Az alkalmazottak személyi állományát általában zárolt, tűzálló fájlkabinban tárolják, egy lezárt helyen, amely elérhető az Emberi Erőforrás személyzete számára.
A személyi állomány adatainak titkossága kiemelt fontosságú.
A vállalat által vezetett alkalmazotti fájlok közül a munkavállalói személyi állományt a munkáltató, a felügyelő vagy az Emberi erőforrás alkalmazottai leggyakrabban naprakészen találják nap mint nap.
Megfontolások az alkalmazottak személyi adatainak tartalmáról
Az alapelvek és kérdések, amelyeket figyelembe kell venni, amikor dokumentumokat helyeznek be az alkalmazottak személyi állományába.
- A munkáltatónak szüksége lesz egy konkrét dokumentumra, amely indokolná a döntéseket, ha a munkáltatót beperelte? A munkáltatónak szüksége lenne a dokumentumra a bíróság előtt?
- Tudja-e és tudja-e a dolgozó, hogy a dokumentum a személyi állományában kerül benyújtásra? A legtöbb esetben a munkáltatóknak meg kell adniuk a dolgozónak a dokumentum aláírását, nem pedig egyet kell érteniük a dokumentum tartalmával, de el kell ismerniük, hogy tisztában vannak a dokumentummal és elolvasták.
- A munkavállaló személyi állományában semmiféle meglepetést, véleményt vagy személyes megjegyzést nem szabad elhelyezni. Csak a tények, nem spekulatív gondolatok tartoznak az alkalmazottak személyi állományába.
Munkavállalói személyi állomány tartalma
A következőkben vannak olyan dokumentációval kapcsolatos ajánlások, amelyeket a munkáltatónak a munkavállalói személyi állományban kell tartania.
Foglalkoztatási történelem
- Pályázatát
- Önéletrajz
- A kísérőlevél folytatása
- Oktatási igazolás
- Foglalkoztatás igazolása
- Elutasító levél
- Helyzet pozíció leírása
- Álláselemzés rekordok
- Állásajánlati levél vagy munkaszerződés
- Foglalkoztatási ügynökség vagy temp ügynöki megállapodás, ha használják
- Sürgősségi kapcsolattartási adatok
- Aláírt munkavállalói kézikönyíró nyugtázó űrlap, amely bemutatja a munkavállalói kézikönyvet
- Ellenőrzőlista az új alkalmazotti orientációról, amely bemutatja a témákat és kiket
- Bármely áthelyezési megállapodás és dokumentáció
- A munkavállaló és a munkáltató között létrejött bármilyen szerződés, írásos megállapodás, átvétel vagy elismerés (például nem szerződéses megállapodás , munkaszerződés vagy vállalati gépjárműre vonatkozó megállapodás), például
- A foglalkoztatási formák életciklusa, beleértve: átutalási kérelmeket, promóciót , belső munkalehetőségeket stb
- Bármely más, a foglalkoztatással kapcsolatos dokumentáció
Az alkalmazottak teljesítményének fejlesztése és javítása
- A felhasznált teljesítményértékelés vagy az alkalmazotti fejlesztési tervek másolatai
- Munkavállalói önértékelések
- Bármely formális tanácsadási munkamenet rögzítése
- Megjegyzések a részvételről vagy késésről
- Teljesítményjavítási tervdokumentáció
- Fegyelmi cselekmény jelentések
- Az alkalmazottak elismerése, például tanúsítványok, elismerő levelek stb
- Alkalmazottak hivatalos javaslatait és ajánlásait, szervezeti válaszokat
- Képzési rekordok
- Képzési igények
- Kompetenciák felmérése
- Képzési osztály vagy munkamenet értesítések vagy menetrendek
- Szükséges értékelések aláírása
- Tréningjelentések
- Panaszok ügyfelektől vagy munkatársaktól
Foglalkoztatási felmondási nyilvántartások
- Munkavállalói lemondó levél
- Kilépés az interjú dokumentációjából
- Cobra értesítés
- Foglalkoztatási végződő ellenőrző lista
- Végső elszámolás a munkavállaló foglalkoztatásának valamennyi aspektusában, mint például a végső fizetés , a szabadság fizetése, a vállalati tulajdon megtérülése stb.
A személyi állományokhoz kapcsolódó további dokumentumok állnak rendelkezésre.