Heads Up: A szövetségi törvények és az állami törvények eltérhetnek
Íme a HR-nyilvántartás alapvető irányelvei. Ne feledje azonban, hogy az állami törvények eltérhetnek ezen iránymutatásoktól. Ha az állami törvények és a szövetségi törvények ütköznek, mindig tartsák meg a nyilvántartásokat, attól függően, hogy melyik követelmény hosszabb.
Jobb, ha valamit túl hosszú ideig tartunk, mint elég hosszú ideig.
Nyilvántartás: 1 év
Az önéletrajzokat, az interjúalbumokat, az alkalmazásokat és a munkahelyi hirdetményeket, valamint a jelentkező nyomkövető rendszerén keresztül egy évvel a munkalehetőség meghozatala után meg kell mentenie az összes folytatást, interjúalbumot, alkalmazást és álláshirdetést. Tehát, ha interjút készít egy jelentkezővel, és az egész folyamat három hónapon át tart, addig nem, amíg az utolsó bérleti döntés meg nem történik, hogy az óra ketyegni kezd.
Miért kell ezt tennie? Ha valaki megkérdőjelezi a felvételi döntést, akkor bizonyítania kell, hogy semmilyen formában , formában vagy formában nem diszkriminált . Az olyan törvények, mint a fogyatékossággal élő amerikaiakról szóló törvény , a VII. Cím és még sokan mások, megkövetelik, hogy bizonyítsa, hogy megfelel. E nyilvántartások karbantartása segít.
Drug Test Records: 1 év vagy 5 év a szállítási munkákért
Ha kábítószer-tesztet igényel a foglalkoztatás előtti időszakban , ez része a bérleti rekordnak, és egy évig meg kell őriznie az eredmények egy példányát.
Ha további kábítószer-tesztet végez, akár egy munkahelyi incidens vagy egy véletlen ellenőrzés részeként, akkor is ezeket a nyilvántartásokat egy évig meg kell őriznie. Ha azonban a szállítási szabályozás osztályának van alávetve, akkor a kábítószer-vizsgálati nyilvántartások legrövidebb időtartama öt év.
Bérek / időkérők, stb.: 3 év minimum, 5 év a befejezése után ajánlott
A törvény megköveteli, hogy ezeket a nyilvántartásokat három évig megőrizzük, de a legutóbbi perek azt jelentik, hogy okosabb lenne tovább tartani őket.
Szeretné nyilvántartani azt a számot, hogy mennyit fizetnek az egyes alkalmazottak, és hány órát töltöttek az egész vállalaton belül. A nyilvántartást legalább öt évig a munkavállaló elhagyása után, az októl függetlenül.
A mentesített munkavállalók számára természetesen nem kell időbeli nyilvántartást vezetni, mivel fizetésük azonos a munkaórák számától függetlenül. Azonban ha valaha a munkavállalót tévesen minősítették mentesnek, ha nem mentesülne, akkor ezek az órákon dolgozó nyilvántartás vezethet a túlóradó kifizetéséhez .
Győződjön meg róla, hogy a vállalat hogyan számolja a fizetést. Például nyomon kell követnie, hogy az egyenes fizetés, fizetés, jutalék, túlórák, munkadarab vagy egy egyszeri fizetés.
Ezt nem csak a fizetési és adózási kérdésekre kell tennie, de sok más döntés is támaszkodik a ledolgozott órák számára. Például az FMLA jogosultsága az egy év alatt ledolgozott órák számától függ. Ha részmunkaidős mentesített munkavállalója van, érdemes időigényelni, hogy meghatározza az FMLA jogosultságát. Önnek is képesnek kell lennie arra, hogy bebizonyítsa, hogy minden munkanapon keresztül fizette munkatársait.
I-9 formanyomtatvány: 3 év bérlet után, 1 év a befejezést követően, attól függően, melyik később van.
Az alkalmazotti I-9 formanyomtatványt a személyzeti nyilvántartásától elkülönítve tárolja, három évig a munkavállaló felvételét követően, és egy évvel a munkaviszony megszűnését követően, attól függően, hogy melyik van később.
Egészség / nyugdíj Előnyök: 6 év
Legalább hat évig meg kell őriznie terveit az összes előnyére vonatkozóan. A bíróságok azt állították, hogy ha egy alkalmazott megkérdezi, mondván, hogy magasabb nyugdíjat kell fizetnie, például a munkáltató felelőssége bizonyítani, hogy nem tartozik többé, és nem a munkavállaló felelősségének bizonyítása. Tartsa meg az összes összefoglaló terv leírását.
Ha a COBRA-ra jogosult korábbi alkalmazottakkal rendelkezik, és kiterjeszti egészségügyi előnyeiket, akkor is meg kell őriznie ezeket a nyilvántartásokat hat évig, csak azért, hogy biztonságban legyen. A törvény nem írja elő a megőrzést, de mivel ezt a Munkavállalói Nyugdíjazási Biztosítási Törvény (ERISA) szerint lehet alkalmazni, ez a törvény hat évet igényel. Ahhoz, hogy biztonságban legyen, ne dobja ki ezeket a rekordokat.
FMLA Records: 3 év
Amikor a munkavállaló az FMLA-t kéri , meg kell őriznie a papír nyomot, még akkor is, ha tagadja a szabadságot. Győződjön meg róla, hogy nyomon követi az egyes alkalmazottak szabadságát - amikor elkezdődött, és mennyi időt használ. Ha a munkavállaló megszakítja az FMLA-t, győződjön meg róla, hogy minden szabadságot követ, és dokumentálja az órák számát . A dátumokat és az órák számát dokumentálni kell. Ne felejtse el, hogy szakaszos szabadság néhány óra egy nap alatt, vagy néhány nap egy héten belül használható. Dokumentáld mindent, és tartsd meg ezeket a nyilvántartásokat.
Ne feledje, ez nem egy átfogó lista, és csak a szövetségi statútumokra vonatkozik. Lehet, hogy további nyilvántartás-megőrzési törvények érvényesülnek, ha például szövetségi vállalkozó vagy az Ön államának eltérő szabványai vannak. Ha kétségei vannak, ne dobja ki.
Hozzáférhet további forrásokkal a nyilvántartás és a kötelező jelentések tekintetében a Humánerőforrás-gazdálkodási Társaság (SHRM) számára.
Felelősséget kizáró nyilatkozat: Kérjük, vegye figyelembe, hogy a szolgáltatott információk, bár hiteles, nem garantáltak a pontosság és a jogszerűség szempontjából. A webhelyet világszerte közönség olvasja, a foglalkoztatási törvények és szabályok országonként és országonként eltérőek. Kérjük, keressen jogi segítséget, vagy segítséget állami, szövetségi vagy nemzetközi kormányzati erőforrásokból, hogy bizonyos jogi értelmezése és döntései helyesek legyenek a tartózkodási helyedre. Ez az információ útmutatásért, ötletekért és segítségért.