Cím nem tervezett távollétek a távollét csökkentésére
A legtöbb vállalat esetében a hiányzások kezelésének felelőssége elsősorban a közvetlen felügyeletekre esett vissza.
Ezek a felügyelők gyakran az egyetlen emberek, akik tisztában vannak azzal, hogy egy bizonyos alkalmazott nincs jelen.
Ők a legjobb helyzetben vannak ahhoz, hogy megértsék az egyén távollétében fennálló körülményeket és a problémát korai szakaszban . Ezért a társaság távollétében való aktív részvétele kulcsfontosságú a távollétpolitika vagy program általános hatékonyságához és jövőbeli sikeréhez.
Annak biztosítása érdekében, hogy a felügyelők kényelmesek és kompetensek legyenek a hiányzások kezelésében játszott szerepükben, teljes mértékben támogatni kell a felső vezetést. Minden félnek ismernie kell a távollét politikáinak és eljárásainak célját. Amennyiben különbségek vannak a szervezeti egységek között; a politika elveszítheti hatékonyságát.
A következetesség biztosítása érdekében a felügyeleteket képzetteknek kell lenniük a hiányzások kezelésére vonatkozó felelősségükről, tájékoztatniuk kell a hatékony munkahely-visszatérési interjúkat, és szükség esetén fegyelmi eljárásokat használjanak fel.
A felügyelő felelőssége
Amellett, hogy biztosítja, hogy a munkát a munkavállaló távollétében megfelelően lefedjék, számos más kritikus intézkedés is van, amelyet a felügyeleteknek a távollátás kezelésére kell fordítaniuk. Kellene:
- biztosítsa, hogy minden alkalmazott teljes mértékben tisztában legyen a szervezet politikáival és eljárásaival a távollét,
- legyen az első kapcsolatfelvétel, amikor egy alkalmazott telefonál a beteg,
- (pl. dátum, a betegség jellege / távollét oka, a várható munkanapra való visszatérés, szükség esetén az orvosi igazolás), és a személyzet számára megfelelően részletes, pontos és naprakész nyilvántartást vezetnek,
- azonosítani az esetleges aggodalomra okot adó távolléteket vagy trendeket,
- a munkanélküliségi interjúk elvégzése és
- szükség esetén fegyelmi eljárásokat hajtson végre.
A munkanélkülivé vált interjú
A felügyelõk képzése arra vonatkozóan, hogyan kell a hiányzást legjobban kezelni, tartalmaznia kell a hatékony és méltányos munkanélküliségi interjúkra vonatkozó utasításokat. A közelmúltban végzett nemzeti felmérések szerint ezek az interjúk a rövid távú hiányzások kezelésének egyik leghatékonyabb eszköze.
A munkanélküliségi megbeszélés lehetővé teszi a felügyelő számára, hogy üdvözölje az alkalmazottak munkába állását, továbbá bemutassa a menedzsment erős elkötelezettségét a munkahelyi hiányzások ellenőrzésével és kezelésével kapcsolatban . Az interjú lehetővé teszi, hogy ellenőrizzük, hogy a munkavállaló elég jó ahhoz, hogy visszatérjen a munkába.
A szükséges papírmunka elvégezhető úgy, hogy a távollét és annak lezárása megfelelően rögzítésre kerül. Az a körülmény, hogy a munkavállaló távollétének kivizsgálására és megvitatására már létező eljárás van érvényben, önmagában is elrettentő hatással járhat a nemkívánatos okok miatt való elbocsátásra.
Az interjúkat a lehető legrövidebb időn belül kell elvégezni a távollét munkába való visszatérését követően (legkésőbb egy nappal a visszatérés után). A munkavállalónak elegendő lehetőséget kell adni arra, hogy körvonalazza a távollétének okait. A felügyelőnek az interjút időben kell felhasználnia, hogy feltárja azokat a kérdéseket, amelyekkel a munkavállalónak lehet, ami a távolléthez vezet.
A cél egy nyitott és támogató kultúra előmozdítása. Az eljárások azért vannak érvényben, hogy szükség esetén segítséget és tanácsadást biztosítsanak, valamint biztosítsák, hogy a munkavállaló alkalmas legyen a munkába való visszatérésre.
Az alkalmazottak általában értékelik azt a lehetőséget, hogy elmagyarázzák a tényleges távollétet formalizált struktúrában. Ha a felügyelő megkérdőjelezi a hiányzó okok hitelességét, ezt a lehetőséget fel kell használni a kétségek vagy aggodalmak kifejezésére.
A munkavállalónak mindenkor tisztában kell lennie azzal, hogy az interjú nem pusztán a vállalati eljárások része, hanem egy jelentős találkozó, amelynek során a távollétet észlelték, és amely a jövőbeni foglalkoztatásra is kihatással lehet. A vállalat fegyelmi eljárását elfogadhatatlan mértékű távollét esetén meg kell magyarázni a munkavállalónak.
A megbeszélés során a megbeszélés semmilyen pontján nem válik büntetés formájává, hanem olyan alkalomnak kell tekinteni, hogy kiemelje és elmagyarázza az osztályon belüli távollét következményeit. Az alkalmazottak túlnyomó többsége büszkeséget és eredményeket ér el a munkájukból és a vezetésüket arra kell ösztönözni, hogy ezeket az embereket felelős felnőttként kezeljék.
Ajánlott fegyelmi eljárások, ha a távollét folytatódik
Az alábbi irányelvek felvázolják az ajánlott lépéseket azokban az esetekben, amikor a rövid távú távolléteket egy adott időszakon belül elfogadható szint felett kell tekinteni.
1. szakasz: Tanácsadói interjú
- A közvetlen felügyelőnek tájékoztatnia kell a munkavállalót aggodalmairól a távollétekről, próbálja megállapítani a betegség okait, és meghatározza, hogy mit kell tenni a részvétel javítása érdekében.
- Ha ebben a stádiumban orvosi állapotot állapítanak meg, és valószínűleg hatással lesz a munkahelyi alkalmasságra, a felügyelőnek meg kell egyeztetnie egy cég által jóváhagyott orvossal. Ezt a munkavállalóval öt munkanapon belül írásban kell megerősíteni.
- Ha a vita során a probléma nem feltétlenül a munkaképtelenség hátterében áll, a felügyelőnek tájékoztatnia kell a munkavállalót, hogy bár a rögzített betegségek valódiak lehetnek, a résztvevők folyamatos javulása várható, vagy az eljárás következő szakasza fogják venni.
- A látogatás felülvizsgálata automatikusan történik a következő hat hónapban minden hónapban.
2. szakasz: Első formális felülvizsgálat ( verbális figyelmeztető szakasz)
- Ha a munkavállaló távollétei továbbra is súlyosbodnak az elemzést és a rendszeres megfigyelést követően, akkor fel kell kérni, hogy vegyen részt a felügyelővel folytatott hivatalos felülvizsgálati értekezleten.
- A távolléti feljegyzést egy olyan levélben kell részletezni, amelyben a munkavállalót meghívják az interjúra. A munkavállalót tájékoztatni kell arról, hogy jogosult a szakszervezeti képviselő vagy kollégája képviseletére.
- A találkozó célja:
- továbbra is megvitassák a távollétek okait,
- a szolgálat alkalmazottja és a távollét költségei, és
- a munkavállalót (kivéve, ha orvosi tanácsot kérünk) arra a következtetésre jutottunk, hogy ha nincs jelentős és tartós javulás , a munkaviszonya megszűnik, mert képtelen fenntartani az elfogadható részvételi szintet. Ez verbális figyelmeztetést jelent. - Ha az orvosi ellátás indokolt, haladéktalanul meg kell tenni. A találkozót ezért csak el kell halasztani, hogy a folyamat ezen része befejezhető legyen. Öt munkanapon belül a munkavállalónak orvosi tanácsot kell kapnia. Az ülést ezután újra összehívják a HR-vel, és az orvos véleményét vitatják meg.
- Ha az orvos megerősíti a munkaképességet, a munkavállalót figyelmeztetni kell a folyamatos távollét következményeire.
3. szakasz: Második hivatalos vizsgálat (írásos figyelmeztető szakasz)
- A rendszeres megfigyelés azt jelzi, hogy a hiányzó minták nem javultak, a második HR-vel egy találkozót rendeznek.
- A munkavállalónak a találkozóra felszólító levele tartalmazza a hiánypótlást, és ismét a képviseletre vonatkozó tanácsokat.
- A megbeszélésen adott minden olyan új információt, amelyet a betegséggel vagy a betegség jellegének megváltozásával kapcsolatban adtak meg, értékelnie kell egy cég által jóváhagyott orvos által.
- A munkavállalónak lehetőséget kell kapnia arra, hogy elmagyarázza a távollétét. Adott esetben a felügyelőnek tájékoztatnia kell a munkavállalót arról, hogy hivatalos írásbeli figyelmeztetést ad ki, és hogy ez a figyelmeztetés a munkavállaló aktájába maradhat egy meghatározott időre. A figyelmeztetés egy példányát ki kell adni a munkavállalónak és képviselőjének.
- A munkavállalót tájékoztatni kell arról, hogy a vállalat jelenléti várakozásainak be nem tartása és a jelenlegi elfogadhatatlan hiányosságok javítása a munkavállaló munkaviszonyának megszüntetését eredményezi.
- Ahol a munka alkalmassága kétséges, folytassa az átcsoportosítási lehetőségeket az orvos útmutatása szerint. Forduljon a munkavállaló szakszervezeti képviselőjéhez (ha van ilyen) az átcsoportosítási folyamaton és a lehetőségeken.
4. szakasz: ideiglenes munkavégzés felfüggesztése
- Ha a fegyelmi eljárás korábbi szakaszainak végrehajtása után a részvétel nem javul, a menedzsment fizetés nélkül ideiglenes felfüggesztéssel járhat. A felfüggesztés szándékát írásban kell megerősíteni a kezdési és befejezési időpontokkal. A felfüggesztés levélének másolatát meg kell küldeni a munkavállaló képviselőjének (ha van ilyen).
5. szakasz: A foglalkoztatás megszűnése
- Ez a végső szakasz a fegyelmi eljárás során, amikor a munkavállalót elbocsátják, mert nem képesek betartani a vállalat munkahelyi részvételi követelményeit. Az elbocsátás csak a vezető és a HR felhatalmazásával lehetséges.
- A munkavállalónak szóló levél ismét tartalmazni fog egy tanácsot a képviseletről, és felvázolja a hiányzó rekordot. A munkavállalót tájékoztatni kell arról, hogy az interjú következtében elbocsátható a munkaköri feladatok ellátásának képtelensége .
- Ismételten konzultálni kell a cég orvosával, ha új információ áll rendelkezésre a munkavállaló egészségére vagy munkaképességére vonatkozóan.
- Abban az esetben, ha az elbocsátásról döntést hoznak, az elbocsátási levél egy példányát meg kell küldeni a munkavállaló képviselőjének (adott esetben).
- A munkavállalónak jogában áll fellebbezni az elbocsátás ellen. A fellebbezésnek összhangban kell lennie a vállalat fegyelmi eljárásával.
Kihívások a távollétben
Legyen tisztában azzal, hogy a felügyelők gyakran kényelmetlenek vagy nem hajlandók jelentést tenni azokról, akik meghaladják az elfogadható eltávozás szintjét. A már felügyelőkkel szembeni számos nyomás miatt a távollétpolitikák következetes végrehajtása nem mindig a legfontosabb.
Fontos megpróbálni a szubjektivitást kivonni a hiányzások kezeléséből és annak biztosításáért, hogy az összes alkalmazottat azonos módon kezeljék . Alapvető fontosságú, hogy következetes, tartós és tisztességes legyen mindenki számára. Ha a távollétet nem kezelik, vagy ellentmondásmentesen kezelik, az alacsonyabb morál következhet be.
A munkavállalók többsége értékelni fogja az olyan politikákat és programokat, amelyek megkönnyítik és nem büntetik. Szigorú vagy büntető intézkedések, amelyek arra kényszerítik a munkavállalókat, hogy jöjjenek dolgozni, az alkalmazottaknak azt eredményezhetik, hogy "munka közben távollétűek".
Ők a lehető legkevesebbet tesznek, és ellenállnak minden erőfeszítésnek, hogy többet tegyenek. Olyan programokat kell végrehajtani, amelyek segítenek a munkavállalóknak a munkahelyen való jelenlétében, például a rugalmas munkatervezés , a munkamegosztás , a részvételi díjak és a wellness programok.