Az intelligens munkaadók 4 különbözõ fájlt tartanak fenn az alkalmazottak nyilvántartásaihoz
Munkavállalói nyilvántartások személyi állománya
Minden dolgozó személyi állományát megőrzi. Ezek a személyi állományok bizalmas dokumentumokat tartalmaznak, és azokat az Emberi erőforrás személyzete kezeli és tartja karban.
A személyi állományok a munkáltató, a munkavállaló és a munkavállaló ügyvezetője által alkalmazott legfontosabb alkalmazotti nyilvántartások.
Más esetekben - és ez az ajánlott megközelítés - az alkalmazottak személyi állományához való hozzáférés a HR-re és a felügyelet alatt álló munkavállalóra korlátozódik.
A személyi állományban található tipikus dokumentumok közé tartozik a foglalkoztatási alkalmazás , a családi sürgősségi kapcsolatfelvételi űrlap, a dokumentált fegyelmi cselekvési előzmények, az önéletrajz, a munkavállalói kézikönyvet kézhezvevõ alkalmazottainak aláírása, a munkáltató aláírása, az idõszakos felmérés, a munkahelyi értékelés vagy a teljesítmény fejlesztési tervet, képzési bizonyítványokat és részvételi bizonyítékokat, valamint a jelenlegi személyes kapcsolattartási információkat minden alkalmazottról.
Nem minden személyi fájl tartalmazza ugyanazokat a dokumentumokat, de minden egyes személyi állománynak van néhány olyan dokumentuma, amely ugyanaz. A munkavállaló teljesítményének dokumentálása nem tartozik a személyi állományba, kivéve, ha fegyelmi eljárást, díjat vagy egyéb kiemelkedő teljesítményt jelez.
Az ilyen napi teljesítménymutatók abban a fájlban szerepelnek, hogy a vezetők nyomon követik alkalmazottaik teljesítményét, céljait és hozzájárulásait.
Munkavállalói rekordok bérszámfejtései
A bérszámfejtési állományok a munkavállalói nyilvántartásokat is megőrzik A bérszámfejtési állományok tartalmazzák a munkavállalók munkáinak, osztályainak, kompenzációs módosításainak, díszítéseinek, kölcsöneinek és egyéb, a munkavállaló fizetésének elengedhetetlen részét és a munkavállaló kártérítési előzményeinek másolatát.
A bérszámfejtés tartalmazza a kormányzati formák, például a W-2, W-4 és a munkavállaló által kitöltött társadalombiztosítási forrásadatok történetét is. A fájl tartalmazza a munkavállalói juttatásokra vonatkozó információkat is, valamint engedélyezi a kifizetések visszavonását a munkavállalói bérezésből.
Munkavállalói rekordok orvosi fájljai
A munkáltató fenntartja a munkavállalói orvosi fájlt is. Az orvosi nyilvántartásban szereplő munkavállalói nyilvántartások nem állnak rendelkezésre bárkinek, kivéve az Emberi Erőforrás kijelölt személyzetét és a munkavállalót, akinek nyilvántartása a fájlban marad. Az orvosi fájlok tartalmazzák az orvosi jegyzeteket, az FMLA kérelem papírokat, a kábítószer-vizsgálati információkat, a szükséges fizikai információkat és más olyan dokumentációt, amely az alkalmazott vagy családtagja egészségére vonatkozik.
Az orvosi fájlok a munkavállalói nyilvántartások titkossága miatt a legmagasabb fokú biztonságos tárolást és bizalmas kezelést kapják. Javasoljuk, hogy az orvosi fájlokat olyan zárolt fiókokban tartsák, amelyek egy olyan szobában záródnak le, amely nem elérhető a HR kijelölt személyzetétől eltérő alkalmazottak számára.
I-9 Munkavállalói rekordok fájljai
Az I-9 fájlok olyan alkalmazotti nyilvántartásokat vezetnek be, amelyek az összes munkavállaló számára fenntartva vannak egy olyan fájlban, amely más alkalmazotti nyilvántartásoktól elkülönül.
A munkáltatók ezt a munkavállalói nyilvántartást az egyéb alkalmazotti nyilvántartásoktól elkülönítve tartják az alkalmazottak bizalmasságának fenntartása érdekében a kormányzati tisztviselők és más szervezetek számára, akik jogosultak az I-9-es munkavállalók felülvizsgálatára.
Ha az I-9-et külön helyszínen tartja, akkor biztosítja, hogy ha a szövetségi I-9 fájl áttekintését választja, a kormányzati alkalmazottak nem férhetnek hozzá a munkavállalóhoz vagy munkájához a szervezetével kapcsolatos egyéb nyilvántartásokhoz, kivéve a tényleges I-9 formában. Ezek a vizsgálatok évente növekvõek, ezért gyõzõdj meg róla, hogy alkalmazottai megfelelõen kitöltötették az I-9 formanyomtatványokat, vagy bírságok és potenciális börtönbüntetés lehet.
Hozzáférés az alkalmazottak nyilvántartásaihoz
Az alkalmazottak megtekinthetik munkavállalói nyilvántartásaikat, ha a személyzetet a szokásos munkaidőben felveszi a kapcsolattartó személyzetbe.
Egyetlen alkalmazott sem változtathat vagy távolíthat el olyan dokumentumot a nyilvántartásában, amelyet egy HR személyzet jelenlétében kell megtekinteni.
A munkavállalói személyzetnek rögzítenie kell a munkavállalói kézikönyvet, és meg kell határoznia a munkatársainak a fájlok megtekintésére vonatkozó megkülönböztetés nélkül.
Ha a munkavállaló írásbeli kérelmet küld személyi nyilvántartásainak másolatára, miután elhagyta a munkaviszonyát, akkor meg kell küldenie nekik egy példányt.
Előfordulhat, hogy találkozik egy olyan alkalmazottal, aki gyanakodik arról, hogy milyen alkalmazotti nyilvántartásokat tart meg az Emberi Erőforrás osztály. Ezek azok a dolgozók, akik a legvalószínűbbek a munkavállalói fájlok másolatának kérésére. Megkülönböztetés nélkül készítsen másolatot a fájlról és küldje el. (Valószínűleg megkapja a visszajelzéseket, hogy a munkavállaló meglepte, hogy a HR személyzete milyen kevés dokumentációt tart fenn.)
Bizonyos joghatóságok esetén jogszerű a munkatársat felszámolni a fájl másolásának és elküldésének költsége miatt.
Felelősséget kizáró nyilatkozat: Kérjük, vegye figyelembe, hogy a szolgáltatott információk, bár hiteles, nem garantáltak a pontosság és a jogszerűség szempontjából. A webhelyet világszerte közönség olvasja, a foglalkoztatási törvények és szabályok országonként és országonként eltérőek. Kérjük, keressen jogi segítséget , vagy segítséget állami, szövetségi vagy nemzetközi kormányzati erőforrásokból, hogy bizonyos jogi értelmezése és döntései helyesek legyenek a tartózkodási helyedre. Ez az információ útmutatásért, ötletekért és segítségért.