Az első projekt sikeres kezelése

Gratulálok! Ön éppen egy fontos új projektért felelős. Nyilvánvalóan a főnököd ezt a lehetőséget kínálja, mint a készséged bizalmának megszavazása. És amíg izgatottak vagyunk, ez az első alkalom, hogy felelős egy átfogó projektért, és ez egy kicsit ijesztő

Számtalan kérdés merül fel a fejében:

• Hogyan kezdjem el?
• Milyen lépések szükségesek ahhoz, hogy a projekt az iniciálásról a lezárásra kerüljön?

• Hogyan építhetek egy nagy teljesítményű projektcsapatot?
• Ki kérhetek segítséget ebben a folyamatban? Van egy végrehajtó szponzor?

Ez a bejegyzés célja, hogy segítsen bárkinek új projektek , bizottságok vagy csoportos kezdeményezések vezetésében egy olyan tevékenység számára, amely egyedülálló a szervezet számára. Függetlenül attól, hogy ünnepi pártot szervez vagy új termékfejlesztési kezdeményezéseket vezet be, a projekt menedzsment eszközei és folyamatai sokkal nagyobb valószínűséggel járnak.

Először is, értsd meg a projekt folyamatának 5 szakaszát:

Miközben bátorítok benneteket, hogy részletesebben olvassa el mind az öt szakasz részleteit, tudjátok, hogy ezek:

1. Kezdés: a projekt elindítása .
2. Tervezés: a projekt teljes munkájának megtervezése.
3. Végrehajtás: ténylegesen elvégzi a munkát.
4. Kezelés és ellenőrzés: a projekt során végzett munkák teljesítése az előrehaladás nyomon követéséhez.
5. Zárás: a projekt befejezése és átadása, valamint a csapat elnapolása.

Ezek a lépések azonosak minden projekt esetében.

13 A projekt alapvető lépései Novice:

1. Határozza meg a körzetet: Az egyik és legfontosabb lépés bármely projektben meghatározza a projekt hatókörét . Mit érdemes elérni vagy létrehozni? Mi a projekt célja? Ugyanilyen fontos meghatározni azt, ami nem része a projektnek. Ha nem kap elegendő definíciót a főnöktől, tisztázzátok magatokat, és küldje vissza az emeletre megerősítésre. Miközben a példa kissé le van zárva az üzleti témáról, mindannyian egy esküvői fogadásra vonatkozhatunk. Az esküvői fogadás megtervezésénél célunk lehet: 100 fő befogadására alkalmas esküvői fogadás készítése, vacsorával, nyitott bárral, esküvői torta és élő zenekar egy bizonyos időpontban történő tánczással, amelynek költsége nem haladhatja meg a 20 000 dollárt.

1. Határozza meg az elérhető erőforrásokat: Milyen eszközöket, pénzt és pénzt kap az Ön rendelkezésére a projektcélok elérése érdekében? Mint projektmenedzser, általában nem lesz közvetlen irányítása ezeknek az erőforrásoknak, de a mátrixkezeléssel kell azokat kezelni.
2. Az idővonal megértése: Mikor kell befejezni a projektet? A projektterv fejlesztésénél némi rugalmassággal rendelkezhet a projekt időtartama alatt, de a határidők általában rögzítettek, például az esküvői fogadás esetén. Ha úgy dönt, hogy túlórákat használ az ütemtervnek való megfeleléshez, akkor ezt a költségvetés korlátozásaival szemben kell mérlegelni.
3. Összegyűjtsd a projektcsapatodat: Szerezd meg az embereket a csapatodba, és indítson párbeszédet. Ők a műszaki szakértők. Ezért működött a funkcionális felügyelő a projekthez. Az Ön feladata a csapat irányítása.
4. Részlet a munka, 1. rész: Melyek a főbb darabok vagy összetevők, amelyeket meg kell hozni a projekt befejezéséhez? Például egy esküvői fogadás magas színvonalat követel: egy fogadóterem, egy élelmiszer, egy ital, egy torta, a vendégek és a szórakozás. Természetesen mindegyik nagyobb tétel több további tételre bontható. Ez a következő lépés.
5. Részlet a munka, 2. rész: A fenti esküvői fogadási példánkban valószínűleg van egy csapat vagy egy személy, aki felelős a különböző összetevőkért. Munka a csapattagokkal, hogy pontosítsa az egyes fontos elemek eléréséhez szükséges részleteket. Az élelmiszerekkel foglalkozó személynek meg kell értenie az opciókat, a költségkorlátokat és a hatóköröket elérő választásokat . Sorolja fel a kisebb lépéseket mindegyik nagyobb lépésben. Hány szint mélyen megy több és részletesebb lépések függ a méretétől és összetettségét a projekt.

1. Előzetes terv készítése: Összeszedje az összes lépését egy tervbe. Ennek megfelelő módja az, hogy egy precedens táblát használjon, amely meghatározza, hogy mely elemeknek kell megelőzniük az egyéb elemeket. A formális projektmenedzsment gyakorlatok a hálózati diagramnak nevezett fejlesztését és a kritikus utat azonosítják. Bár ez túlléphet az Ön igényein vagy tudásszintjén, a legfontosabb feladat a tevékenységek megfelelő sorrendbe állítása, majd erőforrások elosztása a tevékenységekhez. Kérdezd meg a következőket: Mi történik először? Mi a következő lépés? Mely lépések történhetnek egyszerre különböző erőforrásokkal? Ki fog tenni minden egyes lépést? Mennyi időbe telik? Számos kiváló szoftvercsomag áll rendelkezésre, amely automatizálja a részleteket az Ön számára. Kérdezd meg másoktól hasonló álláspontokat, hogy mit használnak.
2. Létrehozza a kiindulási tervet: Kapjon visszajelzést az előzetes tervéről a csapata és bármely más érdekelt féltől. Állítsa be a határidőket és a munkarendeket, hogy illeszkedjen a projektbe a rendelkezésre álló időbe. Végezze el az alapterv készítéséhez szükséges előzetes kiigazításokat.

1. A projektjavítások kérése: Sajnálatos módon nincs elég idő, pénz vagy tehetség a projekthez. Az Ön feladata, hogy többet tegyen a korlátozott erőforrásokkal, mint az emberek elvárják. Azonban gyakran vannak olyan határértékek, amelyek egyszerűen irreálisak. Meg kell tennie az ügyet, és be kell mutatnia a főnökének, és kérnie kell ezeket az irreális korlátokat. Kérje meg a változtatásokat a projekt elején. Ne várjon addig, amíg nem baj, hogy kérje a szükséges változtatásokat. Ha azonban projektje esküvőt foglal magában, akkor ne számítson sikeresnek, és kérjen számos jelentős változást.
2. Tervezd meg a terveidet, de ne halj meg róla: Fontos a terv készítése, de a terv megváltoztatható. Van terved minden nap reggeli munkára. Ha egy kereszteződést baleset blokkolja, megváltoztatja a tervet, és más módon megy. Ugyanezt tegye a projekt terveivel is. Módosítsa őket szükség szerint, de mindig tartsa szem előtt a hatókört és az erőforrásokat.
3. Figyelje figyelemmel a csapatod fejlődését: A projekt kezdetén kevés előrehaladást fog elérni, de kezdje el figyelni, hogy mindenki mit csinál. Ez megkönnyíti a problémák elkapását, mielőtt azok problémává válnának.
4. Minden dokumentum: nyilvántartást vezet. Minden alkalommal, amikor megváltoztatja az alaptervét, írja le, hogy mi a változás, és miért volt szükség. Minden alkalommal, amikor új követelményt adnak a projekthez, írja le, honnan származik a követelmény, és hogyan módosította az idővonalat vagy a költségvetést. Nem emlékszel mindent, ezért írd le őket, így fel tudod keresni őket a projekt befejezésének felülvizsgálatakor, és megtanulod tőled.
5. Mindenkit tájékoztatni kell: Minden projektpartneret folyamatosan tájékoztatni kell a haladásról. Tájékoztasson a sikerről, miközben minden egyes mérföldkőt befejez, és tájékoztassa őket a problémákról, amint felbukkan. Továbbá tájékoztassa a csapatát. Ha a változtatásokat figyelembe vesszük, közölje velük a csapatot a lehető legtávolabb. Győződjön meg róla, hogy a csapat minden tagja tisztában van azzal, amit mindenki más tesz.

Alsó vonal

Nem kell formális projektmenedzsernek lenni ahhoz, hogy egy projekt kezdeményezést vezessen. Azonban a projektmenedzsment eszközeit és logikáját kell alkalmazni a célok tisztázása, a munka részletezése, csapatépítés, valamint a munka végrehajtása és ellenőrzése során. A siker legjobbja!