Tippek az ismeretek megismeréséhez mikor, miért, hogyan és mi a dokumentum az alkalmazottak teljesítményében
A dokumentáció létfontosságú a vezetők és a személyzet munkatársai számára, mert komoly erőfeszítéseket kell tennie az alkalmazottak foglalkoztatási előmenetelének összes eseményéről - mind a pozitív, mind a negatív teljesítménybeli eseményekről.
Ez az oka annak, hogy a menedzserek és a személyzet munkatársai gondosan meg akarják dokumentálni minden eseményt.
Miért van a dokumentum?
- A dokumentáció bizonyítékot szolgáltat arról, hogy a teljesítményt érintő kérdéseket a munkavállalóval kapcsolatban időben és tömören módon vitatták meg.
- A dokumentáció története a munkavállaló javulásának vagy a teljesítmény javításának elmulasztásának az elmúltával. Időrendi és pontos leírása a dolgozó intézkedéseiről, a vezető tevékenységéről és eseményeiről, ahogyan előfordulnak.
- A dokumentáció bizonyítékot szolgáltat arra nézve, hogy támogatja a vezetői döntéseket olyan kedvezőtlen cselekvések megtételére, mint a fegyelem vagy a munkavállalóval való felmondás.
- A dokumentáció bizonyítja, hogy a munkavállalónak rendelkezésre kell állnia egy olyan promócióval vagy lehetőséggel, amely más alkalmazottakkal is rendelkezik, akik szintén jogosultak.
- A dokumentáció bizonyítékot szolgáltat arra, hogy igazolja a bérek emelkedését , csökkenését, vagy miért nem kapott egy alkalmazottnak emelést.
- Peres eljárás esetén a teljes és alapos dokumentáció védi a munkáltató érdekeit. A dokumentáció támogathatja a menedzsment tevékenységét egy sikertelen alkalmazott megszüntetésében . Azt is bebizonyíthatja, hogy a munkavállaló olyan méltányos okok miatt szűnt meg, mint mások, például az illegális megkülönböztetés .
Mi a dokumentum?
A vezetőknek dokumentálniuk kell az alkalmazottak teljesítményét, mind a pozitív hozzájárulást, mind a teljesítményhibákat. Meg kell dokumentálniuk, hogy pontosan mi a dolgozó, és azt mondta, és amit a menedzser tett, és válaszul válaszul az ülés vagy a beszélgetés során.
Meg kell dokumentálnia a beszélgetés során megkötött megállapodásokat, a kitűzött célokat , a szükséges és várható fejlesztéseket és a fejlesztés ütemezését.
A dokumentációnak tartalmaznia kell olyan kötelezettségeket is, amelyeket a menedzser a munkavállaló segítésére nyújt.
Hogyan kell dokumentálni
A dokumentációt a munkavállalóval folytatott megbeszélés vagy beszélgetés alatt vagy közvetlenül követően kell megírni. Egyáltalán nem hagyhatja figyelmen kívül a beszélgetést azon a napon, amikor ténylegesen bekövetkezett. Várakozás a későbbiekben befolyásolja a dokumentáció minőségét, mert a memórián alapul.
Az egyik legrosszabb hibakezelő az, ha úgy gondolja, hogy szükség szerint rekonstruálhatja a munkavállalók tanácsadásának történetét. Nincs olyan ember, aki a tisztességes, időszerű dokumentációval kapcsolatos tapasztalattal rendelkezik, valaha is megtévesztette a rekonstruált rekordot. A memóriából újjáépítésre képes menedzserek szükségtelen és elfogadhatatlan kockázatot jelentenek a vállalatuk számára, mert a feltörekvő történelem nem fog felállni egy esetleges perben.
Szüksége van a dokumentációra, hogy professzionálisnak, csinosnak és szervezettnek tűnjenek. Írja le a dokumentációt, mintha a történetről beszélne egy harmadik félnek. Soha nem tudja, ki olvassa le dokumentációját egy nap, ezért győződjön meg róla, hogy tükrözi a szakmaiságát. (A koktélszalvéta, a boríték vagy a ragadós jegyzet hátlapja nem minősül szakmai dokumentációnak.)
A dokumentációnak a munkavállaló új vezetőjévé kell válnia, ha a munkavállaló új munkát kap - vagy te is - a szervezetben.
Az Ön memóriájához és a munkavállaló új vezetőjének tájékoztatásához meg kell adnia a munkavállaló nevét és címét, az Ön nevét és címét, valamint az egyes dokumentumok teljes dátumát.
Írjon dokumentációt, amely tényszerű, tisztességes, jogi, objektív, teljes és következetes. Kerülje el a véleményeket (Mike nem könnyű, Alice lusta, Tom hazudik nekem.), Névhívás, szerkesztés (John egy rohadtság, Marknak van egy hozzáállási problémája), és címkézés (Mary felelőtlen, George nem csapat játékos.).
Kerülje el a munkavállaló viselkedését is. (Marsha nem szereti ezt a megbízást, Paula úgy tűnik, hogy a feje fölött van.) Minimálisra csökkentse a leíró szavak, például a melléknevek és a mellékfogások használatát (lassan, keményen, boldogtalanul, kellemetlen, durva). Állítsa be a munkavállaló sajátos magatartását és intézkedéseit, nem pedig véleményét vagy értelmezését.
A dokumentációban szükség van a beszélgetés pontos rögzítésére. Ragaszkodjon a tényekhez, és írja le, amit mondott, és amit a munkavállaló mondott. Győződjön meg róla, hogy a dokumentáció egyértelmű, és a tényeket egyenesen el tudja látni. (Minden esetleges jogi helyzetben a dokumentált események bármelyik hibája az összes dokumentációt gyanúsítja.)
Végül dokumentáljon minden olyan megállapodást, kötelezettségvállalást, határidőt, javításokat, bejelentkezési pontokat és egyéb részleteket, amelyek esetleg lemaradnak a memóriából. Győződjön meg róla, hogy a határidőket és az esedékességek dátumát és időpontját állítja be, hogy félreértés ne fordulhasson elő.
Ismerje meg HR részlegének dokumentációs politikáját, amely megmondja, hogy milyen dokumentációra van szüksége a munkavállalói személyi állományba való felvételhez. A fegyelmi intézkedések dokumentációját minden bizonnyal be kell vonni.
Hol tárolja az alkalmazottak dokumentációját?
Mivel a munkavállalókról szóló dokumentáció bizalmas és magán a munkavállaló számára, ügyelni kell arra, hogy a dokumentáció bizalmas maradjon a menedzser, a HR, és esetleg a munkavállaló következő vezetője számára. Így a megosztott számítógépes meghajtó dokumentálása nem ajánlott. A kézzel írott dokumentációt és a nyomtatott menedzser dokumentációját a zárolt tárolás leginkább tartja.
Ha követi ezeket az irányelvet, amikor HR-hez fordul, hogy segítséget kérjen a munkavállaló fegyelmezéséhez, megszüntetéséhez vagy az alkalmazottak jobb munkalehetőségekhez való hozzáadásához, a HR segít megoldani a problémát vagy javítani a helyzetet. Amikor a HR azt mondja, hogy dokumentumot, dokumentumot, dokumentumot vagy nem tud segíteni, minden bázisodat lefed.
Felelősséget kizáró nyilatkozat: Kérjük, vegye figyelembe, hogy a szolgáltatott információk, bár hiteles, nem garantáltak a pontosság és a jogszerűség szempontjából. A webhelyet világszerte közönség olvasja, a foglalkoztatási törvények és szabályok országonként és országonként eltérőek. Kérjük, keressen jogi segítséget, vagy segítséget állami, szövetségi vagy nemzetközi kormányzati erőforrásokból, hogy bizonyos jogi értelmezése és döntései helyesek legyenek a tartózkodási helyedre. Ez az információ útmutatásért, ötletekért és segítségért.