Office Assistant Skills List és feladatok

by Alison Doyle

Irodai asszisztens készségek az önéletrajzokhoz, fedőlevelekhez és interjúkhoz

A hivatali asszisztenseket néha titkároknak vagy adminisztratív asszisztenseknek ismernek, de az általuk végzett tevékenységek segítik az irodai működést. Hogy az iroda egy ügyvédi irodához, egy orvosi gyakorlathoz, egy oktatási intézményhez vagy egy társasághoz tartozik, az igények hasonlóak; valakinek nyilvántartást kell vezetnie, meg kell őriznie az ütemterveket, és gondoskodnia kell a rutin kommunikációról az irodában használók nevében.

Hogy valaki te vagy.

Az Office Assistant munkafeladatai

Míg az irodai asszisztens álláspontjai általában hasonlóak egymáshoz, a munka változatlanul változik - ez csak napról napra változik, nem pedig hivatalból irodába. Ma lehet, hogy recepciós, holnap lehet, hogy meg kell javítani a nyomtató, és az azt követő nap, akkor kell hozni az egész irattartó szekrény a huszonegyedik században. Szükséged lesz egy nagyon széles készségekre, hogy sikeresek legyenek.

Az irodai asszisztensek az üzleti világ nagyszerű hõsei közé tartoznak, mert amikor a munkáját helyesen végzi, senki nem veszi észre. Úgy tűnik, hogy az iroda működik. De egyesek élvezik a gyors ütemű, mégis rugalmas munkát, az érzést, hogy mindennek a középpontjában állnak. És egy jó titkár még mindig szinte bárhol, bármilyen szervezetben munkát találhat.

A készségek listájának használata

Ezt a készséglistát használhatja az álláskeresési folyamat során.

Először is ezeknek a készségeknek a nevei kulcsszavakként működnek, ezért használjatok annyi számot, amennyit csak tudsz, amikor írod az önéletrajzodat. Ne támaszkodjon a felügyeletek felvételére, hogy kitaláljam, hogy megvan az, amit akarnak, mondja meg őket közvetlenül.

Másodszor, ugyanazokat a kulcsszavakat használhatja a kísérőlevélben . Különösen arra koncentrál, amire a leendő munkáltató a leginkább érdekel.

Meg kell csinálnia a kutatásokat, mert míg az irodai asszisztens munkák gyakran hasonlóak, a felügyelők felvétele prioritásai között változik. A munkaköri leírás valószínűleg tartalmazza a szükséges készségek listáját. Figyelj rá.

Végül használhatja ezt a beszélgetést az interjú megtervezéséhez. Győződjön meg arról, hogy készen állsz legalább egy példára egy olyan időszakra, amelyen bemutattátok az itt felsorolt 6 legjobb képességet.

Segíthet a munkakörök és a készségtípusok által felsorolt készségek listájának áttekintésében is.

A hat legfontosabb irodai asszisztens készség

Az alábbiakban felsoroljuk az irodai asszisztens legfontosabb hat legfontosabb készségének listáját, valamint egy hosszabb listát azokról a készségekről, amelyeket a munkáltatók elvárhatnak tőlük.

Verbális kommunikációs készségek: A kommunikáció kritikus lágy készség az irodai asszisztens számára. A felügyelőnek, a munkatársak munkatársainak, az Ön által támogatott szakembereknek és esetleg ügyfeleinek vagy az ugyanazon szervezet más irodáiban lévő személyeknek kölcsönhatásba kell lépnie. Mindannyian csapatként dolgozol, és te vagy a fő kommunikációs központja. Örülnünk kell, hasznosnak, jól tájékozottnak, artikulációnak és minden nap jó hallgatónak .
Írásos kommunikációs készségek: A legtöbb irodai asszisztens sokat ír. Lejegyezhetnek jegyzőkönyvet, kitölthetik űrlapokat, betűket vagy e-maileket. Egyesek létrehoznak tartalmat a cég weboldalához, vagy szerkesztik a szöveget mások számára. Egyértelmű, professzionális írásos kommunikáció szükséges.

Köszönetnyilvánítás: Az irodai asszisztens lehet az első olyan személy, aki az ügyfelet az irodába lép. Ha az iroda elsődleges foglalója pillanatnyilag kiesik, akkor az irodai asszisztens lehet az egyetlen személy, akivel a látogató kölcsönhatásban áll. Fel kell készülnie arra, hogy minden látogatót mosolyogva és kedves szóval fogadjon, és segítsen nekik amennyire csak szüksége van, amennyire csak tud. Tehát a jó interperszonális készségek szükségszerűek.
Technikai ismeretek: A régi időkben a titkárok sok gépelést végeztek. Az idők megváltoztak, és így van a technológia is, de az irodai asszisztensek továbbra is számíthatnak arra, hogy sok időt töltenek a billentyűzet előtt. Ahelyett, hogy írógépet használnának, ismernie kell a különböző szoftveralkalmazások körét. Tudva, hogyan kell csinálni egy könnyű technikai támogatást, és hogyan kell kijavítani egy ellenszenves nyomtatót, nem fáj.

Szervezet: Az irodai asszisztenseknek rendkívül szervezettnek kell lenniük ahhoz, hogy hatékonyan kezeljék sok feladatot. Szükséged lesz arra, hogy segítsen megtartani más embereket is, hogy ne tartsa a naptárakat az irodai rendben tartás érdekében.
Problémamegoldási készségek: A problémamegoldás vagy a kritikai gondolkodási készségek fontosak minden irodai asszisztens számára, mivel gyakran az a személy lesz, aki más kérdésekkel vagy kérdésekkel foglalkozik.