A munkáltatónak jó oka van arra, hogy több személyi állományt tartson fenn - néhány jogi és néhány a foglalkoztatás legjobb gyakorlati céljaira.
Dokumentálásra van szükség, hogy a munkáltató pontos képet kapjon a munkavállaló foglalkoztatási előzményeiről. A dokumentáció támogatja a munkáltató döntéseit, és megvédheti a munkáltatót a pertárgyak megfelelő megőrzésében.
A személyi állomány tartalma történelmi áttekintést ad a fontos dolgokról a munkavállalói karrier során. Támogatják a munkavállalóval és a karrierjével kapcsolatos döntéseket. Megmutatják a munkáltatónak a bérbeadás, promóció, átutalás, jutalmazás és elismerés mögött rejlő okait, és a döntéseket.
Különböző iránymutatások kapcsolódnak különböző személyi állománytípusokhoz
Mivel különböző típusú személyi fájlok ajánlottak, különböző szabályok és iránymutatások társulnak az egyes személyi fájlok típusához.
- A személyi állomány minden típusának eltérő oka van a meglévő és különböző tartalmaknak, ennek alapján.
- A személyi állomány minden egyes típusát különböző módon tárolják.
- A személyi állományhoz való hozzáférés a legtöbb szervezetben a munkavállalókra korlátozódik. A különböző személyi fájltípusok különböző hozzáférési irányelvekkel rendelkeznek.
- A munkatársak hozzáférése a személyi állományához megengedett, de a legtöbb munkáltató a munkavállalói hozzáféréssel kapcsolatos iránymutatásokat dolgoz ki a személyi állomány hozzáférési politikájával a munkavállalói kézikönyvben . (A különböző államok és joghatóságok különböző szabályokkal rendelkeznek, ezért tartsa naprakész helyét.)
A legtöbb szervezet nem engedélyezi a munkatárs vezetőjének hozzáférését a teljes személyzeti fájlhoz. Arra számítanak a vezetők, hogy a saját dolgozói fájljukban tartsák meg a vonatkozó dokumentációt, ami nem a hivatalos személyi állomány.
- Az Emberi Erőforrás részleg tulajdonosa és felelős az alkalmazottak személyi állományaiért.
Ajánlott személyi állományok
Íme a javasolt személyi fájlok típusai, és mit kell tudni a velük való együttműködésről.
Munkavállalói személyi állomány
Ez a legfontosabb személyi állomány, amelyet egy munkáltató fenntart minden alkalmazottnak. A személyzeti állomány minden munkavállaló foglalkoztatási történetét tárolja. Ezt kell tudnia az alkalmazottak személyi állományáról.
Orvosi fájl
A munkavállalói orvosi aktának súlyos jogi korlátozása van, amelyet a munkáltatónak tudnia kell és figyelnie kell. Itt van, mit kell tudni a titoktartási és a tartalom egy alkalmazott orvosi fájlt.
Bónuszlista
A munkavállalói bérszámfejtéshez való hozzáférés kevésbé korlátozó, mint az orvosi vagy a személyi állományhoz való hozzáférés. A bérszámfejtési állomány a fizetésről, az ellátások kiválasztásáról , a fizetésimérleg-változásokról, a díszítésről és egyéb, a munkavállaló fizetését érintő jogi dokumentációra vonatkozó információkat tartalmaz. Számos könyvelési és humánerőforrás-munkatársak hozzáférnek a bérszámfejtési adatokhoz.
I-9 formanyomtatványok az alkalmazottak számára
A különböző kormányzati szervek hozzáférési jogai miatt a legjobb gyakorlatot követi, ha különálló fájlt tart fent az alkalmazottak I-9 formáihoz . Tudjon meg többet az I-9 űrlapok tárolásáról.
Személyi állományok áttekintése
Csak gyors és alapos részleteket szeretne az alkalmazottak személyi állományáról ? Itt megtekintheti az alkalmazottak személyi állományainak áttekintését.
A személyi állomány hozzáférési szabályzata az alkalmazottak számára
Szeretné lehetővé tenni minden alkalmazott számára, hogy tudja, mi van a személyi állományában , de ellenőriznie kell a fájl integritását, teljességét és alaposságát. A munkavállalók és a munkáltatók bizalmas kezelése és a korlátozott hozzáférés biztosítása személyi adatállomány-hozzáférési politikával történik.
Mit ne szerepeltetni az alkalmazottak személyi állományában?
Olyan tartalommal kapcsolatos irányelveket keres, amelyek soha nem szerepelhetnek az alkalmazottak személyi fájljában? Itt vannak a legjobb ajánlásaim a tartalommal kapcsolatban, amelyeket különálló, informális helyen szeretnél fenntartani, vagy egyáltalán nem. A szükségtelen és tisztán megfontolt dokumentumok megőrzése bántani tud.
Dokumentáció
Tudja, mi a dokumentáció ? A szó, a dokumentáció gyakran felmerül a foglalkoztatás és az emberi erőforrások világában. Azonban a dokumentáció jelentését és annak okát, hogy miért szeretne dokumentálni bizonyos foglalkoztatási eseményeket, itt alaposan le van fedve.
> Felelősséget kizáró nyilatkozat: Kérjük, vegye figyelembe, hogy a szolgáltatott adatok, bár hitelesek, nem garantáltak a pontosság és a jogszerűség szempontjából. Kérjük, keressen jogi segítséget, vagy segítséget állami, szövetségi vagy nemzetközi kormányzati erőforrásokból, hogy bizonyos jogi értelmezése és döntései helyesek legyenek a tartózkodási helyedre. Ez az információ csak tájékoztató jellegű.