Az I-9 formanyomtatvány befejezése minden alkalmazott számára súlyos üzlet - komolyan
Az 1986. november 6. után foglalkoztatott munkavállalók, állampolgárok és nem állampolgárok kötelesek az I-9. Formanyomtatvány 1. szakaszát felvenni.
A munkáltató felelős annak biztosításáért, hogy az I-9. Formanyomtatvány 1. szakasza a munkavállalónak legyen időszerű és megfelelően kitöltve.
A munkáltatónak ellenőriznie kell a foglalkoztatás ellenőrzését és biztosítania kell, hogy az I-9. Formanyomtatvány 2. és 3. szakasza megfelelően kitöltve legyen. A munkáltatóknak az első és a második munkatapasztalat (csak az eredeti példányt nem tartalmazó dokumentumok) eredeti példányát kell kitölteniük az I-9. Formanyomtatvány 2. szakasza alapján, a foglalkoztatás kezdetétől számított három (3) munkanapon belül.
A munkavállalónak fizikailag jelen kell lennie, és az eredeti dokumentumokat személyesen felül kell vizsgálni. Az eredeti dokumentumokat áttekintő alkalmazottnak alá kell írnia az I-9. Szakasz 2. részét.
Az űrlap ellenőrzi, hogy ellenőriztek-e két jóváhagyott azonosítási formát, amelyek igazolják, hogy a munkavállaló jogszerűen jogosult az Egyesült Államokban való munkavégzésre.
A munkáltatóknak vagy meghatalmazott képviselőiknek ki kell tölteniük a 3. szakaszt, amikor megbizonyosodnak arról, hogy a munkavállaló jogosult az Egyesült Államokban való munkavégzésre.
Amikor az I-9-et eredetileg befejező dátumot követő három éven belül a munkavállaló átengedte a munkavállalót, a munkáltatóknak lehetősége van új I-9 formanyomtatvány kitöltésére vagy a 3. szakasz kitöltésére.
Időről időre ellenőriznie kell az I-9 formanyomtatványokat annak biztosítása érdekében, hogy minden munkavállalónak kitöltött formája legyen. Meg kell vizsgálnia a valóságnak és a teljességnek, és meg kell őriznie a könyvvizsgálat bizonyítékát és minden olyan képzést, amelyet az I-9-ek kitöltésével vagy tárolásával kaptak.
Befejezett I-9 formák helye
Ebből kifolyólag az összes alkalmazott I-9-et és a kísérő dokumentációt külön-külön személyi állományban szeretné tartani.
A kormány megvizsgálhatja ezeket a formákat. Ha a kormányzati alkalmazottak megvizsgálják az I-9 formanyomtatványokat, nem szeretné, hogy hozzáférjenek az alkalmazottaik magánszemélyi fájljaihoz és az általuk tartalmazott bizalmas információkhoz.
Tehát az alkalmazottak titkosságának és korlátozott hozzáférésének érdekében el szeretné különíteni az I-9-es alkalmazottakat egy olyan mappában, amely kifejezetten az I-9 tárolóhoz kapcsolódik.
Ez védi az alkalmazottak személyes adatait, és megmenti a munkáltatót abban, hogy esetleg további kérdéseket válaszoljon meg, amelyeket az alkalmazott személyi állományának tartalma emel. Lehet, hogy szándékosan megnyitja a vállalatot az USCIS alkalmazottai fokozott nyomozás céljából. Kerülje el ezt.
Jelenlegi I-9 File Investigation
Az Egyesült Államok Bevándorlási és Vámfelmérése (ICE) szerint a kormány ellenőrizheti az I-9-eseket: "Az adminisztratív ellenőrzési folyamatot egy ellenőrző hirdetmény (NOI) szolgáltatása kezdeményezi az I-9.
"A törvény szerint a munkáltatók legalább három munkanapon keresztül kapják az I-9 formanyomtatványokat.
Az ICE gyakran kérni fogja a munkáltatótól az alátámasztó dokumentációt, amely magában foglalhatja a bérszámfejtés másolatát, a jelenlegi alkalmazottak jegyzékét, az alapító okiratokat és az üzleti licenceket. "
A jelenlegi trend az, hogy az ICE növeli a végrehajtási erőfeszítéseit. A munkáltatók egyre gyakoribbak voltak a vezetők, a tulajdonosok és a HR munkatársai által elkövetett büntetőjogi felelősségre vonás miatt, mivel az I-9-es formanyomtatványokat nem minden esetben megfelelően végezte el és tárolta. A vállalkozások egyre nagyobb jelentőséget kaptak a bírságok megszüntetéséért.
A munkaadóknak komolyan kell venniük az I-9 formákat. Komolyan. Szükségünk van többet mondani?
Tekintse meg az aktuális I-9 formanyomtatványt, és teljes utasításokat nyújtson be a belbiztonsági minisztérium - az Egyesült Államok Állampolgársági és Bevándorlási Szolgálata (USCIS) számára.
Szintén ismert: munkavállalói fájlok, alkalmazotti nyilvántartások, emberi erőforrás fájlok, dokumentáció