vagy szegény. Íme néhány tipp, amelyet a telefon munka közben történő használatakor követnie kell:
- Lenyelje először
Más szóval, a szájnak üresnek kell lennie, amikor hívást kezdeményez, vagy a telefont választja. Szeretne tisztán beszélni, és lehetetlen, ha rágás vagy nyelés. - Név és rang kérés
Ha munkahelyi hívást kap, akkor be kell azonosítania magadat és cégét és osztályát, ha alkalmazható. Ha a hívó átkerült a cég fő vonalára, akkor csak a nevét és az osztályát adhatja meg. Az a személy, aki eredetileg a hívásra válaszolt, valószínűleg megadta a cég nevét. Amikor Ön a hívó, azonosítsa magát ugyanúgy, mielőtt megkérdezi a megpróbált személyt. - A modellek tényleg nem foglalkoznak
Mindig legyen udvarias, függetlenül attól, hogy ki van a vonal másik végén. Akár beszédet mond a recepciós vagy a cég elnökének, soha nem felejtem el elmondani, hogy köszönöm és köszönöm. Eltekintve attól a ténytől, hogy mindenki tiszteletet érdemel, az a személy, aki válaszol a hívására, biztos lehet benne, hogy megfelelően kezeli.
- Fókusz: Bár mindannyian szeretünk multitaszkálni (vagy megpróbálunk) tartózkodni attól, hogy más dolgokkal foglalkozzunk hívás közben. Meg kell adnod azt a személyt, akivel beszélsz az osztatlan figyelmedbe. Az e-mail, a közösségi média és a játékok várhatnak.
- Most tartsd be
Mindenekelőtt elkerülni kell az összes többi beszélgetést, amíg Ön a telefonon tartózkodik. A valóság néha átmegy. Előfordulhat, hogy beszélnie kell valakivel, aki bejön az irodájába vagy a kabinba, vagy más hívást fogad. Bocsáss meg magadat, majd korlátozzod a másik beszélgetést néhány másodpercre. Ne hagyja, hogy a tartósan váratlan ember várjon. Ha nem tud gyorsan gondoskodni a másik ügyről, de azonnal meg kell oldani, ahelyett, hogy a személlyel beszélni akarná, kérdezze meg, hogy visszahívhatja-e azt az időben, ami kényelmes neki.
- Ne hagyja, hogy a hívó elveszik a rendszerben
Vannak esetek, amikor nem tudsz segíteni a vonal másik végén lévő személynek, és át kell adnia valakit, aki tud. Amikor ezt megteszi, győződjön meg arról, hogy tudja, kinek hívja át a hívást, és miért. Hagyja tudni, mit kell tennie, ha a hívás nem megy át, vagy ha az a személy, akit küldenek neki, nincs ott vagy nem tud segíteni. - Tartsa rövid és édes üzenetet
Amikor egy hangposta üzenetet hagy valakinek, beszéljen lassan és világosan, különösen akkor, amikor megadja a nevét és a telefonszámát. Túl sok ember hagyja el a nagyon hosszú és dübörgő üzeneteket, csak azért, hogy gyorsan megszólaljon a nevük és a számuk a végén, ami azt jelenti, hogy a címzett képtelen visszahívni a hívást. - Egyszer elég
Ha hagysz egy üzenetet, és az a személy, akinek elhagytad, nem azonnal visszajön hozzátok, mert lehet, hogy nem tud. Nincs szükség újból és újra. Ha ez egy sürgető kérdés, akkor próbálkozhat a következő napon újból felhívni, vagy egy e-mailt követve, amelyben kijelentette, hogy szintén hagyott egy hangpostát. - Figyelj először
A hívás visszahívása előtt hallgassa meg a teljes hangpostafiókot. Megtanulhatod, hogy nem is szükséges visszahívni (wow, milyen időmegtakarító), vagy hogy valamit először kell vigyázni. Például a hívónak szüksége lehet olyan információkra, amelyek készen állnak, amikor visszaérnek hozzá.