Hogyan tervezzünk egy vállalati találkozót

Egy minta cég találkozó projekt terv, hogy elinduljon

Gratulálok! Az Ön cége találkozót tart a vállalat minden szintjén kiválasztott munkavállalói csoport számára. A vezérigazgató adta a felelősséget a projekt menedzserének az eseményért. Ezek a tippek és a minta projektterv egy olyan módszert mutatnak be, amelyet a Project Manager a projektterv kidolgozásához közelíthet meg egy vállalati találkozóhoz vagy hasonlóan összetett projekthez.

A projekt előkészítése

Az első lépés a terv megtervezése.

Kezdjük azzal, hogy megbeszéljük az eseményt az érintettekkel. Ha ez tavaly történt, akkor mi történt? Mi romlott el? Ki vezette a projektet, és segíthet az idén elkerülni a buktatókat? Mióta a vezérigazgató a projektet Önnek nevezte ki, mit akar a rendezvényből? Mikor lesz az esemény? Ahol? Mi a költségvetés?

Összegyűjti annyi információt, amennyit csak tudsz. Ez lesz a váz, amelyen a projekttervet építed.

Építsd a csapatot

Milyen más forrásokra van szüksége ahhoz, hogy ez a projekt sikeres legyen? Vannak olyan emberek, akik más osztályokban segítenek abban, hogy ez az esemény sikeres legyen? Mit kell tenned, hogy segítségre van szükséged? Megkérdezheted, vagy kell-e formálisan jóváhagyni a főnököt? Mennyi idő van tőlük? Milyen konkrét készségeket kell nekik nyújtani? Tudja-e valaki más, hogy a készség, ha a kívánt személy nem áll rendelkezésre?

Mivel ez egy vállalati szintű találkozó, hogyan segíthet a HR?

Segítségre van szüksége a létesítményi osztályon? Mi a helyzet a Marketing Osztóval? Segítségre van szüksége ezen a területen?

Tervezze meg a napirendet

Ha tudod, hogy mennyi ideig fog tartani a találkozó, elkezdi tölteni az időzónákat. Szüksége van egy nyitó hangszóróra? Ki lesz? Megtartja a résztvevőket, vagy kisebb csoportokra törli őket a program egy részére?

Hány másik előadónak szüksége van? Ki fogja felépíteni a kisebb foglalkozásokat, ha kitör?

Az esemény több mint egy napot vesz igénybe? Hogyan zárja le az első napot? Hogyan fog megnyitni a második napon?

Hogyan fogsz befejezni a végén? Szüksége van egy záró beszédre? Hogyan kezelheti a szállodai logisztikai logisztikát, ha az egyiket foglalja?

Találd meg a helyet

Tudja meg, hány ember jön. Ezután határozza meg, mekkora helyet szeretne. Hol tartják meg az eseményt? Van hely a vállalati irodában, vagy nagyobb helyre van szüksége? Vajon a vezérigazgató azt szeretné, ha a találkozót a helyszínen tartanák, hogy az emberek koncentrálni tudjanak, vagy akarja, hogy az irodában tartsa a költség minimalizálását?

Mely területek tulajdonságai nyújtják a szükséges helyet? Van egy szálloda a repülőtér közelében, jó választás, hogy minimálisra csökkentsék az utazás idejét a városból érkezők számára, vagy ha valamit talál a városból, amely csendesebb lesz?

Mit tesznek a különböző helyszínek a létesítményeikért? Mit tartalmaznak, és mit kell megvásárolni és behozni? Hozzárendelnek egy személyt ahhoz, hogy dolgozhasson? Mi a politika az anyagokkal és a kívülről jövő emberekkel kapcsolatban?

Húzd le

Miután összegyűjtötte a válaszokat legalább a fenti kérdésekre, elkezdheti összeállítani a projekttervet.

Ne feledje, hogy itt csak a projekt feladatok listáját, csak a munka bontási struktúráját (WBS) mutatjuk be. Nem tartalmazza a feladatok vagy a határidők közötti függőséget . Ezeket később hozzáadják.

Minta vállalati találkozó projektterv

A Projekt tervezése során a projektmenedzsment alap eszközeivel a tervezési folyamat során megvitattuk a projekttervezés és a projekt menedzsment ismeretek felhasználásának gondolatát. Az alábbiakban bemutatjuk, hogyan lehet egy projektterv szerinti munkakezelési struktúra (WBS) keresni egy vállalati találkozó tervét:

1. A projekt előkészítése

1. Határozza meg a költségvetést
2. Beszéljünk a vezérigazgatóval projektcélok létrehozásáról
3. Vegye fel a kapcsolatot az előző projektmenedzserrel (PM)
4. Határozza meg az érdekeltek listáját
5. Érdeklődjön az érdekeltek számára a bevitelhez
6. Állítsa be az esemény preferált dátumát
7. Határozza meg, hogy hány hangszóró / előadó szükséges

1. Határozza meg, hogy hány támogató személyzetre van szükség
2. Határozza meg, hogy hány munkavállaló vesz részt
3. Adja meg az esemény lehetséges helyeit

2. Építsd a projekt csapatot

1. Szállj vissza a marketingről
2. Lépjen vissza HR-ből
3. Nézze meg, hogy a vásárlás segítséget nyújt-e valakinek
4. Kérdezd Susant, hogy kezelje az összes beszéd részleteit
5. Szerezd meg a szolgáltatást a létesítményekről
6. Ütemezzük be a projekt csapatának kick-off találkozóját

3. Fejleszteni a napirendet

3a terv az első nap

1. Állítsa be az indítási időt
2. Állítsa be az időt, rendezze el a helyet és a személyzetet a regisztrációhoz
3. Állítsa be a reggeli munkamenet hosszát
4. Állítsa be a beszélgetések hosszát
5. Számítsa ki a reggeli órákhoz szükséges hangszórók számát
6. Felszólalók felvétele
7. Tervezz a délelőtti szünetet (idő és hosszúság)
8. A konferencia terem felfrissítése a szünet alatt (víz, kuka stb.)
9. Ebédszünet tervezése (idő, hossza, helyszín, menü, aki fizet)
10. Terv délutáni ülésszak (hossza, előadók száma)
11. Foglalkozzunk délelőtti előadókkal
12. Terv a nap első zárása (idő, kik, hossza)

3b terv a második nap

1. Állítsa be az indítási időt
2. Állítsa be a reggeli munkamenet hosszát
3. Számítsa ki a reggeli órákhoz szükséges hangszórók számát
4. Felszólalók felvétele
5. Tervezz a délelőtti szünetet (idő és hosszúság)
6. A konferencia terem felfrissítése a szünet alatt (víz, kuka stb.)
7. Ebédszünet tervezése (idő, hossza, helyszín, menü, aki fizet)
8. Terv délutáni ülésszak (hossza, előadók száma)
9. Foglalkozzunk délelőtti előadókkal
10. Terv záró beszéd (idő, kik, hossza)
11. Rendezze meg a kijelentkezés időpontját a szállodával

4. Tervezze meg a helyet

1. Határozza meg a résztvevők számát
2. Ülések rendezése (sorok vs táblázatok)
3. Számítsa ki a szükséges helyet
4. A rendelkezésre álló helyek vizsgálata az adott térfogattal (költségek, helyszín, szolgáltatások)
5. A hangszórók száma naponta és összesen
6. Határozza meg a szükséges támogató személyzet számát és típusát
7. Tudja meg, hogy hány résztvevőnek / előadónak / személyzetnek szüksége lesz a szobákra
8. A költségek és a dátumok tárgyalása az elérhető helyszínekkel
9. Jelentkezzen szerződéssel kiválasztott helyre

5. Az esemény nyilvánosságra hozatala

1. Végezze el az összes részletet az esemény helyével
2. Győződjön meg arról, hogy a résztvevők értesítést kapnak
3. Értesítsen minden témakört a témáról és a prezentációról / napról
4. Értesítsen minden munkatársat a feladatokról és a váltásokról
5. Vegyen részt a résztvevők által küldött válaszokból
6. Szükség szerint értesítse a csere résztvevőket

6. Nyomon követés

1. Vázlatos beszédeket készítsen minden előadóról
2. A végleges beszédek áttekintése
3. Szerezzen névtáblákat minden résztvevőnek, előadónak, személyzetnek
4. Vásároljon anyagokat és ajándékokat a résztvevőknek
5. Erősítse meg az esemény helyét

7. Áttekintés és értékelés

1. Küldje el az elégedettség felmérését minden résztvevőnek
2. Küldje el az áttekintés felmérését az összes előadónak
3. Köszönjük az összes előadót és a személyzetet
4. Tarts ki szoros találkozót a projektcsapattal

További tervezés

A fentiekben említett projektterv szerinti munkabányászati ​​struktúra (WBS) bemutat egy mintát a vállalati értekezlet megtervezéséhez. Ez csak egy vázlat. A projektcsapatnak továbbra is ezeken a dolgokon kell dolgoznia, és sokat ki kell terjesztenie. Ezenkívül az egyes feladatokhoz szükséges időre, a feladatok viszonylagos fontosságára és a feladatok közötti kapcsolatokra / függőségekre kell törekedniük.