspektusát. Túl gyakran, a személyi nyilvántartások hangsúlyozzák minden negatív előfordulást és hiányoznak a pozitív összetevők.
- Ismerje meg a felügyelő személyi jegyzete és a cég hivatalos személyi nyilvántartása közötti különbséget. A felügyelőnek a teljesítmény javítására , a projektek és a célok kitűzésére, valamint az emelésre és a teljesítményfejlesztési tervek tisztességes megállapítására használt feljegyzései például a felügyelő magánfájljaiba tartoznak, nem a cég hivatalos személyi nyilvántartásaiból.
Felismerjék továbbá, hogy a felügyelőknek meg kell felelniük a jegyzetek készítéséhez és a dokumentáció karbantartásához . Ugyanazok a kritériumok a tényekre, nem véleményekre és konkrét példákra, nem hallatán, a magánjegyzékekre vonatkoznak.
A felügyelő magánjegyzetei felszólíthatók egy peres eljárásban, ezért magánbejegyzések esetén is óvatos lehet. A felügyelői gyakorlat, amely a vezetői fájlban a hivatalos személyzeti állományban lévő rekordok másolatát megőrzi, nem ajánlott.
- A felvételi dokumentáció és az interjúalbumok egy kis problémát jelentenek. A legjobb gyakorlat az, ha külön állományt szeretne fenntartani minden egyes kitöltett pozícióhoz, amely magában foglalja az álláshelynek a munkahelyre történő betöltéshez kapcsolódó összes dokumentumot a referenciakísérletekre. A jelentkezők folytatódnak, fedőlapok és alkalmazások tartoznak ebbe a fájlba, kivéve, hogy át kell költöznia a bérelt munkavállaló alkalmazását az alkalmazotti személyi állományra.
Ez a fájl rendelkezik hivatalos ellenőrző listákkal és formanyomtatványokkal, amelyek a potenciális munkavállalói képzettségek elfogulatlan képviseletére törekszenek, és támogatják a legmagasabb képzettségű jelöltek felvételére vonatkozó döntését. A felvételi menedzser vélemények és feljegyzések, amelyeket a felvételi folyamat során vettek, nem tartoznak ebbe a fájlba. A humán erőforrás ezeket a jegyzeteket összegyűjtheti, hogy teljes körűen dokumentálja a foglalkoztatási döntést, de nem tartozik a személyzeti nyilvántartásba.
- A foglalkoztatási döntésekre vonatkozó tényadatok, például az előléptetés , a végső lehetőségre való átutalás és a bérnövekedés a személyzeti nyilvántartásba tartoznak. A felügyelő vagy a HR munkatársai véleményei nem. A hivatalos fegyelmi cselekvési dokumentáció , például egy írásos figyelmeztetés, szintén a munkavállaló személyi állományába tartozik.
A dokumentáció konkrét példái, amelyek nem szerepelhetnek a személyzeti nyilvántartásban
A következő adatokat nem szabad elhelyezni a személyzeti nyilvántartásban. A dokumentáció különálló iratot igényelhet, felügyeleti vagy vezetői jegyzetként is besorolható, vagy egy munkáltató egyáltalán nem tarthatja meg.
- Bármilyen orvosi információ szerepel az orvosi fájlban .
- A bérszámfejtési adatok a bérszámfejtési fájlban vannak .
- A személyi állományi nyilvántartásban soha nem szabad tárolni olyan dokumentumokat, amelyek magukban foglalják a munkavállalói társadalombiztosítási számokat vagy a munkavállaló védett besorolásáról szóló információkat , mint például az életkor, a faj, a nem, a nemzeti származás, a fogyatékosság, a családi állapot, a vallási meggyőződés stb.
- Felügyeleti dokumentációt a munkavállaló munkájának irányítására, a célok meghatározására, a nyújtott visszajelzésekre stb. Egy magán, felügyelő vagy menedzser tulajdonában lévő mappában kell benyújtani.
- A vizsgálati anyagot, beleértve a munkavállalói panaszt, a tanúk interjúit, a munkavállalói interjút, a megállapításokat, az ügyvédi ajánlásokat és a felbontást, valamint a visszautasítás biztosítását követő nyomon követést, a személyzeti nyilvántartástól elválasztott vizsgálati fájlban kell lennie.
- A I-9-es fájlkezelő I-9-es formátumú , I-9 .
- Helyezzen háttérellenőrzéseket, beleértve a bűnügyi előzményeket, hiteljelentéseket stb., Valamint a kábítószer-tesztelés eredményeit egy különálló fájlban, amelyre a felügyelők, a vezetők és a munkavállaló nem férhet hozzá. Az SHRM ajánlja ezt a különálló fájlt, vagy azt ajánlja, hogy ezt az információt a munkavállaló orvosi fájljába is be lehet nyújtani.
- Az alkalmazottak egyenlő esélyekkel kapcsolatos rekordjai , például az önazonosító űrlapok és a kormányzati jelentések nem tárolhatók a személyi állományban, sem a felügyelő hozzáférése nélkül.
Ha követi ezeket az irányelveket, akkor a szervezet hatékonyan tárolja a tényleges, támogatható foglalkoztatási előzményeket és a személyi nyilvántartásokat a megfelelő helyeken.
Felelősséget kizáró nyilatkozat: Kérjük, vegye figyelembe, hogy a szolgáltatott információk, bár hiteles, nem garantáltak a pontosság és a jogszerűség szempontjából. A webhelyet világszerte közönség olvasja, a foglalkoztatási törvények és szabályok országonként és országonként eltérőek. Kérjük, keressen jogi segítséget, vagy segítséget állami, szövetségi vagy nemzetközi kormányzati erőforrásokból, hogy bizonyos jogi értelmezése és döntései helyesek legyenek a tartózkodási helyedre. Ez az információ útmutatásért, ötletekért és segítségért.