Egy hatékony, polírozott üzleti levél írása egyszerűen követhető feladat, feltéve, hogy betartja a kialakított elrendezési és nyelvi szabályokat. Ismerd fel, hogy a címzett rendszeresen levelez egy jelentős mennyiségű levelezést, és előnyben részesíti azokat a jól végrehajtott betűket, amelyek nem tartalmaznak hibát és a nyelvtani hibákat. Jó szabály az, hogy bíztosítani kétszer , majd egy kolléga felülvizsgálja azt, hogy semmi sem hiányzott.
Üzleti levél részei
A levél minden egyes részének meg kell felelnie a megfelelő formátumnak, kezdve a kapcsolattartói és a címzett adataihoz; üdvözlés; a levél teste; záró; és végül az aláírásod.
Üzleti levélformátum
Az alábbiakban olvashat a hagyományos üzleti levélformátumról, tippeket arról, hogy hogyan lehet keretezni az olvasóval való kapcsolata és a kívánt eredmény között.
Az Ön elérhetőségei :
A neved
Címed
A telefonszámod
Az email címed
Dátum
A címzett elérhetőségei:
A nevük
Címük
Társaságuk
A cég címe
- Használja a " Kihez fordulhat ", ha nem biztos abban, hogy kivel foglalkozol.
- Használja a hivatalos üdvözlettel "Kedves Mr. / Ms./Dr. [Vezetéknév], "ha nem ismeri a címzettet.
- Használja a "Kedves [Keresztnév]" -t, ha csak nem hivatalos kapcsolatban áll a címzettel.
A test
Formázás alapjai:
- Használjon egymás melletti vonalakat, amelyek között minden egyes bekezdés, a üdvözlés után és a zárás felett egy szóköz van.
- Balra igazolja leveleit (a bal oldali margó ellen).
A jobb hangzás:
Egyszerű és célzott nyelv segítségével tegye egyértelművé a levél célját, és tartsa meg a nyitó bekezdést. Kezdhetsz vele: "Én írok, utalva ..." és onnan kommunikálj csak, hogy mit kell mondani.
A következő bekezdéseknek tartalmazniuk kell azokat az információkat, amelyek az olvasó számára teljes mértékben megértik az Ön objektívjeit, de elkerülik a mondatokat és a szükségtelenül hosszú szavakat. Ismét tartsa tömören a figyelmüket.
Ha szándékában áll meggyőzni a címzettet - pénzt fektetni, referenciát adni, felvenni, partnert kötni veled, vagy megoldani egy problémát - hozzon létre egy kényszeres esetet az ügyért. Ha például azt szeretné, hogy az olvasó egy jótékonysági eseményt szponzoráljon, azonosítsa az esetleges átfedéseket a társaságuk filantróp céljaival. Meggyőzöd az olvasót arról, hogy kölcsönösen előnyös lenne, és növelné az esélyeit, hogy megnyerje támogatását.
Tartsa záró bekezdését két mondathoz. Egyszerűen ismételje meg az okát, és írja meg köszönetét az olvasónak, hogy megvizsgálja kérését.
Ingyenes bezárás :
Néhány jó lehetőség a záráshoz:
- Tisztelettel,
- Üdvözlettel,
- Szívélyes,
- Tiszteletteljesen,
Ha levele kevésbé hivatalos, fontolja meg:
- Minden jót,
- Legjobb,
- Köszönöm,
- Üdvözlettel,
Az aláírás:
Írja alá az aláírását a zárás alatt, és hagyja el a négy zárójelet a záró és a beírt teljes név, cím, telefonszám, e-mail cím és bármely más elérhetőségi információ között. Használja az alábbi formátumot:
A kézzel írt aláírás
Írja be a teljes nevet
Cím
E-mail üzleti levél küldése
Ha e-mail levelet küld, az aláírás kissé más lesz . Ahelyett, hogy a levél címsorába beírná a kapcsolattartási adatait, jelölje meg az aláírása alatt. Például:
Üdvözlettel,
Keresztnév családnév
Cím
Címed
A telefonszámod
Az email címed
Tegye fel a témát, amelyről írsz az e-mail tárgysorában, így az olvasó tisztában van azzal, hogy miért küldi az üzenetet.
Üzleti levélírási tippek
Az útmutatóban részletesebb tippeket találhat az üzleti levél írásához , beleértve a betű kiválasztását, a margók kiválasztását és a levél megfelelő formázását.
Mindig hasznos, ha példákat nézünk, hogy ötleteket szerezzünk saját levelezéséhez. Felülvizsgálati levélminták , beleértve a lefedettségi leveleket, interjúkat köszönöm levelek, nyomon követési levelek, állásfogadási és elutasító levelek, lemondó levelek, elismerő levelek és több üzleti és foglalkoztatási levélminták.