Hogyan reagálhat a leghatékonyabban a HR az alkalmazottak szolgáltatási igényeire?
A HR támogatja őket életük egyik legfontosabb és legfontosabb eseményén keresztül, beleértve a házasságot, a szülést és a súlyos betegségeket.
De túl gyakran, a rutin adminisztratív szolgáltatások, mint például ugyanazok a kérdések megválaszolása többé-kevésbé, vagy egyszerű tranzakciók elvégzése, a HR idő nagy részét fogyasztják.
Az adminisztratív terhelés csökkentése
Az adminisztratív terhelés csökkentésének kulcsa az alkalmazottak képzése, hogy önellátóbbá váljon és több világi feladatot automatizáljon. Ez az, ahol a szolgáltatáskezelési megközelítés alkalmazása segíthet. A szolgáltatásmenedzsment leegyszerűsíti a rutin adminisztratív szolgáltatások nyújtását, és időt hagy a nagy értékű tevékenységekre koncentrálva.
A tipikus HR-szervezet valószínűleg rendelkezik rendszeradminisztrációval a munkavállalói adatok és a fizetéshez kapcsolódó tevékenységek kezelésével. Azonban valószínűleg nincs automatizált rendszere az alkalmazottak kérdéseinek kezelésére és a kérések teljesítésére.
Gondold át, mi történik, amikor egy alkalmazott megkapja a zsűri kötelességét ; esélye van arra, hogy a vállalat még mindig fizikai papírra vagy e-mailek sorozatára támaszkodik, hogy megbirkózzon a munkavállalónak a munkaidőtől való távolmaradás iránti kérelmével.
Mivel a munkavállalók interakcióit gyakran követik e-mailek és táblázatok segítségével, a munkavállalók kérései gyakran hiányoznak vagy figyelmen kívül maradnak. A hibák ezután megtörténnek, ami további frusztrációt és további munkát jelent a HR számára.
Az e-mailben nem könnyű megnézni, hogy a kérés leállt-e, vagy hogy a folyamat szűk keresztmetszeteit felismerték és megszüntették-e.
Hasonlóképpen nehéz elemezni és reagálni a munkavállalói igényekre - pl. Azonosítani a gyakran kért információkat, és biztosítva, hogy ez elérhető az interneten.
A kézi adminisztrációs folyamatok megzavarják az alkalmazottakat, és óriási csillapításról számolnak be a HR csapatokon. Egy közelmúltbeli felmérés szerint a HR-alkalmazottak átlagosan heti 12 órát töltenek rutin munkavállalói hívások és e-mailek kezelésével.
Szolgáltatáskezelési megközelítés az alkalmazottak igényeinek kielégítésére
A szolgáltatásmenedzsment megközelítés kiküszöböli azokat az unalmas, időigényes folyamatokat. Ez nem csak az e-mail helyettesítését jelenti, hanem átformálja a HR munkatársaival való kapcsolatot.
Gondolj a szolgáltatáskezelésre, mint az adminisztratív asszisztens és a projektmenedzser tökéletes kombinációja. Azonnal reagál az alkalmazottak kérésére, előrehalad az ügyekben, automatizálja az ismételhető kézi folyamatokat, és akár komplex, több osztályú tevékenységeket is végez, mint például a munkavállalók fedélzetén és az off-board.
A szolgáltatásmenedzsment soha nem felejt el vagy hibázik, mindig követi az embereket, hogy a dolgok készen álljanak, és tudassa veled, hogy van-e olyan probléma, amelyet nem tud megoldani. Azt is megmutatja, hogy az alkalmazottak mennyi időt töltöttek el - így optimalizálhatja az erőforrások telepítését és maximalizálja a termelékenységet.
A szolgáltatásmenedzsment nem helyettesíti a jelenlegi humánerőforrás-kezelési rendszert, hanem integrálódik vele, és kiegészíti azt, így láthatóvá és felügyelete a jelenleg leginkább e-mailen keresztül végzett munkára.
Azt is előírja, hogy ugyanolyan szintű láthatóság a munkavállalók számára. Meglátják az érdeklődésük státuszát, nem pedig azt érezve, hogy kéréseik hamarosan fekete lyukba tűntek, miután benyújtották őket.
Az alkalmazottak számára, hogy képesek legyenek felügyelni kéréseik előrehaladását, jelentősen csökkenti a HR-k adminisztratív terheléscsökkentésében rejlő csalódott nyomon követő e-maileket, telefonhívásokat és HR-látogatásokat.
A szolgáltatáskezelési megközelítés előnyei
A szolgáltatáskezelés egy webes HR portál bevezetésével kezdődik, ahol az alkalmazottak HR információkhoz juthatnak és HR szolgáltatásokat kérhetnek. Ideális esetben az alkalmazottak elérhetik ezt a portált munkájuk PC-jein, otthoni számítógépein, laptopjain és okostelefonján és táblagépén.
Ez lehetővé teszi számukra, hogy irányítsák az alapvető HR igényeiket - például az előnyök beiratkozását vagy az állapotváltozás frissítését.
A munkatársak egyszerűen kiválaszthatják az aktuális szolgáltatásokat, amelyekre szükségük van egy szolgáltatáskatalógusból, vagy információt kereshetnek a portál tudásbázisában.
Amikor egy alkalmazott kérelmet nyújt be a portálon keresztül, a szolgáltatáskezelő rendszer automatikusan létrehoz egy esetet és pásztorokat a teljes megvalósítási folyamat során. Ez magában foglalja az ügynek a megfelelő HR szakértőhöz való hozzárendelését, amely automatikusan átirányítja az ügyet személyről személyre, miközben minden egyes teljesítési lépés befejeződik, és teljes esetelőzéseket tart fenn.
Ezt a szolgáltatást más osztályokra is kiterjesztheti. Például a szolgáltatáskezelő rendszerek automatikusan beállíthatják az IT-fiókokat, vagy kérhetik az új bérlőktől az irodai helyet a fedélzeti folyamat részeként.
A szolgáltatásmenedzsment rendszer végigvezeti a végponttól végpontig terjedő HR-szolgáltatásokat, és tudja, hogy ezek a folyamatok hogyan teljesítenek. Például automatikusan el tudja mondani, hogy az ügy meg van-e állítva, így lépéseket tehet.
Emellett számos KPI-t és egyéb folyamatmérést is létrehoz, például azt, hogy a csapat milyen jól reagál az alkalmazottak kérdéseire. Még elemezheti a tudásbázis-lekérdezések típusát is, így könnyebben azonosíthatja és feltöltheti az esetleges tartalomhiányokat.
Következtetés
A HR-szakemberek úgy döntenek, hogy karriert folytatnak a HR-ben, mert segíteni akarnak az embereknek, nem töltik napjaikat a naplózási papírokkal, frissítik a táblázatokat és válaszolnak az e-mailekre. Túl sokszor, a hétköznapi kérések és a papírmunkák halom megszakítják azt a munkát, ami csalódást okoz nekik és a munkatársaknak, akiket segíteni akar.
A HR egy szolgáltató, és megnézheti a szolgáltatót, az informatikai osztályt. Az informatika vezető szerepet töltött be számos vállalati erőfeszítésben, hogy egy szolgáltatásmenedzsment-fegyelmet alkalmazzon az IT help desk kéréseinek benyújtására és teljesítésére.
Ezeknek a feladatoknak a automatizálása lehetővé teszi az IT számára, hogy több stratégiai munkára összpontosítson, amely segíthet a vállalatnak szélesebb üzleti céljainak elérésében, és jobban bemutathatja az IT értékét.
A szolgáltatásmenedzsment megközelítés kulcsfontosságú a HR-nak az üzleti vezetők számára történő profiljának növelésével, minél magasabb színvonalú szolgáltatások és a munkavállalói elégedettség növelésével, ugyanakkor csökkentve a saját munkaterhelését. A HR időt és szakértelmet szentelhet olyan stratégiai tevékenységeknek, amelyek előmozdítják üzleti tevékenységét .