Találkozó vezetők kulcsfontosságúak egy sikeres találkozóhoz, amely elérte céljait
Ki vezet a találkozóhoz?
A találkozó vezetője kulcsfontosságú a találkozók és a csapatok sikeres megvalósításában .
A találkozóvezetőként dolgozó alkalmazott kritikus fontosságú. Egyes találkozókon a vezető az osztályvezető, a csapatvezető vagy a felső vezetés által kinevezett személy, aki kezdeményezést folytat. Ezeket az alkalmazottakat választották a vezetői szerepükre, mivel a vezetők vagy vezetők érzékelték a készségeket.
Máskor a munkavállaló természetesen vezető szerepet tölt be. Ezek a vezetők olyan alkalmazottak, akiket más alkalmazottak tekinthetnek meg és tisztelnek . Más esetekben a csapat dönthet úgy, hogy a tagok között vezetői szerepet választ. Ez lehetővé teszi minden csapat tag számára, hogy továbbra is fejlessze készségeiket találkozó vezetőként, és általában sikeres találkozók létrehozásában.
A találkozóvezető felelőssége
A következõk a találkozóvezetõ legfontosabb feladatai.
- Meghatározza azt a célt, feladatot vagy célt, amelyet végre kell hajtani. Ez gyakran a megbízó munkaköri leírása vagy része.
- Dönt arról, hogy egy találkozó a lehető legjobb módszer a cél eléréséhez vagy célhoz, vagy a kívánt eredmény eléréséhez. Válaszolj a kérdésre: van-e szükség egy találkozóra?
- Meghatározza, ki kell segítenie az ülés megtervezésében.
- Egy csapat vagy vezető, dönt az ülés napirendjéről . (A folyamatban levő találkozókon ez a feladat a jelenlegi értekezlet végén történik.)
- Meghatározza a dátumot, az időt és a helyet leggyakrabban a megosztott szervezeti naptár használatával.
- Összehangolja az előkészületeket, például az olvasást, a pénzügyi információkat, az előzményeket, a kapcsolódó csapat találkozási perceket és így tovább.
- Felhívja a résztvevőket, és elosztja a feladatokat és a munka előtti munkát, amennyit csak lehet, hogy a résztvevők előkészüljenek az értekezletre.
- Biztosítja, hogy a megbeszélésen regisztráló vagy perccel vehető fel az eljárás és bármely kötelezettségvállalás, cselekvési tétel vagy döntés dokumentálása. Feladata egy időmérőnek, ha szükséges egy találkozó rendezett lebonyolításához.
- Használhat egy jégtörővel, hogy felmelegítse a résztvevőket, és hozzon létre egy olyan környezetet, amelyben a találkozó résztvevői kényelmesen kommunikálnak egymással és ötleteket és információkat cserélnek.
- Elérkezik korán és az ülésen vezeti az ülést , tartja a feladatot, a pályán, és bevonja a résztvevőket, így mindenki úgy érzi, hogy jelenlétük létfontosságú volt az ülésen. Ez biztosítja részvételüket a következő ülésen
- Fűszerezik a céges találkozót , hogy a résztvevők ne érintsék unalmasnak és unatkozónak. Akár jégtörő, humoros vagy szórakoztató példák használata, egy találkozónak nem kell nevetni.
- Biztosítja, hogy a következő lépéseket és műveleti elemeket hozzárendeljék és kezeljék.
- Beszámolja az ülést, és tervezi a következő ülés napirendjét.
- Kövessük fel a résztvevőket az ülések között, hogy megbizonyosodjunk arról, hogy a cselekvési elemek jó úton haladnak, és segítséget és / vagy erőforrásokat kínálunk, ha az önkéntes problémákat tapasztal.
További vezető szerepek
A találkozóvezető vállalja ezeket a felelősségeket, de a kommunikációhoz , a jelentésekhez és a csapattársadalomhoz kapcsolódó feladatok is vannak.
A többfunkciós csoport vagy találkozó minden tagja köteles megtartani az osztályát vagy a funkcióját egy találkozó vagy egy folyamatos csapat tevékenységéről és előrehaladásáról. Ők is felelősek arra, hogy olyan munkatársakat kérjenek be, akik nem a csapaton vagy az ülésen tartózkodnak. Nem minden alkalmazott vehet részt minden találkozón.
A vezetőnek további felelőssége van a vezető vezetők bevonása és a hatékony kommunikáció és visszajelzés révén történő tájékoztatásával.
A csapat vagy a találkozón kívül dolgozó alkalmazottak tulajdonjoga, különösen a szervezet vezetőinek tulajdonosa, biztosítja, hogy a csapat vagy a találkozó sikeres megoldásokat vagy ötleteket fejlesszen ki, valósítson meg és integráljon.
Ha egy találkozó résztvevő hatástalanul vesz részt az értekezleten, a vezető felelőssége, hogy a találkozó során hatékony találkozóvezetői technikákon keresztül javítsa a viselkedést, és az ülésen kívüli hatékony tanácsadást . A találkozó résztvevője, aki monopóliuma a találkozó véleményét, vagy bírálja a többi tagot az övéknek, javítani kell, mielőtt az egyéni szabotázsokat rendezne az ülés sikerével.
Ezek a lépések addig szükségesek, amíg a résztvevők nem érik el a kényelmet és érettséget, amely lehetővé teszi számukra, hogy segítsék a vezetőt azzal, hogy önmagukban csengenek, amikor a hatástalan események kibontakoznak, és a rosszul működő tagok megszakítják az előrehaladást .
A hatékony találkozóvezető nem garantálja, hogy egy projekt vagy csapat sikeresen teljesít, de ő kulcsfontosságú tényező, amikor projektek, osztályok, találkozók vagy csapatok sikeresek.
A találkozási jegyzőkönyvek hatékonyan járulnak hozzá a sikeres találkozókhoz, ha a jegyzőkönyveket megfelelő módon megírják és időben terjesztik.