Szüksége van üzleti levél írására? Nem biztos benne, hogy a legjobb elrendezést használja, vagy mit tartalmazhat a levélben? Fontos, hogy az általad írt összes üzleti levelek megfelelően formázottak és professzionálisak legyenek.
Amikor a leendő munkáltatóknak, kollégáknak, szakmai és üzleti kapcsolatoknak írott leveleket ír, a levele elrendezése majdnem olyan fontos, mint amit ír.
Ha a levél nem formázott helyesen, nincs elegendő hely a bekezdések között, és nem hagyományos betűtípust vagy mérett használ, rosszul tükrözheti Önt.
Üzleti levélírás irányelvek
Íme az üzleti levél írására vonatkozó iránymutatás, így minden levelezés a legjobb benyomást kelti.
margók
A vállalati levél margóknak körülbelül 1 "körülinek kell lenniük, így a professzionális levél egy törékeny pillantást nyújt, a szöveg balra igazításához, így a legtöbb dokumentum igazodik, így olvasható lesz a levél.
Betűtávolságok
A levélben hagyott hely világos, könnyedén olvasható és áttekinthetetlen megjelenést kölcsönöz az olvasónak. A levélnek blokk formátumúnak kell lennie: a teljes betűt balra kell igazítani, és egy-távolságban kell elhelyezni, kivéve a két bekezdés közötti kettős helyet.
Betűméret
A professzionális levél hagyományos betűmérete 12. A betűtípusnak Times New Roman vagy Arial kell lennie. Ha fejléces papírt használ, előfordulhat, hogy a fejléc eltérő betűmérettel és stílusgal rendelkezik.
Betű stílus
Professzionális levélben nem szükséges különböző stílusokat használni.
Használjon egy egységes betűtípust (egy könyvelési betűtípust, például a Times New Roman vagy az Arial), és kerülje az aláhúzást, a dőlést vagy a szedést. Ha fejléces papírt használ, előfordulhat, hogy a fejléc eltérő betűtípusú.
Levélszöveg
Az üzleti levél szövegének tisztának és olvashatónak kell lennie. Kerülje a levél írását egy nagy szövegrészbe.
Szövegezze szövegét néhány tömör bekezdésbe. Ezeket a bekezdéseket balra kell igazítani; ez megkönnyíti az olvasást. Ha befejezte a levelét, kérje meg valaki, hogy olvassa el az Ön számára. Röviden pillantsanak meg a levélre. Túl sok a szöveg az oldalon? Könnyű látni a különálló bekezdéseket?
Elérhetőség
A levél első részében fel kell tüntetni a kapcsolattartási adatait és az író személy elérhetőségét is. Tüntesse fel azt a dátumot is, amelyet a levele tetején ír.
Levélmegáldás
Hacsak nem ismeri jól az olvasót, és általában a keresztnevüket használja, akkor a személy személyes címét és teljes nevét fel kell tüntetni a megbecsülésben (azaz "Kedves Mr. James Franklin"). Ha nem vagy biztos benne az olvasó nevében, tüntesse fel címét (pl. "Kedves Marketing Igazgatója"). Ha nem vagy biztos az olvasó nemében, egyszerűen adja meg teljes nevét, és kerülje el a személyes címet (pl. "Kedves Jamie Smith"). Ha nem biztos abban, hogy az olvasó neme, neve és címe, egyszerűen írja: " Aki érinti ." Hagyja üresen egy sort az üdvözlés után.
Levél bekezdések
Szakmai levél bekezdéseknek viszonylag tömörnek kell lenniük.
Az első bekezdés tartalmazhat egy rövid, barátságos megnyitást és egy rövid magyarázatot az írásbeli indokairól. A második bekezdés (és az ezt követő bekezdések) bővíteni kell az okát az íráshoz. Az utolsó bekezdésnek meg kell ismételnie az okát az íráshoz, és adott esetben jeleznie kell cselekvési tervét (vagy kérnie kell valamilyen akciót az olvasó által).
Záró
Amikor üzleti levelet vagy e-mail üzenetet ír, fontos, hogy professzionális módon lezárja leveleit, így a levél teljes egészében jól megírt és professzionális.
Aláírás
Amikor papíralapot küld, fejezze be a levél aláírásával, kézzel írott, majd a beírt nevet. Ha ez egy e-mail, egyszerűen írja be a beírt nevet.
Végül ne felejtsd el a helyesírás ellenőrzését és a lézervírást a levélben, mielőtt elküldöd.
Ismét kérdezzen egy családtagot, barátot vagy kollégát, hogy vizsgálja felül az Ön számára. Mindig jó egy másik szemnek, hogy megnézze, mert nehéz elkapni a saját hibáinkat.
Üzleti levélformátum
Ellenőrizze a formázott üzleti levélben, hogy milyen információkat tartalmazhat a levelének minden egyes részében.
Üzleti levél példák
Üzleti levél példák a különböző üzleti, szakmai és foglalkoztatáshoz kapcsolódó levelezésekhez, beleértve a levél- és e-mail üzenetek mintákat és sablonokat.