A projektek definíció szerint átmeneti és egyedi kezdeményezések, ellentétben a rendszeres műveletekkel. És miközben sok vállalat támaszkodik a képzett, tanúsított projektmenedzserekre, hogy kezdeményezéseiket vezethessék, a projekt készségei egyre nagyobb szükség van minden szakember számára.
Ez a cikk bemutat egy projektet egy olyan szakember számára, aki érdeklődik a szakmai projektmenedzserek számára olyan jól bevált gyakorlatok elfogadásában.
Szánj időt arra, hogy valóban meghatározzuk és tervezzük a projektet:
A projektvezetők megértik, hogy a teljes projekt időtartama egy hefty részét a tervezés során költik el. Sokan közülünk hajlamosak vagyunk elindulni a munka elkezdéséhez, amely a projektek világában hasonló ahhoz, hogy elolvassa az utasításokat az új, az Ön által "vásárolt" kiskereskedők által vásárolt új bútorokról. Valószínű, hogy az utasítások elolvasása nélkül a munkához szükséges rohanás komoly problémákat okozhat egy adott pillanatban.
Ahelyett, hogy egyenesen a munkába rohanna, fontos néhány fontos kérdés:
- Pontosan mit csinálsz? Légy a lehető legpontosabb.
- Mikor kell kitölteni?
- Milyen erőforrásokat (embereket, felszerelést és költségkeretet) szerezhet a projekt befejezéséhez?
A fenti három tétel a hatóköri nyilatkozat alapvető elemei . Minden projektvezető munkáját a munka megkezdése előtt pontosítja.
A Társaság Ünnepi Párt Kezdeményezése:
A vállalati ünnepi párt mintapéldánya a következőképpen szólhat:
Célunk, hogy tervezzünk és szállítsunk egy vállalati ünnepi partyt 100 alkalmazottra és jelentős másokra december végéig, olyan költségek mellett, amelyek nem haladják meg a 10 000 dollárt. Tervezésünk és koordinációnk a 4 tagú bizottságból áll, melyet a vezérigazgató felügyel. A párt tartalmaz egy nyitott sávot, bevont étkezést, desszertet és szórakozást.
Csak annyi időt vesz igénybe, hogy az egyszerű, de fontos kijelentés kézben tartásával hatékony útmutatást nyújtson a projektben résztvevő csapat számára. Mindenki megérti a projekt természetét, az időkeretet, az erőforrásokat és a költségvetést.
Szakítsa meg a körzetet a diszkrét munkacsoportokba:
A projektmenedzserek valami úgynevezett munka bontási struktúrát hoznak létre, hogy világosan és érthetően lehessen leírni a projekt összes munkáját, amelyet egy adott időszakon belül valakinek ki kell töltenie. A saját helyzetében a munka bontása magában foglalhatja a következőket:
- A hely azonosítása.
- Erősítse meg a szoba rendelkezésre állását és zárja be a letétet.
- Válassza ki az étkezési lehetőségeket.
- Erősítse meg a sávot és a sávot.
- Határozza meg a desszert lehetőségeket.
- Hozzon létre és terjesszen meghívókat az ételspecialitásokkal kapcsolatban.
- Végezze el az élelmiszerválasztást a visszatért meghívások alapján.
- Döntse el a szórakozás típusát.
- Szórakoztató lehetőségek áttekintése és kiválasztása.
- Erősítse meg az étkezőhelyiséget.
- Vásárlási asztal ajándékok a vendégek számára.
- Koordinálja és rendezi az eseményt.
A projekt menedzserei a projekt munkájának bontását fejlesztenék, anélkül, hogy fontolóra venék az erőforrásokat vagy az időzítést, hanem inkább az ötletbörze formátumban. Miután meghatározták a projekt hatókörének eléréséhez szükséges összes munkát, itt az ideje, hogy rendben tartsuk, hozzárendeljük a felelősséget, és kérjünk időt és költségbecslést a csapattagoktól.
A projektterv elkészítése a munkamegosztásból:
Miután befejezte az előző oldalon azonosított munkamegosztást, mostantól:
- Győződjön meg róla, hogy a projekt hatókörének eléréséhez szükséges főbb elemeket azonosították.
- Győződjön meg róla, hogy ki fogja kezelni a munkaterületeket, és hozzon létre felelősségi mátrixot, amely felvázolja a felelős fél főbb munkatehetőségeit.
- Kérje meg, hogy minden csapat tag áttekintsék feladataikat, azonosítsa az idő- és költségbecsléseket, jegyezze fel a határidőket, foglalja össze az erőforrásigényeket és gondoskodjon arról, hogy alaposan értékeljék az általuk felelősségre vonható munkát.
Miután a fenti lépések befejeződtek, a projektcsapatnak együtt kell működnie az események megfelelő sorrendbe rendezéséhez, figyelembe véve az erőforrások ütközését vagy a lehetséges ütemezési kihívásokat. Megjegyzés: egy projektmenedzser elvégezné ezt a lépést egy hálózati diagram kidolgozásával , a kritikus útvonal kiszámításával, majd az erőforrások ütemezésével, gyakran számítógépes szoftver segítségével.
Az informális módszereket alkalmazó kisebb projekt esetében mindössze annyit kell tennie, hogy egy egyszerű post-it note típusú megközelítés a sorozatban szereplő elemek feltüntetésével. Ez a folyamat lehetővé teszi, hogy teljes körű képet készítsen a lépésekről és a tervezési határidőkről és a nagyszerű nyaralásról!
Legyen a munka:
Most, hogy időt szántak arra, hogy megfelelően lefedje a projektet, azonosítsa a főbb feladatokat, a feladatok sorrendjét és az idő- és erőforrásigényeket értékelje, készen áll arra, hogy a csapatot a hozzárendelt feladatokra dolgozza fel. Az informális projektmenedzsernek az a szerepe, hogy figyelemmel kísérje a munkát, támogassa a csapattagokat, és segítsen azonosítani és megoldani a kihívásokat, ahogyan előfordulnak. Egy jó projektmenedzser rendszeresen találkozik a csapattagokkal az előrehaladás felmérése és a felmerülő kockázatok azonosítása és kezelése között.
Alsó vonal:
A fentiekben ismertetett megközelítések alkalmazhatók az Ön tanszékének vagy üzleti egységének bármely projekthelyzetére. Világos területet kell kifejleszteni, azonosítani kell a munkát, erőforrásokat kell hozzárendelni, becsléseket és ütemezést kell kidolgozni, majd ellenőrizni és ellenőrizni kell a munkát. Gyakorlataid elismerik és elismerik a munkahelyi szakmai projektmenedzserek, és eredményei sokkal jobbak lesznek, mint egyszerűen bejutni a munkába anélkül, hogy átgondolnák. A legjobb sikert a következő kezdeményezéssel!
-
Frissítve: Art Petty