Az előkészítés meghatározza, hogy eléri-e a kívánt eredményeket
A megbeszélést követően a résztvevők által megkapott dokumentációval kombinálva a napirend az ülés tervét és a megelőző megbeszélés folytatásának jelentését tartalmazza.
Amikor olyan ütemtervet készít, amelyet rendszeresen nem terveznek, a következő lépések segítenek Önnek. Később ebben a cikkben látni fog egy napirend sablont egy rendszeresen ütemezett találkozóra. A találkozók két típusa hasonló napirendi pontokat tartalmaz, de nem teljesen azonos.
Találkozó menetrend kialakítása
Először is meg kell határozni, hogy szükség van-e más alkalmazottakra az ülés megtervezéséhez. Ezután döntsd el, mit kívánsz elérni az ülés megtartásával. Létrehozhat célokat az ülésedhez. A kitűzött célok meghatározzák a hatékony találkozási terv keretét. Győződjön meg róla, hogy nem tervezett többet, mint az ésszerűen megvalósítható a találkozó idején belül.
Ahogy Stephen Covey azt mondta a "Hét szokásai a rendkívül hatékony emberek", "Kezdje a vége szem előtt." A találkozó célja meghatározza az ülésfókuszt, az ülés napirendjét és a találkozó résztvevõit.
A naptár létrehozása tervet készít a találkozóra.
Elkezdi a fő célt vagy célt, amelyet a találkozó megtartásával próbál elérni. Miután eldöntötte a célját, meg kell határoznia, hogy szükség van-e további munkatársak segítségére a napirend megtervezéséhez. Ha igen, kérje meg őket, hogy csatlakozzanak Önhöz, ha általában a találkozó napirendjét e-mailben vagy szövegben teszi, hogy ne hozzon létre további találkozót.
Döntései a találkozó napirendjének fejlesztésekor
Az általános cél meghatározása után Önnek vagy csapatának meg kell tennie a következő döntéseket. A találkozó céljának vagy céljának kiegészítéseként mindegyik elem megjelenik az ülés napirendjén.
- Szükséges résztvevők a tényleges találkozóra,
- Azok a tételek, amelyeknek megvitatásra vagy cselekvésre van szükségük, amelyek a cél vagy cél megvalósításához vezetnek,
- A csoport előrelátó időtartamára szükség lesz az egyes tételek megvitatására,
- Az ülés időpontja és ideje,
- A megfelelő helyszín, amely minden résztvevő számára kényelmesen tartja az ülést,
- Az ülés előkészítése. Ez magában foglalja az elolvasás, a dokumentáció , az adatok, az előző találkozó üléseinek jegyzőkönyveit, vagy bármely más olyan előkészületet, amely tényleges találkozását eredményezi. Ezt az előkészítést csatolni kell az értekezlethez és a napirendhez, amikor azokat a meghívott résztvevőknek továbbítják.
A fenti döntési tételek mellett a rendes ülés napirendi pontjai magukban foglalják a következőket:
- Tekintse át az ülés célját, napirendjét, várható eredményeit és termékét.
- Ellenőrizze az előző ülés jegyzőkönyvét.
- Tekintse át a résztvevők előrehaladását a korábbi ülésen tett kötelezettségvállalásokról és cselekvési tételekről.
- A jegyző vagy vezetőnek felül kell vizsgálnia a résztvevők által a jelen ülés során vállalt kötelezettségeket, mint végső napirendi pontot.
Döntse el, ki kell részt venni a találkozási napirend megvalósításához
Miután eldöntötte, hogy egy találkozó szükséges a cél eléréséhez, fejlesztenie kell a résztvevők listáját.
Nem minden munkatárs tud, vagy részt kell venni minden találkozón, de a megfelelő résztvevők meghívása növeli a sikernek a valószínűségét.
Hogyan azonosítsák a résztvevőket a találkozó menetrendjének megvalósításához?
Határozza meg a résztvevőket egyszerre vagy egy rövid találkozósorozatot, vagy egy rendszeres ütemezett vagy folyamatban levő értekezletre, kérdéseket tegyen fel, például a következőket.
- Kinek kell a megoldásnak a csoportnak kialakulnia?
- Ki a birtokában van a csoport által tárgyalt folyamatnak?
- Ki kell ismernie az Ön által forgalmazott információkat?
- Ki adhat adatokat és tényeket a döntéshozatal irányításához?
- Kinek van tapasztalata vagy szakértelme ahhoz, hogy megoszthassa a csoportot?
- Ki támogatja a megoldások és feladatok végrehajtását?
- Kinek kell engedélyt vagy erőforrást biztosítania az ülés kimenetelének eléréséhez?
- Ki ellenezheti bármely megoldás vagy irányítás végrehajtását?
Szüksége van a rendes ütemezésű találkozók találkozási napirendjére?
Nem minden találkozóra van szüksége egy egyedi fejlesztésű napirendre. A legtöbb munkatárs rendszeresen ütemezett találkozókat szervezetei vagy munkacsoportjai számára. Olyan csapatok és projektek is vannak, amelyekben részt vesz.
Egy folyamatban levő projekt nem feltétlenül igényel új találkozót minden egyes találkozóra, de a csapatod jól szolgálja a szokásos megközelítés elfogadását.
A rendszeres ütemezésű munkavállalói értekezlet három szegmensre tagolódik, amelyek mindegyike rendelkezik standard napirendi pontokkal: tájékoztató elemek, cselekvési tételek és továbbfejlesztés.
A rendes ütemezésű találkozók üléseinek összetevői
Információs elemek
Írj ki minden olyan napirendi pontot, amely minden találkozóra tájékoztató jellegű. Például a menedzser frissíti a csoportot a felső vezetői értekezlet kimenetelein.
Műveleti elemek
Helyezzen a napirendre minden olyan elemet, amelyről azt várja, hogy a csoport minden rendszeresen tervezett találkozón meg kívánja vizsgálni. Például a költségvetés teljesítménye az időtartamra, valamint a költségmegtakarítás azonosítása és a csoport által tervezett folyamatos fejlesztések.
Továbbítás tervezése
Helyezzen a napirendre minden olyan elemet, amelyet a csoport előre tervez vagy előkészít. Például a következő hónapra vonatkozó rövid távú célokat, vagy a munkatársak segítségét a következő feladatokra.
Ha az ütemterv kidolgozásakor követi ezeket az irányelveket, növeli azt a valószínűséget, hogy a találkozó eredményeket hoz.
Mintavételi értekezlet menetrend szerinti értekezletre
Használja ezt a mintavételi napirendet egy rendszeres ütemezett megbeszéléshez annak biztosítása érdekében, hogy találkozója az eredményeket eredményezze.
- Felmelegedés és üdvözlet. Vegyünk egy rövid jégtörőt attól függően, hogy milyen gyakran találkozik a csoport.
- Tekintse át az ülés célját, napirendjét, várható eredményeit és termékét.
- Ellenőrizze az előző ülés jegyzőkönyvét.
- Adjon megfelelő részleg- és céginformációt a csapatnak.
- Tekintse át a cselekvési elemek, cselekvési tervek és kötelezettségvállalások terén elért eredményeket. Tekintse át a csoportok fejlődését a célok tekintetében.
- Beszéljenek és hozhassanak meg döntéseket az ülés napirendi pontjairól.
- Ismerje meg a következő lépéseket.
- Határozza meg a következő találkozó célját, eredményét és napirendjét.
- Az értekezlet végén a jegyzőnek felül kell vizsgálnia az emberek által az ülés során vállalt kötelezettségeket.
- Határozza meg a csoporton kívüli személyek segítségét, és adja meg a résztvevőket a kapcsolattartáshoz.
- Határozza meg, hogy ki az ülésen kívüli résztvevőkről tudnia kell, hogy mit és eldönti, hogyan fogja megvalósítani a kommunikációt.
- Az üléstől számított 24 órán belül küldje el a jegyzőkönyvet, vagy azonnal, ha a jegyzetfigyelő elektronikusan (a normát) veszi a jegyzeteket.
Bővebben a hatékony találkozókhoz kapcsolódóan