Ha ilyen típusú munkát keres, drámai módon javíthatja az esélyeit azzal, hogy megismerheti, mely készségeket és tapasztalatokat kíván kiemelni az alkalmazás és az interjú során.
A készségek listájának használata
Nézze át a keresett készségek listáját. Talán többet is találsz, mint gondoltad. Használja a releváns készségek nevét kulcsszóként az önéletrajzában és a kísérőlevélben , így a felvételi felügyelő képes lesz arra, hogy tisztán látja, hogy mit keres. Győződjön meg róla, hogy figyelmesen olvassa el a munkaköri leírást, hogy tudja, mely készségek a legfontosabbak a leendő munkáltatói számára. A vállalat kutatása is segít.
Amikor felkészülsz az interjúdra , készen állsz legalább egy konkrét példára, amikor bemutattál minden olyan készséget, amire számítasz. Ne várd meg tőlük, hogy vegye fel a szavát ezekre a dolgokra.
Megtekintheti a készségek és a készségtípusok által felsorolt készségek listáját is.
Példák az Office Manager készségekre
Nem minden irodavezető pozíciót igényelnek pontosan ugyanazt a készletet . Sok függ attól, hogy hány irodai asszisztenset kell felügyelnie, hány ember használja az Ön által kezelt irodát, és milyen típusú szoftvereket és más rendszereket használ a munkáltató.
De vannak olyan készségek, amelyek gyakorlatilag minden hatékony irodavezetőnek nincsenek és nem tudnak nélkülözni.
Adminisztratív készségek
Mint irodavezető, akkor több adminisztratív feladat elvégzéséért felelős. Ezek közé tartozik a munkavállalók felvétele és lőzése, teljesítményértékelések lebonyolítása, új alkalmazottak képzése és mások felügyelete.
A formális igények jóváhagyása, az általános üzleti tevékenységek lebonyolítása, valamint a papírmunkák és a személyzeti nyilvántartások vezetése a joghatóságuk alá is tartozhat.
Önnek is meg kell terveznie, át kell vennie a levelezést, ütemezni és részt venni a találkozókon. Lehet, hogy felkérést kap a konfliktusmegoldás gyakorlására, a munkát átruházni, és politikai és döntéshozó is.
Elemzési készségek
Része a munkája lesz, hogy megtalálja a módját, hogy a munkád jobban. Ha azonosítani tudja az irodai működésének és megoldásainak elégtelenségeit, akkor sok pénzt takaríthat meg munkáltatójával, és megóvhatja kollégáit. A nagy ügyintéző mindig kérdezi magától az összes folyamatot, gyakorlatot és eljárást, "ez értelme van? Ez a legjobb, amit tehetünk? "Itt van egy listája az analitikus készségekről, amelyeket felvehet az önéletrajzra.
Figyelem a részletekre
Mint az irodavezető, a buck megáll veled. Ön felelős lesz a helyes irodai kellékek megfelelő időben történő megrendeléséért, a nyilvántartások pontos és szervezett módon történő megőrzéséért, valamint az irodában mindenki más igényeinek és kérdéseinek nyomon követéséért. Ha jól teszed, az iroda úgy fog kinézni. Ha rossz részletet kapsz, akkor más emberek nem képesek a munkájuk elvégzésére.
Kommunikációs képességek
Az irodai asszisztensekhez hasonlóan gyakran az egyik első látogatónak számít, és előfordulhat, hogy időnként az egyetlen, akit látnak, ha az a szakember, akinek irodája ez a helyzet. Tehát hatékony fogadónak kell lennie, miközben más feladatokat is ellát.
Ön is lehet az elsődleges kapcsolódási pont az összes olyan ember között, akik az irodát használják, esetleg az irodájuk és mások között ugyanabban a szervezetben. Előfordulhat, hogy gyakorolja a konfliktusmegoldást . Biztosan át kell delegálnod a munkát. Mindez nagymértékben összekapcsolja az írott és szóbeli kommunikációt, mindegyiknek pontosnak, hatékonynak, barátságosnak és szakmainak kell lennie.
Számítógépes ismeretek
Fontos, hogy az irodavezetők széles körű számítógépes ismeretekkel rendelkezzenek .
A specifikumok a munkáltatójától függenek, de adatbevitelt, táblázatokat és általános informatikai feladatokat is tartalmaznak.
Az irodák irányítása óriási felelősséget jelenthet. Az irodavezetők általában egy szervezet csúcsán dolgoznak, kezüket a vállalat minden területén. Ha ez a központi szerepe tetszik neked, nézd át a készségek listáját, hogy lássuk, lehet-e ez a karrier az Ön számára.
Pénzügyek
Feladatai közé tartoznak a könyvelés, a számlázás, a költségvetés és a számvitel. Szükséges lehet a bérszámfejtés, a készpénz és a QuickBooks kezelésére is . Negyedéves és féléves jelentések is tartozhatnak a feladatkörökre. Legalábbis, ha az irodája egyáltalán kezeli a pénzt, akkor végső soron felelős lesz annak biztosításáért, hogy megfelelően kezeljük
Vezetői képességek
Az irodai asszisztensek nagy csoportjának felügyelőjeként mindenki motiváltnak és összehangoltnak kell maradnia. A csapatmunka megtörténhet. Az Ön munkája közé tartozik a szabvány mindenki munkájának megteremtése és annak biztosítása, hogy ezek a szabványok teljesüljenek. A vezetés gyakran azt jelenti, hogy segíteni kell a többi embernek a karrierjük növekedésében, és segíteni kell az embereket saját kezdeményezésében és jól kommunikálni egymással.
Szociális készségek
Az interperszonális készségek nagy szerepet játszanak az irodavezető szerepében. Önnek pozitív hozzáállást kell tanúsítania, üdvözölnie kell a látogatókat és részt kell vállalnia a csapatmunka során .
Egyéb Erősségek
Az iroda vezetői általában különböző készségekkel rendelkeznek, amelyek segítik nekik a munkájukat. Ez magában foglalja a részletekre való figyelmet, általában rugalmas, hogy milyen feladatokat kell elvégeznie és megbízhatónak kell lennie.
Az iroda vezetői hálózatépítők, logikus gondolkodók , multi-taskerek és problémamegoldók is lehetnek. Az időgazdálkodásnak és a szervezetnek a második természetnek kell lennie azon személyek számára, akik ebben a szerepet szolgálják.