Hogyan tudják elérni az alkalmazottak a személyi állományuk megtekintését?
Mivel a munkatársak tudják, hogy ezek a nyilvántartások léteznek, időről időre meg szeretné tekinteni őket, hogy megtudják, mi a fájl.
Amikor eldönti, hogyan adhatja meg a munkavállalót (és a korábbi munkavállalói hozzáférést), vegye figyelembe a vállalkozására vonatkozó minden törvényt.
Számos állam rendelkezik olyan törvényekkel, amelyek megkövetelik a cégtől, hogy a fájl egyes részeit a jelenlegi és a korábbi alkalmazottak rendelkezésére bocsássa. Ellenőrizze munkatársával, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az Ön politikája megfelel minden törvénynek.
Például a szövetségi törvény előírja, hogy az Fogyatékossággal Foglalkozó amerikaiakkal kapcsolatos iratokat a személyzeti nyilvántartástól elkülönítve tartják. Ha az Ön vállalata a HIPAA hatálya alá tartozik, győződjön meg róla, hogy az orvosi nyilvántartás is megfelel.
Lehet, hogy nagy a mozgástere annak, amit megenged az alkalmazottak számára, hogy a fájlban. De ne felejtsük el, hogy ha úgy döntesz, hogy a munkavállaló nem férhet hozzá bizonyos információkhoz, mint például a referencia-ellenőrzésekhez, akkor a peres eljárás esetén az információ felfedezhető.
Ezért utasítsa a személyzetet, hogy pontosan rögzítse a dolgokat, és mindig kövesse a törvényt. A munkatársak nyilvántartása nem a belső viccek, sem a komfortos megjegyzések helye.
Ezek nem mennek túl jól a bíróság előtt.
Általános szabály, hogy az egyik nyilvántartást vezető kapuőr biztosítja az eljárások követését és következetességét. Nem akarod, hogy az egyik HR-menedzser lehetővé tegye az embereknek, hogy visszaadják a nyilvántartásaikat az asztalukba, miközben egy másik egyáltalán megtagadja a hozzáférést.
Ha mindenkinek szüksége van arra, hogy egyetlen forráson keresztül menjen keresztül, a dolgok konzisztensek és törvényesek maradnak.
A nyilvántartásokkal, a nyilvántartások megőrzésével és a hozzáféréssel kapcsolatos törvények bonyolultak. Győződjön meg róla, hogy naprakész.
Az alábbi irányelv jó kiindulási pont az Ön vállalkozásának , de ne feledje, hogy az Ön állapota és a helyi törvények változhatnak.
Minta alkalmazotti rekordok hozzáférési szabályai
Minden alkalmazott, korábbi alkalmazott és a munkavállalók képviselői személyi állományuk bizonyos tartalmát előzetes értesítéssel tekinthetik meg az Emberi Erőforrás személyzetének. A munkavállaló bérleti képesítéséhez kapcsolódó dokumentumok, mint például az alkalmazás, a promóció , a fegyelmi eljárás és az átutalás, megtekinthetők . Ezenkívül a munkavállaló ellenőrizheti a házirend-aláírással kapcsolatos űrlapokat és a képzési rekordokat.
Azok a dokumentumok, amelyeket a munkavállaló nem vizsgálhat, tartalmaznak referenciákat vagy referenciakísérleteket, nyilvántartást vezetés, orvosi nyilvántartások, bírósági eljárással kapcsolatos dokumentumokról, minden olyan dokumentumról, amely megsértené egy másik alkalmazott bizalmasságát és az alkalmazotti tervekhez használt dokumentumokat.
eljárás
Az alkalmazottak, akik a személyi állományuk megengedhető tartalmát szeretnék ellenőrizni, 24 órás előzetes értesítéssel vegyék fel a kapcsolatot az Emberi Erőforrással (hétvégén kívül). A korábbi alkalmazottaknak vagy az Emberi Erőforrás személyzetének ismeretlen személyeknek be kell mutatniuk a személyi állományhoz való hozzáférésre vonatkozó azonosítást és / vagy bizonyítékot.
Az alkalmazottaknak humánerőforrás-személyzet jelenlétében felül kell vizsgálniuk a személyi állományukat.
Az alkalmazottak nem távolíthatják el az irodából a személyi állomány bármely részét .
A munkavállaló kérheti a fájl fájljának vagy részének fénymásolatát. Ennek okán az Emberi Erőforrás alkalmazottai fénymásolatokat készítenek. A kiterjedt másoláshoz a munkavállalónak meg kell fizetnie a fénymásolatokat.
Ha a munkavállaló személyi állományában nem elégedett a dokumentummal, a személyi állomány személyzetének jelenlétében a munkavállaló magyarázatot vagy pontosításokat írhat, és csatolhatja a vitatott dokumentumhoz. A HR személyzet vagy a munkavállaló semmilyen körülmények között nem változtatja meg a tényleges dokumentumot.
A munkavállaló kérheti, hogy a dokumentumot eltávolítsák a személyzeti fájlból. Ha az Emberi Erőforrás személyzete egyetért, akkor a dokumentum eltávolítható.
Ha az Emberi Erőforrás személyzete nem ért egyet, az ügyet a Társaság Nyílt Portálpolitikájában előírt módon lehet fellebbezni.