Ebben a cikkben megvizsgáljuk a rosszul teljesítő projektcsapatok kihívásait, valamint azokat a megközelítéseket, amelyeket a legfelsőbb csapatvezetők és projektmenedzserek alkalmaznak, hogy a Tuckman alakítási és ütközési szakaszán túlmutassanak az egyiknek, amely hangsúlyozza az előadást.
Tisztességes figyelmeztetés: nincs mágikus lista " csináld ezeket a dolgokat, és egy nagyszerű csapat fog megjelenni. "Ez olyan kemény munka, amely mind a tudományt alkalmazza a csoport teljesítményének mögött, mind pedig a mások mesterségében.
A küzdelemben résztvevő projektcsapatok öt gyakori hibája
Töltsön el időt a megfigyelés és a munka a projekt csapatok küzd, és akkor észrevenni sok olyan terület, ahol a kommunikáció leáll és a teljesítmény szenved. A felület alatt keressük az alulteljesítés okait, és ezek az öt közös probléma mindig felmerül.
1. Nincs egyértelmű és galvanizáló cél . A csapat résztvevői nem ismerik a projekt fontosságát és kapcsolódását az ügyfélhez vagy szervezethez. A csapat tagjai számára ez csak "egy másik projekt".
2. Az ügyfélnek nincs helye az asztalnál. Az ügyfelet körülvevő egyértelműség hiánya olyan ködös projektkörnyezetet eredményez, ahol a csapattagok a követelményeknek az időzítésig és a költségekig terjednek.
3. A projektmenedzsment jelen van, de a projektvezetés hiányzik a cselekvésben. Az értékek homályosak vagy nem léteznek. A felelősség és az elszámoltathatóság nem megfelelő. Az eszközök és a sablonok ott vannak, de a puha készségek sehol nem találhatók.
4. Gyengean definiált és tisztázatlan szerepek. A teljesítmény akkor szenved, amikor az emberek nem értik saját szerepüket, illetve a csapat tagjai által játszott szerepeket.
5. Túl sok olyan projektre, amelyek túl kevés forrást kerestek. A mai mátrixkezelési stílushoz tartozó szervezeteknél a csoport tagjai gyakran több kezdeményezésre oszlanak el. Amikor a projektek szaporodnak, mint a nyulak reprodukálása, a túlzsúfolt csapat tagjai küzdenek a fókuszálás és a legjobb munkájuk érdekében.
Nyolc intézkedés, amelyeket meg kell tennie egy nagy teljesítményű projektcsapat létrehozásához:
Bár jó lenne azt hinni, hogy egyszerű ellenőrző lista van a nagy teljesítményű csapat építéséhez, az élet, a projektek és az emberek nem olyan egyszerűek. Az alábbi javaslatok inkább "a sikerhez szükséges minimumkövetelmények", mint amennyit "csinálnak, és minden működni fog." Emlékezz, hogy a nagyszerű csapatok építése az emberi pszichológia és az idegtudomány tudományának és a vezetés művészetének keveréke. Használja az ötleteket a jó egészségben, mint a saját nagy teljesítményű csapatfejlesztés alapjaira!
1. Kapcsolja be a projektet egy epikus küldetésbe! Vegyünk egy vezetői leckét a videojátékok világából, és győződjünk meg arról, hogy a csapat tagjai hiper-tudatában vannak a missziójuk természetének, valamint az ügyfél (ek) nek, a szervezetnek és a szakemberek fejlődésének fontosságának. Minden projektet a csapattagok számára fel kell tekinteni, hogy felkészülhessenek a képességek felhalmozására, új készségek fejlesztésére és tanulására.
A kreativitással a legkisebb kezdeményezések egy nagyobb küldetés részeként is elhelyezhetők.
2. Ismertesse és alkalmazza az SCARF modellt az idegtudomány világából. Ez a rövidítés jelentése: státusz, bizonyosság, autonómia, rokonság és méltányosság. Minden, a csapat struktúrájáról és irányításáról mindenképpen meg kell erősíteni ezeket a kritikus személyes kérdéseket az egyes csapattagok számára. A hatékony projektvezető gondos figyelmet szentel ezeknek a tulajdonságoknak és struktúrákat a viselkedésében, hogy megerősítse a projektcsapat minden egyes személyének pozitívumait.
3. Vegyen részt egy fontos vezetői leckében a veszélyes helyzetekben vezető kutatásokból . A csapattagoknak bízniuk kell abban, hogy a csapatvezető gondoskodik minden csapat tagról, és kritikusan összpontosítja biztonságát és sikerét. Mint a csapat vezetője, kérdezzen és válaszoljon: " Miért fognak a csapat tagjai megbízni abban, hogy biztonságba és sikerre vezessek?" Aztán határozza meg a mindennapos viselkedésformákat, hogy megerősítse elkötelezettségét velük szemben.
4. Győződjön meg róla, hogy az ügyfél az első naptól és minden későbbi találkozó alkalmával jelen van . Nem tudja elindítani a projektet, ha az ügyfelek nézőpontja tisztázatlan. Akár sajátos célközönségre, akár általánosabb célcsoportokra összpontosít, kezdeményezései vannak olyan technikákkal, amelyeket alkalmazhat az egyértelműség érdekében. Az új ügyfelek elfogadását célzó új termékfejlesztési kezdeményezésekhez részletes ügyfél-személyeket kell létrehozni minden egyes típus esetében. Nagy építkezési vagy fejlesztési erőfeszítések esetén biztosítsa, hogy az ügyfelek képviselője része legyen a projektek felderítésének és jóváhagyásának. Olyan helyzetekben, amikor az ügyfél fizikailag nem jelenhet meg, egyes csoportok létrehoznak egy proxyot - egy kivágást vagy egy kitömött állatot - amely minden ülésen foglal helyet. A csoportnak minden kérdésre meg kell kérnie és meg kell próbálnia válaszolni: "Mit fog mondani az ügyfél ezt a kérdést?"
5. A csapat tagjai meghatározzák a szerepkört. A csapat minden tagjának kérdeznie kell és válaszolnia kell: " A projekt végén mit fognak felmutatni a csapattagok?" Megosztja és megvitatja és meghatározza a válaszoknak megfelelő szerepleírást.
6. Tanítsd meg csapataidnak ezt a két kritikus képesség készletét: hogyan kell beszélgetni és hogyan kell eldönteni . A csapatalakítási folyamat korai szakaszában meghatározza az interperszonális kommunikációra vonatkozó várakozásokat, és biztosítsa az elszámoltathatóság megerősítését. A csoportbeállításoknál tanítsa meg a csapatot, hogy vizsgálja meg a problémákat olyan facilitációs megközelítéseken keresztül, amelyek a csoport szürke tárgyát egy adott témára összpontosítják. Tanítsd meg őket, hogy elemezzék az érzelmeket, kockázatokat, ötleteket és információs kérdéseket, és kezeljék mindegyiket külön-külön, mielőtt az ítéletre rohanna. A döntéshozatalhoz segítséget nyújt a csapatok, hogy megtekinthessék minden egyes nagy választékot több szempontból (keretek), és megtanítsák őket, hogy értékeljék az egyes döntésekhez több lehetőséget. Ezeket a készségeket nem tanítják a projekt menedzsment programjaiban, és nem feltétlenül szükségesek a szakmai tanúsítás részeként, mégis elengedhetetlenek ahhoz, hogy segítsen a csapatnak együttműködni.
7. A csapat edzéseinek kihasználása. A coaching egy hatékony eszköz a csapat teljesítményének támogatására, és gyakran kevéssé használják fel. Külső vagy belső erőforrásokat használhat ehhez a szerephez, bár az edzőnek objektív kívülállónak kell lennie, aki képes észrevenni és nyílt, viselkedési visszajelzéseket adni a csapat teljesítményéről és hatékonyságáról. Az edző felbecsülhetetlen értékű erőforrás a fenti 6. pontban leírt vita- és döntéshozatali folyamatok lefutásának és felismerésének segítésében. Kihasználja az edzőt, hogy kihívja a feltételezéseket, és figyeljen a különböző csoportos elfogalmakra, beleértve a groupthinket.
8. Küzdjünk keményen a csapattagok idejének és figyelmének. Nagy projektvezetők keményen dolgoznak csapat tagok nevében annak érdekében, hogy képesek legyenek összpontosítani és a legjobb munkájukat elvégezni. Projektvezetőként ez azt jelenti, hogy szervezeti politikával kell részt venni más projekt- és funkcionális vezetőknél, és a csapat tagjai nevében tárgyalni kell. Az Ön érdekképviselete és az a képesség, hogy kölcsönösen támogatják más projektvezetők számára a saját erőforrásigényeiket, kritikusnak bizonyulhatnak a rövid távú csapat teljesítményében és a hosszú távú sikerekben.
A Bottom line for Now:
Ha a projektcsapat teljesítményét a véletlenre hagyja, nem valószínű, hogy nagy teljesítmény fog megjelenni. Tekintettel a projektek fontosságára munkahelyünkön, a projektvezetők jóváhagyása és szponzorálása a csapatvezetőkhöz, a projektmenedzserekhez és a csapat tagjaihoz mindenkit érdekel az eredmény. Keményen dolgozik a projektmenedzser vagy a csapat tagjaként betöltött pozíciójától, hogy biztosítsa a fentiekben ismertetett eszközök és ötletek jelenlétét, és a nagy teljesítményű csapat létrehozásának esélye jelentősen javul.