Kérdezzenek meg kérdéseket a HR információs technológiai igények meghatározásához
De honnan tudják a HR és más vezetők, hogy kiválasztják a legjobb HR információs technológiát, hogy kezeljék az összes részletet, és hogy az általuk választott megoldás álljon az idő próbáján?
Az alábbiakban a legfontosabb kérdéseket kérdezni és válaszolni a humánerőforrás-információs technológia kiválasztási folyamatában.
- Milyen rugalmasságot és skálázhatóságot biztosít a HR információs szoftver? A HR szakembereknek meg kell határozniuk, hogy a szoftver több Excel táblázatot, adatbázisokat és papíralapú dokumentumokat importálhat-e, és milyen szintre tud csatlakozni minden más rendszerhez és adathoz.
A szoftvernek képesnek kell lennie arra, hogy több forrásból információt gyűjtsön és szűrjen. Ideális esetben ez a folyamat is automatizálható. Számos online beiratkozási megoldás megköveteli, hogy az adatok manuálisan manipulálhatók legyenek, mielőtt el tudna menni egy szállítóval a rendszerük frissítéséhez. A frissítési formátum, a továbbítási ütemezés és a szállítási mód automatizálása segíthet a számlázási és támogathatósági problémák kiküszöbölésében. - A szoftver képes lesz-e a HR cégének befogadására és a fuvarozók szabályainak előnyeire? Valóban képes beiratkozási motor értékelni fogja az egyes beiratkozási tevékenységeket, és alkalmazza a szabályok, üzenetek, utasítások és a kifejezetten a kívánt jogosultsági követelményeknek való megfelelésre tervezett szükséges kombinációját. A szoftvernek be kell tartania minden olyan támogathatósági szabályt, amelyet a vállalat és a fuvarozók rendelkeznek.
- A HR információs technológia képes lesz növekedni és méretezni a szervezetet? A HR-nek értékelnie kell a technológia növekedési képességét, mivel a vállalat új alkalmazottakat , irodákat, előnyöket és szabályokat vesznek fel. A HR-nek fel kell kérnie az egyes elemek küszöbértékeit.
- A HR informatikai szoftver képes integrálni más rendszerekkel? A bérek és egyéb funkciók gyakran ugyanazokat az információkat osztják meg, mint az előnyök kezelése . A HR nagyobb hatékonyságot érhet el, ha az adatokat és az egy rendszerbe bevitt többi munkavállalói információt megosztják egy másik rendszerrel. Az alkalmazottak felvételének követése egy másik szükséges funkció.
- Ki a felelős a megoldás megvalósításáért vagy kiépítéséért? Milyen szintű képzésre van szükség? Egyes megoldásoknál az ügyfélnek nagyon fontosnak kell lennie a kezdeti megvalósításban, ami túlterhelő lehet a már elfoglalt HR rendszergazdák számára.
A HR-nek tisztában kell lennie a szükséges képzettséggel és technikai szakértelemmel, valamint a várható idővel. A kérdéses megoldás-szolgáltatók ebben a témában betekintést nyerhetnek olyan finom területekbe, amelyek eredetileg egyszerűnek tűnhetnek, de jelentős technológiai szakértelmet igényelnek. A HR ezután olyan konkrét feladatokat határozhat meg, amelyek annyira nehézkesek lehetnek, hogy reálisan megakadályozzák a befejezést, ami potenciálisan csökkenti a HR információs technológia értékét és a ROI-t. - Ha képzésre van szükség , van-e díj? A képzés költségeit is fel kell mérni, ideértve az idegenforgalmi és utazási költségeket is. A HR-nak tisztában kell lennie minden olyan kemény és puha költséggel, amelyet a HR információtechnológia elfogadásában vesz fel.
- Ki fog birtokolja az adatokat? Erre a kérdésre a Humán Erőforrás szervezetnek kell választ adnia. A vállalatoknak képesnek kell lenniük adatokat továbbítani bármely alkalmazásszolgáltatónak (ASP). Ha az adatok a fuvarozó tulajdonosi kiszolgálóján találhatók, akkor a vállalat néha többletdíjat számol fel, ha váltja át a fuvarozókat.
- Milyen típusú karbantartást és karbantartást igényel? Amikor a szoftver telepítve van egy vállalat helyszíni munkaállomásain vagy szerverein, rendszeres frissítésekre van szükség a rendszerhez, és nehéz lehet tervezni és kezelni. A HR információs technológia frissítései gyakran automatikusan elérhetőek az Alkalmazásszolgáltató (ASP) vagy a Szoftver mint szolgáltatás (SaaS) modellen keresztül online elérhető szoftverekkel.
- Milyen biztonsági intézkedéseket foglalnak bele a HR információs technológiába ? Ha a szoftver online, ASP vagy SaaS modellen keresztül érhető el, a szolgáltatónak napi biztonsági másolatokat, biztonsági szervereket és védelmi rétegeket kell kínálnia. Kiegészítő rendszereknek és eljárásoknak kell rendelkezésre állniuk, hogy megvédjék az információkat az illetéktelen személyektől való elveszés vagy az azokhoz való hozzáférés révén . A HR-nek - a többi vezetővel folytatott konzultáció során - kizárólagos hatáskörrel kell rendelkeznie ahhoz, hogy eldönthesse, hogy ki férhet hozzá a HR információs technológiához és milyen mértékben.
- A munkavállalók be tudják-e jegyezni az előnyökre vonatkozó terveket, és valós időben módosítják személyes adataikat és tervüket? A munkatársak hozzáférését adottnak kell tekinteni, figyelembe véve a széles körű, általános hozzáférést a számítógépekhez.
Az alkalmazottak lakosságának többsége otthoni internet-hozzáféréssel rendelkezik. Az alkalmazottak önkiszolgálói óriási lehetőségeket kínálnak az idő és a pénz megtakarítására. A jó önkiszolgáló rendszer az alkalmazottakat egyenletesen vezeti be az önmagukról és eltartottjaikról.
A rendszernek világosan meg kell adnia a rendelkezésre álló terveket, és lehetővé kell tennie az alkalmazottak számára, hogy a választékokat a kényelem érdekében elvégezzék, egyszerűsítve ezeket a műveleteket varázslókkal. A munkavállalóknak képesnek kell lenniük a hozzátartozók hozzáadására és szükség szerint megváltoztatni az információkat, a nap 24 órájában, a hét minden napján, egész évben.
Ezek további kérdéseket jelentenek a szervezet humán erőforrás információtechnológiai igényeinek felmérése során.
- A technológia lehetővé fogja tenni a humán erőforrás számára, hogy eldöntsék, ki lesz hozzáférése és milyen mértékben? Ugyanaz a véna, amely biztosítja a munkavállalók hozzáférését, a technológia az utolsó kérdést adja a HR-nek. A HR-nek jogában áll minden adatot jóváhagyni, mielőtt továbbítaná őket a fuvarozóknak, és azt is meg kell határoznia, hogy a munkavállalók és mások milyen mértékben férnek hozzá.
- Milyen típusú jelentéskészítési lehetőségek állnak rendelkezésre a HR információs technológiából? A jelentéskészítési technológiának több nézetet és formátumot (táblázatkezelő, PDF, HTML) kell tartalmaznia, a nagyméretű képminősítés és a döntéshozatal megerősítésének lehetősége. A HR-nek képesnek kell lennie arra, hogy bármikor felmérhesse a konkrét tervekbe való beiratkozásokat, a kiemelkedő akciókat és a munkavállalói demográfiai információk változásait az ellátásokra és az egyéb alkalmazottak adataira vonatkozóan.
- A szoftver olyan speciális funkciókat kínál, amelyek segítenek a HR időmegtakarításában? A saját részlegszükségleteitől függően a HR megfontolhatja a technológia azon képességét, hogy feldolgozza a tételeket, kezelheti az értesítéseket és a számlázást a COBRA-politikákhoz , önbeváltási és számlakötelező eszközöket és speciális jelentéseket készíthet.
- A szoftver olyan speciális funkciókat kínál, amelyek segítségével a HR jobban kommunikálhat az alkalmazottakkal? Egyes programok a HR-nak rugalmasan tudnak kommunikálni a munkavállalókkal több szinten - tömeges e-mailen, elektronikus hirdetőtáblákon és bizonyos szűrési kritériumokon (pl. Hely, részleg, biztosítási tervek, beiratkozási státusz, nyugdíj állapot stb.) Keresztül. HR informatikai rendszer. Számos kommunikációs eszköz tovább automatizálhatja a folyamatokat, és segítheti a HR-t célzottabb üzenetekhez.
- A HR informatikai rendszer biztosítja-e a csekkek és egyenlegek eszközeit? Amellett, hogy lehetővé teszi a HR számára, hogy jóváhagyja a tranzakciókat, számos HR információs technológiai rendszer lehetővé teszi a HR számára, hogy a kapuőrként szolgálhasson a számlázó számlák ellenőrzésében annak érdekében, hogy megbizonyosodjon arról, hogy egyetért a rendszer adataival. Ez lehet:
- biztosítja a szállítói számlák pontosságát,
- időt és pénzt takarít meg,
- segítséget nyújt a munkavállalói beiratkozások időben történő teljesítésében, és
- a jogosultság megerõsítése, ha az alkalmazottak gondozásra kerülnek.
- Hogyan kerülnek információcserére a fuvarozók? És ki lesz felelős e kölcsönhatásért? A HR informatikai rendszer integrációját nem csupán azon fuvarozók számával kell megítélni, amelyekkel a szoftver kapcsolatokat, hanem a kapcsolódás típusát teszi lehetővé. Az előnyök kezelő szoftveren keresztül történő sikeres interakció a fuvarozókkal számos lépést igényel, többek között:
- a kezdeti megvalósítás adatainak összeállítása;
- a kezdeti integráció megteremtése a folyamatban lévő információcserében;
- napi vagy heti interakció koordinálása annak érdekében, hogy az adatok kézhez kaphassanak és pontosan alkalmazhatók legyenek;
- a folyamatos frissítések áttekintése;
- a befogadókra vonatkozó kiértékelési követelmények teljesítése a szabályozóknak megfelel; és
- proaktív kapcsolatot ápolnak az egyes szolgáltatókkal az adatcsere kapcsolatának javítása érdekében.
Elengedhetetlen, hogy ki felelős minden feladatért, hogy teljes mértékben megértse a termékajánlatot. Minden egyes szoftver szolgáltató különböző szintű integrációt kínál a fent vázolt feladatok mindegyikéhez. A HR-nek olyan gyártókkal kell együttműködnie, akik erős, folyamatos, zavartalan kapcsolatokat mutatnak a vállalat kiválasztott szállítóival.
Számos szolgáltató lehetővé teszi egy általános ANSI 834 fájl átvitelét, amelyet a fuvarozó elfogadhat vagy nem fogadhat el, ami gyakran befolyásolja a csoport méretét. A vezetőknek meg kell keresniük azokat a szolgáltatókat, amelyek tiszta, hitelesített átutalásokat (a tranzakció jogosultságát biztosítva) kínálnak, testre szabva, hogy elkerüljék az ügyfelek szükségleteit. Olyan szolgáltatókat is meg kell keresniük, akiknek külön EDI (Electronic Data Interchange) osztályuk van, hogy kölcsönhatásba lépjenek a fuvarozó saját, specifikus átviteli nyelvével.
- Milyen szintű ügyfélszolgálatot nyújt? Van-e kiegészítő szolgáltatási díj? A HR-nek meg kell határoznia a segítségnyújtáshoz való hozzáférés mértékét, és mi az ügyfélszolgálat-online segítség az adatbázis, az online csevegés, az e-mail támogatás, az élő személyekkel folytatott beszélgetések vagy ezek kombinációja révén. Az előnyök és egyéb HR információk érzékenységére tekintettel a menedzsereknek a közvetlen kapcsolattól számított 24 órán belül választ kell várniuk a lekérdezésekre, amelyek segíthetnek.
- Mennyibe kerül a HR informatikai rendszer költsége és felülmúlja az előnyöket? A HR-nek értékelnie kell a HR informatikai rendszer teljes költségeit, beleértve az összes éves, havi és egyszeri díjat a nyújtott ellátások mellett. A valamivel drágább rendszer többet fizet, mint a különbség a szolgáltatásokkal, amelyek lehetővé teszik a munkavállalók számára, hogy megőrizzék saját rekordjaikat, és nagyobb kényelmet, időmegtakarítást és pontosságot kínáljanak. Ezeket a tényezőket figyelembe kell venni és mérlegelni kell egy HR informatikai rendszer kiválasztásánál.
A HR informatikai rendszerek iránti igény növekszik. A HR munkatársaival a HR informatikai rendszerek széles választékát találja meg, egyre fontosabb elemezni és mérni a rendelkezésre álló összes lehetőséget.
A HR informatikai rendszer kiválasztását olyan befektetésnek kell tekinteni, amely növekszik az osztály és a vállalat igényei szerint . Ezek a kérdések vezetik Önt a megfelelő HR informatikai rendszerhez a vállalat számára.