Tekintse meg a helyes és helytelen dokumentáció mintáit az emberi erőforrásokban
Dokumentáció a foglalkoztatási nyilvántartásról
A dokumentáció egy írásos feljegyzéseket tartalmaz a munkavállalói cselekvésekről, megbeszélésekről, a teljesítmény coachingról , a szabálysértésekről, a fegyelmi intézkedésekről, a pozitív hozzájárulásokról, a jutalomról és az elismerésről, a vizsgálatokról, a követelmények és célok elmulasztásáról, a teljesítményértékelésről stb.
A dokumentáció lehetővé teszi a munkáltatónak vagy a munkavállalónak, hogy megőrizze írásos nyilvántartását a konkrét esemény körül zajló eseményekről és megbeszélésekről. A munkaviszony dokumentációja olyan írásos feljegyzést tartalmaz, amely szükséges lehet az olyan intézkedések támogatásához, mint a munkavállalói promóció , a munkavállalói fizetés emelése és fegyelmi intézkedések, beleértve a munkaviszony megszüntetését .
A munkavállalókról szóló dokumentáció általában pozitív és negatív, ha szükséges. Tényes és nem ítélőképes. Leírja azokat az eseményeket, amelyek nem a néző vélemények és gondolatok az eseményről szólnak. A dokumentáció leírja azokat a lépéseket is, amelyeket figyelemre méltó esetekben tettek meg, például amikor hivatalos alkalmazotti felismerést vagy fegyelmi intézkedést hoznak.
Ne feledje, hogy olyan dokumentációt kell készíteni, amilyen közel esik az esemény bekövetkezésekor, hogy a dokumentáció időben, részletes és pontos legyen.
Egy jogi eljárásban a munkavállalók múltbeli teljesítményéről szóló dokumentáció gyakran kritikus fontosságú a munkáltató által az eseményből eredő kimenetel szempontjából.
A cél az, hogy tisztességes képet adjon a munkavállalói teljesítményről anélkül, hogy kizárólag a negatív eseményekre koncentrálna.
A dokumentáció típusai
A politikák, eljárások, a munkavállalók kézikönyve és a teljesítményfejlesztési tervek olyan dokumentációs formák is, amelyek rögzítik a várható munkavállalói magatartást és a munkahelyi követelményeket egy rendezett, tisztességes munkahely fenntartása érdekében, amelyben a munkavállalók tudják, mi várható tőlük.
A dokumentáció az írásos feljegyzés a vádlottak, vádlottak és tanúk nyilatkozatainak az ellenséges munkahelyi eseményekről, amelyek az alkalmazottak rossz magatartását foglalják magukban, például a szexuális zaklatást .
A dokumentáció formális és megtartható a munkavállaló személyi állományában . A munkatársak várhatóan aláírják ezt a dokumentációt annak elismeréséhez, hogy megkapták a másolatot, és felülvizsgálták a tartalmát. (Az aláírás nem jelenti a dokumentumban foglalt állításokkal való egyetértést.)
Ez a dokumentáció magában foglalja az olyan állandó feljegyzéseket is, mint az aláírt munkaszerződés, az írásbeli foglalkoztatási referenciák , az alkalmazási anyagok, például az önéletrajzok és a kísérőlevél, valamint a háttérellenőrzések. A munkavállalói személyi állománytól eltekintve, az I-9 formanyomtatványt is dokumentálják, amely igazolja a munkavállalónak az Egyesült Államokban való munkavállalásra való alkalmasságát, valamint az orvosi nyilvántartásokat, az FMLA-nyilvántartásokat stb.
A dokumentáció lehet informális is, mint egy vezetői nyilvántartásban az egy év folyamán a munkavállalóval folytatott beszélgetéseiről. Fontos, hogy a vezetők ezt a dokumentációt az összes jelentéstevő munkatársa számára fenntartsák; egyetlen alkalmazott sem különíthető el a teljesítmény miatt. (Ez egy későbbi időpontban megkülönböztetésként értelmezhető.)
A dokumentáció használata
A kritikus incidensek - akár pozitívak, akár negatívak - dokumentálását javasolják, hogy a vezetők az alkalmazottak teljesítményét feljegyezzék egy bizonyos időtartam alatt.
A dokumentációt más módokon használják a szervezetekben. Ezek magukban foglalhatják az eljárásokat, a munkameneteket és a számítógépes szoftver utasításokat, hogy csak néhányat nevezzenek, de a Humánerőforrás-funkció céljaira ez a dokumentáció gyakori használata. És ezek az utasítások a megfelelő dokumentációhoz.
Teljesítmény dokumentációs minták
A munkavállalói teljesítményről szóló dokumentáció lehetővé teszi, hogy fegyelmezze , megszüntesse vagy tisztességesen támogassa, jutalmazza és felismerje az alkalmazottakat. Dokumentáció nélkül az esetek bármelyikének megtezése nehéz és potenciálisan kockázatos a munkáltató számára.
A munkáltatónak minden lehetséges vádat el kell kerülnie a munkavállalók diszkriminatív bánásmódjáról .
A jogszerűség félretéve, a jó munkáltatók olyan munkakörnyezetet kívánnak létrehozni, amely tisztességes, következetes és támogatja a munkavállalói célokat és karrierterveit.
Ezt a környezetet támogatja a menedzsernek a munkavállalói teljesítményről szóló szakmai dokumentációja - mind a meggyőző viselkedés, mind a javításra vagy javításra szoruló cselekvések. Korábban, hogyan kell dokumentálni részletesen tárgyalták. Ezek a minták több példát adnak a megfelelő dokumentációra.
Dokumentációs minták
Rossz :
Mark rendszerint későn dolgozik. Mark túl sokat dolgozik.
Jobb :
Április 1 .: Mark felhívta a betegeket, és elmulasztotta a 8 órát.
Április 4 .: Mark megérkezett a munkahelyre 10 órakor, két órával később a tervezett kezdési időponttól.
Április 6 .: Jelölje meg az orvos megbeszélését, majd maradjon haza, hogy új kemencét telepítsen.
Április 12: Mark meghívott beteg és elmulasztott 8 óra munka.
Rossz :
Mária megbízhatatlan. Alig csinálja, amit elkötelezett.
Jobb :
Május 2: Mária megígérte, hogy a termékjavaslat első tervezetét a mai heti ülésen felülvizsgálatra lehetne bocsátani. Mária a várakozások szerint nem készített dokumentumtervezetet. Azt mondta, túl elfoglalt volt, és az emberek, akiknek segítségre volt szüksége, nem jöttek vissza vele.
Menedzser válaszolt: Milyen segítségre volt szüksége? Információ? Ki nem jött vissza hozzátok, és mire volt szüksége tőlük?
Carlnak és Michaelnek meg kellett változtatnia Mary-t a haladásról.
Mi olyan annyira elfoglalt, hogy nem volt időd veled elkötelezni magát? Túl sok kötelezettségvállalást tesz lehetővé korlátozott órákkal.
Mit tehetek, hogy segítsek?
Mikor készítheti el a dokumentum tervezetét felülvizsgálatra?
Ezek a minták áttekintést nyújtanak arról, hogy milyen hatékony dokumentáció néz ki, mint a helytelenül írt dokumentáció. Kövesse ezt a tanácsot a munkahelyi irányelvek, teljesítmény és események hatékony és törvényes dokumentálásához.
Felelősséget kizáró nyilatkozat: Kérjük, vegye figyelembe, hogy a szolgáltatott információk, bár hiteles, nem garantáltak a pontosság és a jogszerűség szempontjából. A webhelyet világszerte közönség olvasja, a foglalkoztatási törvények és szabályok országonként és országonként eltérőek. Kérjük, keressen jogi segítséget, vagy segítséget állami, szövetségi vagy nemzetközi kormányzati erőforrásokból, hogy bizonyos jogi értelmezése és döntései helyesek legyenek a tartózkodási helyedre. Ez az információ útmutatásért, ötletekért és segítségért.