Mint minden munkavállalói fájlhoz, korlátozza a hozzáférést, kivéve azokat, akiknek tudniuk kell
A bérszámfejtési fájl lehetővé teszi a számviteli személyzet számára a munkavállaló fizetését anélkül, hogy a munkavállaló bizalmas információkat szerezne. A számvitelért felelős személyzet nyilvántartást vezethet, ha értelmes a munkavállaló fizetése.
Azokban az esetekben, amikor a bérszámfejtést és a könyvelést kiszervezik, ez még inkább ajánlott a munkavállaló bérszámfejtési gyakorlatához.
A bérszámfejtési fájl korlátozza a bizalmas személyi adatokhoz való hozzáférést. A munkavállalói bérszámfejtési fájl lehetővé teszi a számviteli és pénzügyi személyzet számára, hogy rendelkezzen olyan információkkal, amire szükségük van ahhoz, hogy a munkavállalót egy praktikus helyszínen fizesse. A helyszínnek biztonságosnak és elérhetőnek kell lennie bármely más alkalmazottak számára.
Biztosítania kell a számviteli személyzetet, hogy a bérszámfejtési fájlokban lévő információk bizalmasak, és nem szabad megosztani a HR személyzete engedélyével és jelölésével. A számviteli személyzetnek sem kell megosztania a munkavállalók emelkedésével, promócióival, bónuszaival és egyéb, a munkavállalókkal kapcsolatos bizalmas információkkal kapcsolatos információkat.
Az emberi erőforrások nem kell figyelemmel kísérniük a számvitel hozzáférését a munkavállalói bérszámfejtési fájlokhoz. Amint azt a kapcsolódó személyi állományok - például a személyzet és az orvosi fájlok - számára ajánlott, korlátozzuk a hozzáférést a bérszámfejtési fájlhoz.
Csak azokat az embereket láthatja, akiknek az információnak szüksége van az állásuk elvégzésére.
Munkavállalói bérezési fájl tartalma
Ez egy javasolt, de nem teljesen átfogó, a munkavállalói bérszámfejtési fájlban szereplő adatok listája.
- Ajánlati levél, amelyet a felvételi vezető, az Emberi erőforrás és a munkavállaló ír alá
- Az Emberi Erőforrás és a felvételi menedzser által aláírt fizetési felhatalmazás, amikor a munkavállalói szerződés létezik
- W-4 forma
- Papíralapú munkavégzés és a munkavállalói juttatásra vonatkozó engedély, amely a bérszámfejtést vonja maga után
- Közvetlen letéti engedélyezési űrlap
- Résidő szerinti számviteli formák
- Óránkénti heti időlapok
- Órák rögzítése, ha használják
- A részvételi jegyzőkönyvek
- Kifizetési kérelmek, ideértve az utazási dokumentációt és a bevételeket, valamint az egyéb engedélyezett kiadásokat
- Tandíj-visszatérítési űrlapok és befizetések fizetéshez, könyvekhez stb
- Fizetés előre kérjen űrlapokat
- Vállalati hiteldokumentumok és fizetési ütemezés
- Garnishment megrendelések és rekordok
- Engedély a személyes adatok kiadására
- Az egyes munkavállalókra vonatkozó papírmunkák emelnek
- Bármilyen bónuszhoz , nyereségrészesedéshez vagy elismerési díjhoz kapcsolódó papírmunkák
- W-2 formák
- Engedélyez minden olyan bérszámfejtési műveletet, amelyet a vállalat engedélyez
Szintén ismertek munkavállalói fájlok, alkalmazotti feljegyzések , emberi erőforrás fájlok, dokumentáció
Susan Heathfield minden erőfeszítést megtesz annak érdekében, hogy pontos, józan ész, etikus emberi erőforrás menedzsmentet, munkáltatói és munkahelyi tanácsokat kínáljon ezen a weboldalon, de ő nem ügyvéd. A webhelyen található tartalom nem tekinthető jogi tanácsadásnak. A webhely világméretű közönséggel rendelkezik, és a foglalkoztatási törvények és szabályok országonként és országonként változnak , így a cikkek nem mindegyike meghatározó lehet a munkahelyén.
Kétség esetén kérjen jogi tanácsot. Az oldalon található információk csak tájékoztató jellegűek.