Amit választasz, attól függ, hogy kivel kommunikálsz és a levelezésed céljával. Az e-mail gyorsabb és könnyebb, de néhány e-mail üzenet soha nem nyílik meg, és attól függően, hogy ki írsz és miért írsz, előfordulhat, hogy be kell írnia egy gépelt és aláírt levelet, vagy fel kell töltenie online.
Szakmai levél és e-mail írási irányelvek
Függetlenül attól, hogy miképpen kommunikál, a jól megírt levelek több szakaszból állnak, az egyes szakaszokban szereplő adatok és a dokumentum formázásának módja attól függ, hogy tipizált levelet vagy e-mail üzenetet küld.
Íme a levelek és e-mail üzenetek írására vonatkozó iránymutatások, beleértve a levelek írására, formázására és korrektúrázására vonatkozó példákat, különböző típusú üzleti levelek példáival.
Mit kell tartalmaznia egy levélben vagy e-mailben?
Ez az írás az író betűket tartalmazza, hogy mit kell felsorolni a levél egyes részeiben, hogyan lehet címezni és aláírni a gépelt és az e-mailes kommunikációt, a betűformátumokat és elrendezéseket, valamint a példákat és sablonokat.
A levél részei
- Elérhetőség
- Üdvözlet (üdvözlés)
- A levél teste
- Záró
- Aláírás
Elérhetőség
Hogyan adhatja meg a kapcsolattartási adatait, attól függően, hogy miként küldi a levelét. Amikor e-mail üzenetet küld, kapcsolatfelvételi adatai az oldal tetejének helyett az üzenet végén jelennek meg.
Íme, mit kell bevinni és mintákat mind gépelt levelekhez, mind e-mailekhez.
Üdvözlõ példák
A köszönet a levél üdvözlő része. Íme egy lista a köszönetnyilvánítás példáiról, amely jól illeszkedik a szakmai levelezéshez.
A levél teste
A levél teste több bekezdést is tartalmaz.
Az első bekezdésnek tartalmaznia kell egy bevezetést és egy rövid magyarázatot az okának az íráshoz. A második bekezdés (és a következő bekezdések) további magyarázatot kell adnia az írásbeli okokról. Az utolsó bekezdésnek vagy kérnie kell az olvasótól az akciót, ha valamit kér, vagy kijelenti, hogy miként fogják követni.
Győződjön meg róla, hogy a levél célja egyértelmű. Az olvasónak tudnia kell, mit kérdez, és hogyan segíthet neked. Vagy, ha olyan szolgáltatásokat vagy segítséget nyújt, amit az olvasónak megadhat.
Záró
A levél zárva van a "Üdvözlettel" vagy a "Üdvözlettel" kifejezéssel, amelyet vessző követ, majd aláírja, ha gépelt levelet küld. Ha e-mail üzenetet küld, egyszerűen írja be a nevét a zárás után. Íme egy lista levél záró példák, amelyek megfelelnek az üzleti és a foglalkoztatáshoz kapcsolódó levelezés.
Aláírás
A levélhez való befejező érintkezés az Ön aláírása, amely egy e-mail üzenetben tartalmazza a kapcsolattartási adatait.
Hogyan kell kezelni egy levelet
Fontos, hogy kezeljétek az egyént, akit hivatalosan írsz, hacsak nem ismeri őket nagyon jól. Itt olvashat egy levelet, amely általános információkat tartalmazhat, ha nem rendelkezik kapcsolattartóval a vállalatnál.
A levelezés formázása
Most, hogy rendelkezésére áll minden szükséges információ, tekintse át a levelek és e-mail üzenetekhez használt szokásos formátumot:
Levélírás útmutató
A következő lépés a levél leválogatása, ezért a bekezdések és az oldal teteje és alja között elég sok hely van. Ön is szeretné kiválasztani a olvasható, professzionális stílus és betűméret. Amit mondasz, attól függ, hogy milyen okból írsz, ezért ügyeljen arra, hogy a levele illeszkedjen személyes és szakmai helyzetéhez.
Itt vannak lépésenkénti útmutatók a különböző típusú betűk írásához, beleértve az oldal margókat, betűtípusokat, térközöket és részleteket a beillesztendő elemekről, példákkal együtt.
- Hivatkozási levél írása
- Hogyan adhatunk meg lemondási levelet
- Hogyan írhatok köszönöm levél
- LinkedIn üzenet és meghívási irányelvek
- Professzionális e-mail üzenetek irányelvei
Példák és sablonok
A sablon használata remek módja annak, hogy elindítsa saját levelét vagy e-mail üzenetet, mert az alap formátummal kezdődik. Egyszerűen töltse ki adatait a levél megfelelő részében.
A példák szemléltetése is hasznos, mert ötleteket fog kapni arra vonatkozóan, hogy mit mondjak a saját levelezésében.
Levélminták
Levélminták, beleértve az üzleti leveleket, fedőlapokat, interjúkat köszönöm leveleket, nyomon követési leveleket, állásfogadási és elutasító leveleket, lemondó leveleket, elismerő leveleket, üzleti leveleket és több levélmintát és sablont.
E-mail üzenetek példái
Foglalkoztatás, álláskeresés és üzleti e-mail üzenetek példái, plusz e-mail sablonok, formázott üzenetek példái és tárgyi sorok, üdvözlet és aláírási példák.
Korrektúra és helyesírás-ellenőrzés
Végül, mielőtt kinyomtatná vagy feltöltené a leveleit, vagy elküldheti e-mail üzenetet, helyesírás-ellenőrzést, nyelvtanúsítást és lektorálását. Egy tipp, hogy megbizonyosodjon róla, hogy nincs hiba, hogy hangosan felolvassa. Előfordulhat, hogy olyan hibákat észlel, amelyeket nem figyelt fel, amikor ránézett.
Kapcsolódó cikkek: Levélkiáltások és üdvözlet