Tervezhet, vezethet és kezelhet találkozót az eredmények előállításához
Ha figyelmen kívül hagyja a találkozók menedzsment lehetőségeit, akkor a találkozók és a csapatok nem fogják viselni a gyümölcsöt, amire vágysz attól a pillanattól kezdve, amikor befektetett. Vegye fel ezeket a tizenkét találkozóvezetési tippet, hogy segítse a résztvevőket a várható, pozitív és konstruktív eredmények elérésében.
Mi a teendő az ülés előtt, hogy hatékony találkozókat lehessen biztosítani
Az ülés előtti intézkedések az ülés eredményeinek eléréséhez szükséges alapokat képezik. Megteheti az összes szükséges nyomon követést, de anélkül, hogy hatékony találkozási tervet kezdene, az eredmények csalódást okoznak Önnek. Ezek a tippek segítenek az értekezlet megtervezésében és végrehajtásában.
Tervezze meg a találkozót
Az eredményes eredményes találkozók az üléstervezéssel kezdődnek. Először is meg kell határozni, hogy szükség van-e más alkalmazottakra az ülés megtervezéséhez. Ezután döntsd el, mit kívánsz elérni az ülés megtartásával. Létrehozhat célokat az ülésedhez.
A kitűzött célok meghatározzák a hatékony találkozási terv keretét. Ahogy Stephen Covey mondja a rendkívül hatékony emberek hét szokása szerint: " Kezdetektől fogva szem előtt tartva." A találkozó célja meghatározza az ülésfókuszt, az értekezlet napirendjét és az ülés résztvevői számára a cél elérését.
Győződjön meg arról, hogy találkozóra van szüksége
Miután kidolgozta gyűlési tervét, győződjön meg róla, hogy egy találkozó megfelelő eszköz a kitűzött célok eléréséhez. A találkozó ütemezése és tartása drága, ha figyelembe veszi a résztvevők idejét, ezért törekedjen arra, hogy megállapítsa, hogy egy találkozó a legjobb lehetőség a probléma megoldására, a folyamat javítására vagy egy folyamatban lévő terv elkészítésére.
Talán azt tapasztalhatja, hogy az e-mailes megbeszéléseken vagy az információ terjesztésén és megkeresésén keresztül a vállalati hírlevél segítségével elérheti az értekezleti célokat. Győződjön meg róla, hogy a találkozóra szükség van, és nem csak kényelmesebb az Ön számára - jobb eredményeket fog kapni a találkozó résztvevőitől, amikor valóban felmérte igényeiket.
Megfelelő részvétel biztosítása a találkozón
Ha egy találkozó a megfelelő eszköz a célok eléréséhez , akkor ellenőrizze a résztvevőket, akiknek részt kell venniük az ülésen. A szükséges résztvevőknek rendelkezésre kell állniuk az ülésen való részvételre.
Hagyja el az ülést, nem pedig a kritikus alkalmazottak nélkül ülésezzen. Ha egy küldött részt vesz egy döntő döntéshozó helyén, győződjön meg arról, hogy a kijelölt munkatársnak van hatásköre a döntések meghozatalára - vagy elhalasztja az ülést.
Elosztása és felülvizsgálata előtti munka előtt a találkozó
Hány értekezletet vettél részt, amelyek a találkozó elősegítőjével kezdődtek, hogy kiadják a kiadványokat, vagy egy Microsoft PowerPoint diavetítést terveznek megvitatás céljából? Frusztráló? Fogadni. A megbeszélés egy csoportos olvasmány lesz, alig produktív a cél eléréséhez.
Ha az ülések tartására kijelölt célok a döntéshozatal és a kérdések megválaszolása, akkor a csoport olvasása az emberek néptelensége.
A találkozók a legtermékenyebbekké válnak, és eredményeket biztosítanak azáltal, hogy a szükséges előkészítést a tényleges találkozó előtt biztosítják. Az előkészületek, a diagramok, a grafikonok és az anyag olvasása 48 órával az ülés előtt befolyásolja a sikereket. Minél több felkészülési időt osztasz ki, annál jobban felkészült emberek lesznek az üléseden.
A találkozási célok elérését segítő dokumentáció tartalmazhat jelentéseket; adatokat, grafikonokat és linkeket a versenyképes információkhoz, az értékesítési hónaphoz és a gyártási tervekhez; A legfontosabb vitapontokat bemutató Microsoft PowerPoint diák; valamint a korábbi vagy kapcsolódó találkozókról és projektekről szóló jegyzőkönyvet , jegyzeteket és nyomon követést.
A munka előtti munkát, még csak az egyszerűen eljuttatott információk olvashatóságának követése is, azzal a komoly várakozással, hogy a résztvevők elolvassák az előtti munkát az ülés előtt, biztosítja, hogy az ülés sikeres legyen.
Az ülés során hatékony találkozók biztosítása
A találkozó idő hatékony felhasználása lelkesedést hoz a témához. Elősegíti a résztvevők elkötelezettségét és a teljesítmény érzését. Az emberek úgy érzik, hogy valami nagyobb, mint a napi kihívások. Ezért egy jól megkönnyített, aktív találkozó, amely meghatározza a nyomon követés színvonalát, eredményeket eredményez.
Hatékony találkozó megkönnyítése
A találkozóvezető pozitív, produktív hangot ad a találkozó résztvevői közötti interakciókhoz. A hatékony megbeszélés megkönnyítése a célok, a várható kimenetelek és a napirend felülvizsgálatával kezdődik. A facilitátor segíti a csoporttagokat abban, hogy koncentrálódjanak és produktívak maradjanak.
A találkozó tervezése és a napirend megteremtette a találkozó kereteit. Egy hatékony facilitátor, aki folyamatosan figyelemmel kíséri a résztvevőket, biztosítja az ülésen várható, várt eredmények elérését.
Használja az előmunkát a találkozón
Az ülés előtti munka és egyéb információk felhasználása vagy hivatkozása az ülés során. Ön megerősíti annak szükségességét, hogy a résztvevők eltöltsék a szükséges időt, hogy áttekintsék a kívánt eredmények eléréséhez szükséges anyagot.
A résztvevők előkészítik az üléseken való részvételt, és eredményei tanúskodnak a szilárd előkészítésről és a vezetésről . Senki nem akar felkészületlenül, nem érdekli, vagy nem járul hozzá egy csapattárs szemében.
Minden résztvevő bevonása a cselekvésekbe
Minden egyes munkacsoportnak különböző személyiségei vannak, amelyek találkozókon jelentkeznek. Van csendes munkatársa és olyan emberek, akik minden platformot uralni próbálnak. Akár megkönnyíti, akár részt vesz az értekezleten, minden résztvevőnek be kell vonnia az ülések céljainak megvalósítását.
Ez biztosítja, hogy minden résztvevő beüljön a találkozó témájába és a nyomon követésbe. Több eredményt érhet el az egész csapattal, mint egy domináns személyzetnél, aki mindenki másra próbál vezetni a hegyet.
Hatékony találkozó nyomon követési terv létrehozása
A találkozó során kövesse nyomon cselekvési elemekkel kapcsolatos nyomon követési tervet. A hatékony tervek a következők.
- Az egyedi cselekvési tétel,
- annak a személynek a neve, aki elkötelezte magát a "cselekvés"
- az akció tétel esedékességének időpontja, és
- megállapodás arról, hogy mi a cselekvés tárgyát képezi.
Beszélje meg a valós élethelyzeteket és a sikeres akadályokat, amelyeket a csapattagok megtapasztalhatnak, amikor megpróbálják elérni azokat a tételeket, amelyek a szükséges eredményeket produkálják. Ha szükséges, állítsa be a következő találkozó idejét, amíg a résztvevők jelen vannak.
A találkozó után, hogy hatékony találkozókat biztosítson
A találkozók előtt és alatt zajló cselekvések és tervek nagy szerepet játszanak abban, hogy segítsenek a várható, pozitív és konstruktív eredmények elérésében. A találkozót követő tevékenységetek ugyanolyan fontosak. A következő ütemezett megbeszélésen végzett nyomon követés soha nem elegendő az eredmények biztosításához.
A találkozó jegyzőkönyveinek közzététele
Kezdje el a jegyzőkönyvet és a cselekvési tervet 24 órán belül. Az emberek a leghatékonyabban járulnak hozzá az eredményekhez, ha azonnal elkezdik a cselekvési tételeket. A találkozóról, a megbeszélésről és a választott irányítás logikájáról még emlékeznek.
Ők továbbra is lelkesek és készek kezdeni. A percek elosztásának késleltetése sértheti az eredményeket, mivel a legtöbb ember arra vár, hogy a percek eljussanak, mielőtt elkezdenék kezelni a kötelezettségvállalásaikat.
Hatékony találkozó nyomon követése
A határidők tiszteletben tartása és betartása, valamint a nyomon követés segíteni fog az eredmények elérésében. A határidőt az ülés során határozták meg. A megbeszélést követõen mindegyik cselekvõvel ellátott személynek tervet kell készítenie személyes elkötelezettségük teljesítésére.
Függetlenül attól, hogy írják-e be a tervezői lépéseit, átruházzák a feladatokat egy másik személyre, vagy csak elvégzik a feladatot, az egyén felelős a nyomon követésért.
A találkozó tervezője is. Javíthatja az értekezlet eredményeit, ha követni fogja azokat az embereket, akiknek egy akcióelemet a találkozók középpontjában állnak. A cél az, hogy ellenőrizze az előrehaladást és biztosítsa, hogy a feladatok folyamatban vannak. Ne feledje, hogy amit kérsz, sikerül.
Elszámoltathatóság a nyomon követésért a következő találkozón
Voltál valaha egy üldözés során, amely minden résztvevőből állt, mondván a csoportnak, hogy miért nem tudták elkötelezni magukat? Az eredmény sajnálatos. Az eredmények elszámoltathatóságának normája vagy szokása megkezdődik a találkozási ciklus korai szakaszában.
A facilitátor a találkozók közti útközbeni nyomon követést segíti, de a csoportnak meg kell akadályoznia a kötelezettségvállalások elfogadhatatlanságát . Jelentést a következő ülésen elért eredményekről és eredményekről, és elvárják, hogy mindenki megvalósuljon. Alternatív megoldásként ellenőrizze a következő találkozón történt előrehaladást, és ha valódi útblokk halad előre, határozza meg, hogyan kell továbblépnie.
Ismertesse a folyamatos fejlesztés folyamatát
Az egyes találkozók megbeszélésének gyakorlata hatékony eszköze a folyamatos fejlesztésnek. A résztvevők felváltva megvitatták, mi volt hatékony vagy hatástalan a jelenlegi találkozási folyamatról. Azt is megvitatják, hogy milyen haladást érznek a csoport a témában, amelyre a találkozót tartották.
A folyamatos fejlesztésnek egy másik szintre történő bevonása után a sikeres csapatok átvizsgálják az egész projektet, valamint azt a folyamatot, amely meghatározza, mennyire sikerült eredményeket elérniük. A jövő találkozói tükrözik az értékelést. Az összejövetelek még hatékonyabb eszközként szolgálnak a szervezeti eredmények létrehozásához.
Következtetés
Az eredmények elérhetőek és kiszámíthatóak a jól megtervezett és megvalósított találkozókról. Kövesse ezeket a tizenkét ajánlást annak biztosítása érdekében, hogy a résztvevők találkozása várható, pozitív és konstruktív eredményeket érjen el attól az időponttól kezdve, amikor találkozókba fektetnek be. A szervezet el fogja jutalmazni a teljesítményét, és munkatársai szeretni fogják Önt, ha ezeket a hatékony találkozási tippeket használja.