Bár ez a meghatározás bonyolultnak tűnhet, a projektmenedzsment megbízói valójában a józan ész és a gyakorlatiasság gyökerei.
Akár projektmenedzsmentet kíván nyújtani ügyfeleinek, vagy a cél az, hogy projektmenedzserévé váljon, lépésről lépésre fontolja meg a projektmenedzsment alapjait. Mielőtt elkezdené, állapítsa meg, hogy az Ön által kínált szolgáltatás (vagy az Ön által átvett megbízás) valóban egy projekt.
Általános menedzsment versus projektmenedzsment
Hogyan döntesz el, hogy valami vagy nem projekt? Ennek lebontása érdekében válassza el a menedzsment két különböző területeit a funkcionális (vagy általános) menedzsment és a projekt menedzsment részeként.
A funkcionális vagy általános irányítás egy feladat folyamatos működése. Az egyik példa lenne, ha Ön egy technológiai vállalat tulajdonában van, és rendelkezik olyan ügyfélvel, amelyhez tartalék támogatást nyújt, és folyamatosan kezeli éves számlájukat a kiszolgálók biztonsági mentésével és heti aktuális jelentés elkészítésével. Ha ezt öt éven át megteszed, és megújítható szerződést kötöttél az ügyféllel, a munkád folyamatos, ezért általános vagy funkcionális.
Ha azonban ügyfele egy új tartalomkezelő rendszert szeretne bevezetni, és egy évre van szükségük az új rendszer kifejlesztésére, és felkéri Önt, hogy vezesse a fejlesztést, az ügyfelek egy projektben vesznek részt.
Hasonlóképpen, ha humán erőforrással dolgozik, és az Ön feladata az osztály költségvetésének kezelése és a junior munkatársak felügyelete, akkor van egy funkcionális munkája, mivel ez egy folyamatos munka, amelynek nincs meghatározott befejezése.
Másrészről, ha ugyanaz a HR-munka és az Ön osztályának igazgatója kéri Önt, hogy hajtson végre egy új toborzási programot (és megadja neked a határidőt és a költségvetést), és a projektmenedzserré teszi, akkor ez egy projekt, mert van egy kezdő és befejező dátum, és a feladat csak egyszer megy végbe.
A projekt bemutatása három részre
Most, hogy megérted, mi képezi a projektet, jobban megnézheti a projektmenedzsmentet. Például a toborzó program használatával, most, hogy tudja, hogy szükség van egy projektre, a következő lépés körvonalazza a szükséges hatókört, időt és költségvetést.
A projektmenedzsment a felvételi programprojekt projektköreinek, költségvetésének és idejének tervezése, szervezése és ellenőrzése. A projekt megjelenítéséhez egyszerű piramist rajzoljon. A piramis minden vonala egy projekt három fő részének (azaz hatókörnek, időnek és költségvetésnek) egyike. A piramis közepén lévő üres hely a leszállított termék minősége . A piramis fontos eszköz arra, hogy szem előtt tartsa a projektet, mert mivel a három fő részed nő vagy zsugorodik, a termék minősége érinti.
A projekt hatóköre
A hatókör meghatározása gyakran a projektmenedzsment legnehezebb és összetett része.
A projekt részletei általában kezdetben ismeretlenek, így a projekt végrehajtásához szükséges tevékenységek és feladatok becslése gondoskodik. Az alkalmazási kör az összes olyan tevékenységet és feladatot foglalja magában, amelyet a végtermék előállítása érdekében végezni fog. A projekt hatókörének meghatározása segít meghatározni a projekt befejezéséhez szükséges időt és költségkeretet. Egy jó módja annak, hogy egyszerűen írja le, mit gondol, szükséges a feladat befejezéséhez. Ezután konzultáljon másokkal, hogy átfogó képet kapjon az összes tevékenységről.
A projekt időtartama
Miután létrehozta a kezdeti hatókört, elkezdheti hozzárendelni az egyes tevékenységekhez és feladatokhoz szükséges időt, továbbá, hogy a projektek nagyobb képet jelenítsenek meg. Kérdezd meg magadtól, hogy mely tevékenységek fognak történni egyszerre, és amelyek soron következnek.
Szorosan figyeljen arra, hogy hány ember fogja átvizsgálni a projekt tevékenységét, mert ez befolyásolja a lépés befejezéséhez szükséges időt. Meglepő, hogy mennyi ideig lehet egy egyszerű feladat, amikor három embernek felül kell vizsgálnia. Az összesített tevékenységek és feladatok elvégzéséhez szükséges idő kiszámítása után készen áll a projektcsapat létrehozására a követendő projektcsapat számára.
A projekt költségvetése
Ezen a ponton meghatározták, hogy milyen (hatókörű) és egy projekt hosszúsága (idő), itt az idő a költségvetés meghatározására. Annyira, mintha egy projekt időtartamát kiszámolnánk, akkor gyakran konzultálnia kell másokkal, beleértve az osztályvezetőket is, hogy pontos költségvetést határozzanak meg. A költségvetés több szempontból is magában foglalja, beleértve a vállalt tevékenységekben részt vevő emberek és anyagok használatát, és mennyi ideig szükségesek (pl. Az emberek), valamint a felhasznált anyagok.
A kommunikáció kulcsfontosságú
Gyakran előfordul, hogy egy ügyfél (vagy főnök) egy projektet előre meghatározott időn belül és költségvetésben szeretne végrehajtani anélkül, hogy figyelembe veszi a projekt hatókörét. A probléma ezzel az, hogy szinte mindig a projekt hatókörét nem lehet ésszerűen teljesíteni az idő és a költségvetési korlátok miatt. Következésképpen a projektmenedzsment egy része a projekt hatókörének feltételeit tárgyalja ügyféllel vagy főnökkel. A tárgyalási folyamatban, valamint a projekt teljes hosszában a jó egyértelmű kommunikáció az egyetlen legfontosabb készség, amire szüksége lesz. Minél pontosabban kommunikálsz a kihívásokat az út mentén, annál boldogabb lesz az ügyfeled vagy a főnöke.