Formális projektek kövessék a következő öt szakaszbeli folyamatot
- Kezdeményezés: projektcsapatképzés, projekt chartering és kick-off.
- Tervezés: a projekt hatókörének véglegesítése, a részletes munkamegosztás meghatározása, a kockázatértékelés, az erőforrásigény azonosítása, a menetrend véglegesítése és a tényleges munka előkészítése.
- Végrehajtás: a projekt meghatározása és terjedelme által megkövetelt tényleges munka elvégzése.
- Monitor és ellenőrzés: a végrehajtás során a források és a költségvetések tényleges irányítása , jelentése és ellenőrzése.
- A projekt zárása: a projekt megvalósítása, a tanulságok értékelése, a projektcsapat elnapolása.
A hagyományos projektfolyamat
Függetlenül attól, hogy a projekt nagysága milyen mértékű, a szakaszok közötti mozgás megegyezik. A projektet kezdeményezik vagy elindítják egy charterrel, amely azonosítja a projekt menedzsert, és leírja a projekt fontosságát.
Miután a projekt megkezdődött, a tervezési fázisba kerül. Itt a központi és munkacsoportok azonosítják a szükséges munkát a projekt hatókörének elérése érdekében, és becsléseket és értékeléseket készítenek az idő, a költségek, az erőforrások és a kockázatok tekintetében.
A tervezési fázis után a munka megkezdődik és meghatározott sorrendben megy végbe, amely ahhoz szükséges, hogy az elődtől vagy az előző tevékenységektől az utódkövető tevékenységekre lépjen.
A projektfüggések fontos szerepet játszanak ebben a fázisban.
Míg a végrehajtás folytatódik, a projektmenedzser és a csapat tagjai nyomon követik, jelentik és irányítják az egész projektet, különös tekintettel a kritikus útvonalakra. Ez a munka addig folytatódik, amíg a végrehajtási fázis befejeződik, és a projektet átadják az ügyfélnek.
A végső fázis, a projekt szoros, magában foglalja a kézbesítés befejezését, a tanulságok felmérését és a projektcsapat feloldását annak érdekében, hogy a tagok továbblépjenek a következő kezdeményezésre.
Agilis vagy iteratív fejlesztés típusú projektek esetén a tervezés és kivitelezés rövid idő alatt vagy sprintben történik, a szakaszok megismétlésével, amíg a projekt befejeződik az ügyfél elégedettségéhez.
Részletes ismertetés minden szakaszban
Megvalósítás: A szilárd projektek kezdeményezése nem csak a projekt sikerét hozza fel, hanem minden jövőbeli szakasz számára is megalapozza az alapjait. A kezdeményezés során megkapja a projektcsapat tagjait, röviden tájékoztatja őket a projekt általános céljairól, és kérdezze meg az ügyfelet vagy a projekt tulajdonost a lehető legtöbb kérdéssel, hogy hatékonyan tervezhesse a projektet. Nagyszerű idő, hogy csapatépítő lelkesedéssel építsd el a projektet, és gyűjtsd össze az utolsó pillanatok részleteit, amelyek befolyásolhatják a projekttervezést. További lépések:
- Tulajdonosi elemzés
- Végrehajtó szponzor kijelölése
- Charter dokumentumfejlesztés és kommunikáció
- Formális kick-off találkozó
Tervezés : Miután beindította a projektet, és összegyűjtött minden releváns információt, akkor elkezdi tervezni a projektet. A tervezési szakasz a projekt méretétől, a szervezéshez szükséges mennyiségtől és a csapat méretétől függ.
A tervezés végeredményének egyértelmű projekttervnek vagy ütemtervnek kell lennie, amelyből mindenki követi a hozzárendelt feladatokat. Egy projekttervezés, például a Microsoft Project vagy a Basecamp használata rendkívül hasznos egy projekt tervezésénél. Ha nem fér hozzá ehhez a programhoz, akkor készíts egy ingyenes online projektet az ingyenes projekttervezéshez. Annak ellenére, hogy egy projekttervezési program használata hasznos, nem mindig szükséges. Az Excel és a Word használata a terv létrehozásához és a csapat kommunikálásához ugyanolyan hatékony. A tervezési fázis konkrét feladatai a következők:
- Kommunikációs terv létrehozása a különböző érdekeltek számára
- Részletes munkamegosztási struktúra kidolgozása.
- A kritikus út azonosítása.
- A projekttervben szereplő erőforrások ábrázolása és a munka sorrendjének finomítása a projekt függőségeken és erőforráskorlátokon alapulva.
- Részletes ütemterv kidolgozása.
- A kockázatok felmérése és a kockázati prioritások és a kockázatcsökkentési terv kidolgozása.
Végrehajtás: Most, hogy szilárd projekttervvel rendelkezik, a csapat elkezdheti végrehajtani a projektet a hozzárendelt feladatokkal szemben. Ez a színpad, ahol mindenki ténylegesen elkezdi a munkát. Önnek hivatalosan el kell kezdenie a végrehajtás színpadát személyes megbeszéléseken, hogy mindenki megkapja mindazt, amire szükségük van ahhoz, hogy elkezdhesse a projekt részének végrehajtását. A csapat elindítása a helyes úton a projekt sikerének szerves részét képezi, így világosan megfogalmazza az ütemtervet és a kommunikációs tervet.
Monitor és vezérlés: Amíg a projekt a végrehajtási szakaszban van, elkezd figyelni és ellenőrizni, hogy a terv szerint haladjon. Számos mód van a projekt felügyeletére és ellenőrzésére. Rendszeres check-inek a csapatvezetőkkel, napi "stand-up" szervezéssel vagy több formális heti állapotfigyeléssel hatékonyak. Az ilyen találkozókból vagy kommunikációs csatornákból származó információk tájékoztatják a visszacsatolási hurkot és végül a projekthez szükséges átrendezéseket és kiigazításokat. További fontos tevékenységek ebben a szakaszban a következők:
Tartsa be az előre meghatározott kommunikációs tervét, hogy biztosítsa az érdekelt felek figyelmét a projekt állapotára.
A munkacsoportok és a munka tevékenységének ellenőrzése a kritikus úton.
Olyan lehetőségek azonosítása, amelyek javítják az ütemterv szerinti teljesítményt a gyors nyomon követéssel vagy a tevékenységek párhuzamos végrehajtásával vagy szükség esetén ütemezésével erőforrások hozzáadásával.
A tényleges és a tervezett költségek figyelemmel kísérése.
Bizonyos esetekben megfigyelés, kiszámítás és jelentések készítése a projektterv alapján.
A kockázatok figyelemmel kísérése és mérséklése és szükség esetén a kockázati terv finomítása.
Projekt bezárása: Miután a projekt összes részlete és feladata teljes és az ügyfél vagy a projekt tulajdonosa jóváhagyta; akkor végre bezárhatja a projektet. A projekt lezárása ugyanolyan fontos, mint annak megkezdése, tervezése és végrehajtása. Szeretné dokumentálni az összes információt a projektből és megszervezni azt, hogy szükség esetén visszatérhessen hozzá. Szintén jó ideje tartani a halálos áldozatot a projekten, hogy minden csapattag tükrözhesse, mi történt a projekt során, vagy rosszul ment. Azt is dokumentálni kell, hogy az eredményt megoszthassák más projekt tagokkal és egy projekttörténeti mappába helyezhessék be. Végül fontos, hogy hivatalosan feloldjuk a projektcsapatot, amely visszajelzést és teljesítményértékeléseket biztosít, amint azt a cég politikája is jelzi.
-
Frissítve: Art Petty