Hogyan (és miért) a jegyzőkönyv rögzítéséhez
A jegyzőkönyv általában a következőket tartalmazza:
- a résztvevők nevét,
- a napirendi pontok ,
- a résztvevők döntései,
- a résztvevők által elkövetett nyomon követési intézkedések,
- a kötelezettségvállalások teljesítésének határideje, és
- minden más eseményt vagy megbeszélést, amelyet érdemes dokumentálni a jövőbeli áttekintéshez vagy történelemhez.
A találkozó jegyzőkönyvei középpontjában az ülés során hozott döntések és a résztvevők által tett kötelezettségvállalások állnak. A kötelezettségvállalásokhoz csatolni kell a határidőket és minden más részletet, amely a résztvevők találkozójának megértéséhez szükséges.
Találkozó jegyzőkönyvet történelmi dokumentumként
Történeti dokumentumokként hasznosak a döntések meghozatalához vezető kulcsfontosságú ötletek vagy viták dokumentálásához is. Például a kérdések megválaszolása később, amikor egy csapat tagja azt mondja: "mi volt az, mikor gondolkodtunk, amikor ezt a célt választottuk".
A hatékony megbeszélési jegyzőkönyvek meghatározták a csapat által megvitatott öt alternatívát, és azt a legfontosabb okot, hogy miért választották az egyiket a többi rendelkezésre álló útvonalra.
A szokásos üzleti találkozók hatékony találkozási jegyzőkönyvei nem szükségesek minden beszélgetés rögzítéséhez.
Nem is kell, és nem szabad, hogy kimondja, ki mondta. Nem szabad, ha dokumentálják, amit minden résztvevő részletesen mond. A megadott példában egy hatékony jegyzetfelvevő összefoglalja a beszélgetést, nem pedig minden szót ír le.
(Tegyük fel, hogy ez a szabály eltérő a más típusú találkozók esetében olyan helyzetekben, mint a jogi eljárások, a bírósági meghallgatás stb.
Ezek a percek pontos nyilvántartást igényelnek a beszélgetésről és a nyilatkozatokról.) De a tipikus munkahelyi találkozó nem.
Mikor és hogyan osztja meg a találkozó jegyzőkönyveit
Ideális esetben a találkozók jegyzőkönyveit a találkozó résztvevői elektronikus úton terjesztik az ülés végén. Ehhez a résztvevők azonnal értesítik kötelezettségeiket és határidejüket. Ha ez nem lehetséges (pl. A jegyzetfigyelő hibákat szeretne megtisztítani), a jegyzetfelvevőnek az ülést követő 24 órán belül terjesztenie kell a megbeszélési jegyzőkönyvet.
A jegyzőkönyv emlékeztet a találkozó során tett kötelezettségvállalási csapattagok emlékére. Segítenek abban, hogy a résztvevők átvigyék találkozási kötelezettségüket a naptárukra, és tegyenek jegyzékeket. Ezek emlékeztetnek minden olyan elemre, amely a résztvevőknek a következő találkozót megelőzően el kell érnie.
(Ez megszünteti az egyik legfontosabb problémát az értekezletekkel, általában az értekezleten történő információ átadásával, hogy a résztvevők az értekezlet olvasását töltsék, nem pedig interakciót.) Végeredményben nem az interakció az ülés egyik pontja? Bármi mást, van olyan eszköze, mint az email és a Yammer.
A következő megbeszélés kezdetén szeretné átnézni a megelőző megbeszélések jegyzőkönyveit, hogy az emberek ellenőrizhessék a helyes és a következő lépéseket.
A találkozási jegyzőkönyvek hatékonyan járulnak hozzá a sikeres találkozókhoz, ha a jegyzőkönyveket megfelelő módon megírják és időben terjesztik. Ez különösen akkor igaz, ha egy csapat olyan erős normákat hozott létre, amelyek támogatják üzleti sikereit .
Hogyan kezelik a szervezetek a találkozó jegyzőkönyveit?
A találkozó sikere szempontjából fontos a jegyző vagy a felvevő dokumentálja a találkozót a résztvevők, a történelem és az alkalmazottak számára, akiknek tudniuk kell, hogy mi következett be az ülésen. Teljes megbeszélés nélküli jegyzőkönyv nélkül csökken a találkozó sikeres kilátása.
A megbeszélés jegyzőkönyvet elfoglaló alkalmazott rendszerint tagja a csapatnak, és a jegyzőkönyvben részt vesz a találkozón. Olyan üléseken, amelyek jogi vagy kormányzati eljárásokat, következményeket, vagy olyan követelményeket tartalmaznak, mint a meghallgatások, a vállalati testületi ülések vagy a letétek, a nem résztvevő személy veszi a hivatalos jegyzőkönyvet, és gyakran nyilvántartja az eljárást.
A jegyzőkönyvet rögzítő alkalmazottnak pontosan rögzítenie kell a részleteket. A munkavállalónak hatékonyan multitasként kell részt vennie a találkozón a jegyzőkönyv rögzítése közben.
Egyes találkozókon ugyanazon alkalmazott veszi a jegyzőkönyvet minden ülésen. Más esetekben a percvevõ szerepe a munkavállalótól a munkavállalóig terjed. Mint a vezetőség találkozása , a jegyzői szerep szerepet játszik a vezetés , a kommunikáció és a vezetői készségek hatékony találkozása révén.
Melyek a találkozó jegyzőkönyvének követelményei Megjegyzés Taker?
A felvevő vagy a jegyzetfelvevő követelményei a következők:
- Rögzítse pontosan a találkozókon elhangzott döntéseket, kötelezettségvállalásokat és fontos vitapontokat.
- Jegyezd fel azokat a cselekvési tételeket, amelyekről a tagok elkötelezték magukat az esedékesség időpontjával együtt, amelyet a tagok elkötelezettek. A cselekvési tételekhez egy név van csatolva, de az általános vita nem mondja ki, hogy mit mondott az informális munkahelyi találkozókon.
- Tekintse át a főbb döntéseket, a megbízásokat, vagy az önkéntes kötelezettségvállalásokat és a cselekvési tételeket az ülés végén, hogy a résztvevők a találkozó elhagyása előtt áttekinthessék és elfogadhassák az eseményeket és kötelezettségeket.
- A találkozó vezetője felkérheti a jegyzetfelvételt, hogy a megbeszélés során időszakosan beszámoljon a vitáról.
- Egy folyamatos értekezletsorozatban a jegyzetfelvevő egy percet vesz igénybe, hogy áttekintse a találkozó jegyzőkönyveit a következő ülés kezdetén. A részt vevő alkalmazottak kiegészíthetik vagy kijavíthatnak valamit, amellyel nem értenek egyet a jegyzőkönyvben.
- A megbeszélési jegyzőkönyv egy példányának az üléstől számított 24 órán belül történő elosztása évek óta az ülés elősegítőinek szokásos ajánlása . Most azonban a felvevő valószínűleg eljuttatta a jegyzőkönyvet egy elektronikus eszközön, például egy laptopon vagy iPaden. Tehát a feljegyzéstulajdonosnak el kell osztania a találkozó jegyzeteket a helyesírás, a nyelvtan és az érthetőség gyors áttekintése után - gyakran az ülésen, vagy perceken belül.
A felvevő olyan szerepet játszik, amelyet egy találkozónak biztosítania kell, hogy az ülés eredményeit a résztvevők közvetítsék és cselekszenek. A feljegyzések nélkül a résztvevőknek a többi résztvevő emlékére kell támaszkodniuk. Garantált, ez nem egy jó terv.
A találkozó sikertelenségéhez a jegyzői dokumentációról szóló értesítés szükséges, ugyanúgy, ahogy a dokumentáció szükséges a munkavállalói teljesítmény javításához.