A gondosan megtervezett projekt hatóköre:
A gondosan meghatározott alkalmazási utasítás a projekt sikerének kritikus tényezője és a hatékony projektmenedzsment gyakorlatának szerves része . Előnyök:
- A nyilatkozat lehetővé teszi a projektcsapat és az ügyfél (ek) számára, hogy közös képet kapjanak a projekt várható jellemzőiről, minőségéről és időzítéséről.
- A projektcsapat lehetővé teszi a projektcsapat számára, hogy egyértelműen azonosítsa és részt vegyen az érdekelt felekkel: olyan egyénekkel vagy csoportokkal, akiket a projekt érinti, és támogatást és bevonást nyer.
- Az alkalmazási kör arra szolgál, hogy a csapat tagjai csak az ügyfél igényeinek megfelelő munkára összpontosítsanak.
- Ha olyan változtatásokat javasolnak, amelyek meghaladják az eredeti hatókör határait, akkor az utasítás a módosítások becsléséhez és módosításához szükséges útmutatásként szolgál. Ha a változásokat az összes érdekelt fél elfogadja, az alkalmazási kört felül kell vizsgálni.
A projekt körének létrehozása:
A projektmenedzser a csapattagokkal, az ügyfelekkel, a végrehajtó szponzorral és a legfontosabb érdekeltekkel együttműködve megpróbálja megérteni és leírni a projekt kezdeményezéshez szükséges eredményeket, gyakran hivatkozva a kiadványra. Ez a kiadás olyan költségeket vagy elfogadható költségtartományt tartalmaz, amelyet a tevékenységek tervezése és becslése során érvényesítenek.
Meghatározza továbbá a kulcsfontosságú jellemzőket, valamint a projekt végleges megvalósításának határidejét. Miután az ügyféllel, a projektmenedzserrel, a projektcsapattal és a végrehajtó szponzorával egyetértett, az ennek a könyvelési nyilatkozatnak minden változtatását gondosan ellenőrzött és dokumentált változási folyamat segítségével kell végrehajtani.
A projekt hatóköre hatása a többire:
Miután az alkalmazási kört vagy a dokumentumot elfogadták, az érintett munkacsoportok a nyilatkozatban szereplő információkat használják saját munkájuk, időzítésük és költségeik becsléséhez. Minél pontosabb és pontosabb az alkalmazási kört, annál valószínűbb, hogy a munkacsoportok pontos becsléseket és erőforrás-követelményeket fognak készíteni.
A projekt hatóköre megállapításai azonosítják, hogy mi nem szerepel a kezdeményezésben:
Nem ritka, hogy a projekt hatóköre dokumentumban felsorolják azokat a konkrét tételeket is, amelyek nem tartoznak a projekt hatókörébe, és ezért kizárják a kézbesítendő munkából. Például egy ház építésére irányuló projekt előírhatja, hogy a környezetvédelmi engedélyek beszerzését a tulajdonos köteles elvégezni, és kívül esik a ház építtetőjének projektkörén.
A gyengén épített projekt hatása:
A projekt körüli átláthatóság hiánya a projekt stresszének és kudarcának közös forrása.
Egy homályos vagy kétértelmű hatókört tartalmazó dokumentum sok kérdést nyit meg a vitához és a tájékozatlan megítélési felhívásokhoz, amelyek befolyásolják a kezdeményezés jellemzőit, minőségét, időzítését és költségeit.
Egy másik kihívás, amely a bizonytalan alkalmazási kört és a gyenge változási folyamatokat illeti, az úgynevezett hatókörtörés. A szegmens kúszása akkor következik be, amikor az ügyfél kéréseit és a munkacsoportok további funkciókat adnak a szállítmánynak, az eredeti terv szándékán vagy határain túl.
A hatókör megváltoztatása:
Míg a gyakori hatókörű változtatások késleltetik a projekt befejezését és potenciálisan jelentős költségeket jelentenek, vannak olyan helyzetek is, ahol szükséges és ésszerű a hatókör módosítása. A projektmenedzserek egy olyan "változáskezelési" folyamatra támaszkodnak, amely azonosítja a kért változást, felülvizsgálja az összes megfelelő időt, költséget és munkateher becslést, és újból értékeli a projektet az új kockázatok miatt.
Általában a projektmenedzser és a végrehajtó szponzor végleges döntést hoz az alkalmazási kör megváltoztatásáról, miután a helyzetet teljes mértékben elemezték. A változtatásokat döntésnaplóban dokumentálják, majd kommunikálnak a nagyobb projektcsapattal.
Szintén ismertek projektkövetelményekként, projektcélokként
Példák: A projekt hatóköre egy egyoldalas weboldal biztosítása volt, amely megfelel a projekt előírásainak, 2 héten belül.