Használja az egyszerűsítést a találkozók termelékenységének növelésére
A facilitátor fő szerepe az, hogy értéket adjon egy csoporttervezésnek vagy egy találkozónak , ha a csoport feladatot tart, és ugyanabba az irányba mozog.
A facilitátor azt is biztosítja, hogy minden csoporttag részt vegyen az értekezleten.
Csoportosítás
A csoportok vagy csapatok megkönnyítését a belső alkalmazottak vagy külső tanácsadók biztosítják, akik:
- Tartalom és információ bemutatása,
- Olyan folyamat kidolgozása és megfogalmazása, amely segíti a csoportot a célok elérésében,
- Megfelelő struktúra biztosítása egy találkozóhoz , képzéshez, csapatépítő munkamenethez vagy egy másik munkahelyhez, hogy a csoport küldetése teljesüljön az ülésen,
- A találkozó megosztott felelősségének előmozdítása, és
- A résztvevőkből kiindulva a kérdésekre és a problémák megoldására adott válaszokat.
Egyéni elősegítés
Amikor az egyének részt vesznek a folyamatban, általában azért van, mert két vagy több munkavállaló konfliktusban , nézeteltérésben, közös célok elérésében vagy egy projekt, folyamat vagy tapasztalat megismerésében van szükség. A szakképzett facilitátor képes biztosítani az egyes alkalmazottak számára szükséges struktúrát, tartalmat és folyamatot ahhoz, hogy kölcsönösen kielégítő megoldást találjanak problémáikra.
A megkönnyítésüket nyújtó magánszemélyek jellemzői
A megkönnyítés olyan tanult készség, amely természetes módon jön el olyan egyének számára, akik olyan jellemzőkkel rendelkeznek, mint:
- Erős csoportvezetői képességek,
- A csoportos folyamatok és struktúrák mély ismerete,
- A csoport- és interperszonális dinamika ismerete és a verbális és nonverbális kommunikáció megértése ,
- A képzési és csapatépítő tartalmak kreatív bemutatásának képessége olyan módon, hogy ösztönözze a résztvevők részvételét,
- Empátia az emberek és helyzetük,
- Hatékony hallgatási és kommunikációs készségek, és
- A csoportos beavatkozások és események struktúrájának képessége a kívánt eredmények elérése érdekében.
Szakképzett facilitátor vezetése alatt találkozók, csapatépítő foglalkozások és képzési osztályok vezethetnek eredményeket vezető nélkül. Ez azért van, mert a csoport résztvevői gyakran hiányoznak a készségek, engedélyek és támogatások, amelyek ahhoz szükségesek, hogy hatékonyan megkönnyítsék saját munkafolyamatukat.
A versenyző megbeszélések elkerülése a találkozókon
Gyakran nehéz munkakapcsolatokat teremteni a munkahelyi dolgozókkal. Ez az, ahol a megkönnyítés megkönnyebbül. A gyűlések hatékony csoportos megkönnyítése a versengő beszélgetéseket folytató nehéz emberek interakcióját kezeli.
A két vagy több találkozó tag közötti, téma nélküli beszélgetések elpazarolják az időt, gátolják a csoportok fejlődését és korlátozzák az egyének hozzájárulását a csapat egészéhez. Ezenkívül számos kisebb csoportban zajló versengő beszélgetések, még akkor is, ha a témában vannak, megfosztják a csapattagoktól azokat a felismeréseket, amelyeket a csapat tagjai vitatnak meg.
Ez végeredményben korlátozott ötleteket eredményez az üléseken.
Függetlenül attól, hogy te vagy a találkozó vezetője, vezetője vagy csoporttagja, a következő ötleteket használhatod arra, hogy összehozza a csoportot, amikor a csoporttagok egyszerre több vitát folytatnak.
Versenyző beszélgetések kezelése
- A nonverbális kommunikáció használata: Egy pillanatra folyamatosan figyelje a résztvevőket. Emelje fel a szemöldökét, miközben nézi, vagy hullám a résztvevők. Hagyja abba az embert, aki egy perccel a padlót tartja, míg a többi résztvevő újra csatlakozik a csoporthoz. Ne félj tőle - ez egy menedzser vagy csapatvezető munkájának része az ülések ellenőrzésének.
- Kérdés feltevése: Hívja fel a versenytárs beszélgetésben résztvevő csoporttagokat. A megbeszélés rövid összefoglalásával az ülésen összességében kérdezze meg véleményét. Kérd meg tőle, hogy ossza meg ötleteit a többiekkel az ülésen .
Mondja: "Azt hiszem, mindannyian érdekelnénk a gondolatainkat ebben a kérdésben, Kerry." Ez kissé kényelmetlen lehet számodra, de két célt szolgál: az oldalsó beszélgetést a fő beszélgetésbe hozza, és mindenkinek tudatja, hogy a viselkedés nem megengedett.
- Verbális beavatkozás: Közvetlenül kérdezd meg a versenytárs beszélgetésben részt vevő csoporttagokat, hogy csatlakozzanak a csoportbeszélgetéshez, anélkül, hogy szarkazmust vagy haragot használnának. Mondja: "Attól tartok, hiányzik a jó ötlet, amikor egyszerre mindenki beszél, tudom, hogy nem tudom nyomon követni ezeket a gondolatokat." Általában jobb, ha ezt a taktikát második vagy harmadik próbálkozásként bevonni. Közvetlen és nagyon hatékony, de zavarhatja a csapattagokat.
- Csoportos jel létrehozása: A csoportos jel emlékezteti a résztvevőket, hogy egyszerre tartsanak egy megbeszélést. Egy hatékony jelzés, hogy egy nem verbális időtúllépési jelet állítson elő, majd egy mutatóujját felemelve megjelöl egy találkozót. Ha a csapat tagjai között jó kapcsolat áll fenn, akkor egy vicc is hatékony eszköz lehet. Próbálj valami hasonlót: "Hé, John és Jane, ne próbáld meg megtervezni a világ átvételét, és gyere vissza az ülésre."
A zárószó a társalgások bonyolításáról a találkozókon
Az emberek az üzleti találkozókon részt vevő munkájuk jó részét töltik. Az Ön felelőssége, mint vezető vagy találkozó vezető, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a munkavállalók jól használják az idejüket. A hatékony találkozók kezelése megőrzi az idejét és az oldalközi beszélgetések ellenőrzésével biztosíthatja, hogy az értekezlet a témában maradjon és minőségi munkát végezzen.