Itt van, mit kell tudni a személyi állományok tartalmáról
- A munkáltatónak pontos információra van szüksége, melyet hasznos és szervezett, ha valamilyen okból hozzáférést kíván kapni az információhoz. A sürgősségi kapcsolatok, az alkalmazottak címei, a teljesítményértékelések nyomon követése, a fegyelmi levelek , a munkavállalói felismerés és a foglalkoztatási alkalmazási anyagok nyomon követése példák azokról az információkról, amelyeket a munkáltató gyorsan elérhetővé kíván tenni.
- A munkáltatónak meg kell őriznie a személyzeti kérdéseket, például a munkavállalók kiválasztását, teljesítményét, munkatörténetét, kártérítési indoklását és a belső promóciós alkalmazások dokumentálását, hogy csak néhányat említsek.
Az EEOC állítása, a pert, vagy akár annak indokát , hogy igazolják a munkavállaló emelésének vagy promóciójának hiányát, megköveteli, hogy a munkáltató összegyűjtse és megtartsa az ilyen típusú munkavállalói dokumentációt. - Egyes munkavállalói nyilvántartást a szövetségi vagy az állami kormányok kötelesek megtartani a munkáltatók számára. A személyi állomány adatainak személyre szabott fájlokban történő rendszerezése a hozzáférést, a jogszabályi megfelelést és a készenlétet érinti.
Személyi állományok típusai
A munkáltató általában többféle személyi adatállományt tart fenn üzleti felhasználásra, az alkalmazottak titkosságára, az orvosi magánéletre és a jogszabályi megfelelésre. Nem tudok semmilyen törvényről, amely azt mondja, hogy hány fájlt kell a munkáltatónak tartania.
Számos törvény létezik azonban, és az alkalmazottak bizalmasságára vonatkozó személyi legjobb gyakorlatok vannak érvényben, amelyek szabályozzák a személyi állományok tartalmát, és akik hozzáférnek az információkhoz.
Ezek azok a személyi állományok, amelyeket a legtöbb amerikai munkáltató fenntart. (A világ különböző törvényei és gyakorlata eltérhet.)
- Személyzeti Fájl : Ez a legfontosabb alkalmazott fájl, amely tartalmazza a munkaviszony történetét.
- Bérszámfejtési fájl : Önnek külön bejegyzést kell fenntartania a fizetés és juttatások összes bérszámfejtéséhez.
- Munkavállalói orvosi dokumentáció : A szövetségi Egészségbiztosítási Mobilitási és Elszámoltathatósági Törvény 1996-ban (HIPAA) előírja a munkáltatók számára, hogy a munkavállalók egészségügyi nyilvántartásait bizalmasan védjék.
- I-9 Munkavállalói űrlapok : Önnek különálló fájlt kell fenntartania az összes alkalmazott (nem egy alkalmazottra) I-9 formanyomtatványon, mivel nem akarja, hogy a kormányzati alkalmazottak jogosultak legyenek ellenőrizni ezeket az űrlapokat különböző körülmények között, fő, bizalmas személyzeti állományok.
Az alkalmazottak hozzáférése a személyi állományokhoz
Az alkalmazottak számára hozzáférést biztosítanak az alkalmazottak személyi állományához az emberi erőforrás személyzetének irányítása és felügyelete alatt. Az alkalmazottak személyi állománya a munkáltató tulajdonát képezi, aki felelősséget visel a védelemhez és a védelemhez.
Minta-személyzeti fájl-politika
A következőkben egy személyi adatállomány-politika működik a vállalatnál. Bemutatja a különböző ajánlott fájlokat, és akiknek minden egyes fájlhoz hozzá kell férniük.
Mintaszabályzat
A Társaság három dolgozói állományt tart fenn minden alkalmazott számára.
A személyi állomány (az Ön vállalatának neve) minden alkalmazottja számára fenntartott. Ezek a személyi állományok bizalmas dokumentumokat tartalmaznak, és azokat az Emberi erőforrás személyzete kezeli és tartja karban.
A fájlhoz való hozzáférés csak a HR munkatársaira korlátozódik, és feltételezi, hogy minden alkalmazott kezelője megőrzi a saját fájlját a munkavállaló munkavégzéséhez kapcsolódó dokumentumokkal.
A személyi állományban található tipikus dokumentumok közé tartozik a foglalkoztatási alkalmazás, a családi sürgősségi kapcsolatfelvételi űrlap, a dokumentált fegyelmi cselekvési előzmények, az önéletrajz, a munkavállalók kézikönyve és a munkáltató aláírása a lapokról, aktuális személyes adatok és munkaköri referenciák.
Nem minden személyi fájl tartalmazza ugyanazokat a dokumentumokat, de minden egyes személyi állománynak van néhány olyan dokumentuma, amely ugyanaz.
A bérekre vonatkozó fájlokat is fenntartják; a bérszámfejtési fájlok tartalmazzák a munkavállaló munkáinak, osztályainak, kompenzációs változásainak stb. történetét. A bérszámfejtési fájlhoz való hozzáférés a megfelelő számviteli és HR személyzetre korlátozódik.
Egy alkalmazott orvosi fájlt is fenntart. Az orvosi fájl tartalma nem mindenki számára elérhető, kivéve az Emberi Erőforrás kijelölt személyzetét és a munkavállalót, akinek nyilvántartása megmarad az iratban. Cégénél), az orvosi fájlok a legmagasabb fokú biztonságos tárolást és bizalmas kezelést kapják.
A munkavállaló megtekintheti személyi állományát azáltal, hogy egy normál munkaidőben kapcsolatba lép az Emberi Erőforrás személyzettel . Egyetlen alkalmazott sem változtathat és nem távolíthat el semmilyen dokumentumot a személyi állományából, amelyet egy HR személyzet jelenlétében kell megtekinteni.
Szintén ismertek munkavállalói fájlok, alkalmazotti feljegyzések, emberi erőforrás fájlok, dokumentáció
Jogi nyilatkozat - Kérjük, vegye figyelembe:
Susan Heathfield minden erőfeszítést megtesz annak érdekében, hogy pontosan, értelemszerűen, etikus emberi erőforrás menedzsmentet, munkáltatói és munkahelyi tanácsadást kínáljon mind ezen a weboldalon, mind e webhelyen keresztül, de ő nem ügyvéd, és a webhelyen található tartalom. hiteles, nem garantált pontosság és jogszerűség, és nem tekinthető jogi tanácsadásnak.
A webhely világszintű közönséggel rendelkezik, és a foglalkoztatási törvények és szabályok országonként és országonként eltérőek, ezért a webhely nem mindegyik számára meghatározó a munkahelyén. Ha kétségei vannak, mindig jogi tanácsadást vagy segítséget kérjen állami, szövetségi vagy nemzetközi kormányzati erőforrásoktól, hogy bizonyos legyen a jogi értelmezése és a döntései helyes. Az ezen a webhelyen található információk csak útmutatásért, ötletekért és segítségért szolgálnak.