Miért szeretne szakmai e-mailt küldeni? Számos oka van. Küldheti kísérőlevelét egy potenciális munkáltatónak, egy köszönöm levelet egy kollégának, aki beleegyezett abba, hogy referencia, lemondó levél a jelenlegi főnökéhez vagy ajánlási levél kérése.
Lehet, hogy más okok is vannak a nem személyes e-mailek küldésére, sőt, jó ötlet, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden e-mailed szervezett és professzionális. Íme, mit kell bevennie az üzenetekbe, mit kell tartalmaznia, és hogyan zárhatja be, írhatja alá és küldheti el e-mail üzenetét.
Professzionális e-mail üzenetek irányelvei
Tekintse át ezeket a lépéseket, ha magas minőségű professzionális e-mailt szeretne írni, és mindig nagyszerű benyomást kelthet a címzetten:
- Tárgysor: A tárgysornak tömören kell megfogalmaznia a célját az íráshoz. A témakör lehet olyan egyszerű, mint a "Köszönöm" vagy a "Ajánlatkérés".
- Köszöntés: Még ha nagyon rövid e-mail üzenetet is írsz, írj egy üdvözletet. Ha ismeri a személy nevét, tegye bele. Hacsak nem vagy az első névvel az illetővel, nevezd el őket címével.
- Hossz: Tartsa az e-mailt a lehető legrövidebbre. Az emberek hajlamosak felhúzni a hosszú e-maileket, ezért csak az alapvető információkat tartalmazzák.
- Betűtípus stílus: Kerülje a díszes, játékos vagy színes betűtípusokat; ezek egyszerűen elvonják a címzettet a tényleges üzenettől. Kerülje a félkövér és a dőlt betű túlzott használatát is, ami az e-mail megjelenését zavarosnak látja. Ne írjon sem minden nagybetűvel; ez egy e-mailben dühös vagy túlexingelt.
- Hangulatjelek: Ne emelje ki a hangulatjeleket egy profi e-mailben; kivéve a személyes levelezést.
- Helyesírási és nyelvtan: Csak azért, mert e-mailt írsz, nem jelenti azt, hogy a helyesírást és a nyelvtant nem szabad elrontani. Küldje el figyelmesen az e-mail címét. Egy hibamentes üzenet megmondja a címzettnek, hogy az e-mailjét komolyan kell venni.
- Zárás: Jelentkezzen ki egy rövid "Köszönöm", "Legjobb" vagy más egyszerű küldéssel, majd a neved. A legtöbb e-mail fiók lehetővé teszi, hogy aláírja az Ön nevét, címét és elérhetőségi adatait minden e-mailben. Ez egy fantasztikus módja annak, hogy minden levelezés professzionálisabb legyen.
További szakmai e-mail üzenetek tippjei
Miután írta az e-mail címét, végezze el ezeket a lépéseket, mielőtt rákattintana a "küldés" gombra:
- Győződjön meg arról, hogy az üzenete teljes: Ellenőrizze, hogy az e-mailje tárgya kitöltött-e, mellékeltél-e aláírást , az üzenetet elküldted a megfelelő kapcsolattartónak, és kitöltöd a Bcc mezőben a másoljon magának, így rendelkezik az e-mail üzenetekről.
- Az e-mail üzenete igazolása: Mielőtt elküldené a küldeményét, győződjön meg róla, hogy helyesírás-ellenőrzést végez, és ellenőrizze a nyelvtant és a nagybetűket. Ezek ugyanolyan fontosak az e-mailes álláskeresési levelezésben, mint papíralapúak.
- Tesztelt e-mail üzenetet küld : Mielőtt elküldenéd az e-mailedet, először küldje el az üzenetet, hogy ellenőrizze, hogy a formázás működik-e, és semmi sem néz ki a helyéről. Ha minden jól néz ki, akkor menj tovább, és küldje el az e-mailt a vállalatnak vagy az egyénnek, akivel kapcsolatba lép.
- Küldjön egy másolatot az e-mail üzenetet magáról : Használja a Bcc mezőt, hogy elküldje az e-mail másolatát magának, hogy legyen egy nyilvántartás arról, hogy mikor küldték az üzenetet és ki küldték. Ezeket az információkat az elküldött mappában is megtalálhatja.
- Fájl a másolatokkal: Sok e-mail programmal küldhet mappákat, hogy könnyebben megtalálja a fontos múltbeli e-maileket. Állítson be egy mappát az összes álláskeresési e-mail címére, és másolja be az elküldött e-mail üzenetet az álláskeresési mappájába.
Rendszeresen ellenőrizze az e-mail címét
Az idő a lényeg, amikor munkakeresésről van szó, ezért fontos, hogy rendszeresen és gyakran ellenőrizze az e-mailjeit, hogy ne hagyjon ki fontos lehetőségeket. Legalább ellenőrizze az e-mailjét reggel és kora délután, így időre van időnk válaszolni a kapott üzenetekre időben.
Manapság az okostelefon használatával könnyedén ellenőrizheti e-mailjeit bárhová is megy, és amikor csak akarja, nincs lebegés a számítógép fölött. Tény, hogy értesítést kaphat az új e-mail üzenetekről, így elolvashatja őket, amint elérik a beérkező leveleket.