Terv, tartsd az embereket felelősségre, kommunikálj és kommunikáljatok valami mást
Ez egy szép akadémiai definíció, de mit csinálnak a projektvezetők?
Egyszerűen fogalmazva, projekteket kezelnek. Talán ez túl egyszerűen szól, de ez az, amit tesz. Etikai határokon belül megteszik mindazt, ami szükséges a projekt céljainak megvalósításához.
A PMI projektet "ideiglenes csoportos tevékenységként határozza meg, amely egyedi termék, szolgáltatás vagy eredmény előállítására irányul." A meghatározás kulcsfontosságú része az egyedi szó. A mindennapi feladatok nem tartalmaznak projekteket. Azok a tevékenységek, amelyek egy projektet alkotnak, már nem valósulnak meg a projekt befejezése után.
A projektmenedzserek az erőforrásokat - például az idő, a pénz és az emberek - szervezik a projektek sikeréhez. Egy projekt befejezése után a projektmenedzserek egy másik projektre költöznek.
Milyen projektvezetők tesznek
Ha egy projektmenedzser feladata az, hogy erőforrásokat szervezzen a projektek sikeréhez, hogyan történhet ez meg?
A projektmenedzserek projekteket terveznek. A projekt céljait meghatározó projektszponzorokkal ülnek. Ezeket a célokat veszi át és hirdeti ki egy projekt charterben .
A projekt charter az a dokumentum, amely formalizálja a projekt kezdetét. A projekt charter a projekt magas szintű elvárásait mutatja be, mint a mérföldköveket, a költségvetést és az időkereteket. A projekt-charták pontos összetevői szervezetenként eltérőek.
A projektmenedzser és a projektszponzor megbeszélik, hogy kik akarnak a projektcsapaton.
A projektmenedzser és a szponzor stratégizálni fogják, hogyan fogják ezeket az embereket a projekten. A projekt szponzorának meg kell szereznie a szervezeti pozíciót és befolyást ahhoz, hogy megközelítse a magas szintű vezetőket, hogy személyi erőforrásokat szerezzen a projekt számára.
Ezek a munkatársak hivatalosan nem jelentenek be a projektmenedzsernek, de a projektmenedzsernek felelnek a hozzárendelt projekt feladatok elvégzéséért. Ez talán a legnehezebb a projektek irányításában: a projektmenedzser nem rendelkezik teljes körű vezetői joggal a projektcsapat tagjai fölött. Ezeknek az embereknek a projekten kívül más feladatok és prioritások is vannak. Ha személyes problémák merülnek fel, a projektmenedzserek megpróbálják kezelni őket a projektcsapat tagjával, de ha ezek a problémák továbbra is fennállnak, akkor a projektmenedzsernek el kell mennie a csapattag vezetőjének, hogy elérje a felbontást.
Miután egy projektmenedzser ismeri a projektjeihez szükséges erőforrásokat, a projektmenedzser kidolgozza a projekttervet és a munkabányászati struktúrát (WBS). A WBS osztja a projekt mérföldköveit olyan kezelhető részekké, amelyek egy személyhez rendelhetők. Egy feladatot nem csak egy személynek kell elvégeznie, hanem egy személynek kell felelnie a feladatért.
A projektmenedzser a WBS-t fejleszti, és megvizsgálja, hogy mely feladatok függenek egymástól. Rendszeresen rendezi a feladatokat. A projektcsapat tagjainak erősségeit, gyengeségeit és egyéb kötelezettségvállalásait is figyelembe veszi.
A projektmenedzser munkájának nagy része a kommunikáció. A tervezési fázisban a projektmenedzser és a szponzor állandó kommunikációban van. A kickoff találkozón a projektmenedzser meghatározza a teljes projekt hangát. A projekt elindítása után a projektmenedzser kommunikál a projektcsapat tagjaival, a projektszponzorokkal és az érdekeltekkel . Az érdekeltek lehetnek a szervezeten belül és kívül is. A projektmenedzser rendszeres találkozókat tart a projektcsapattal és szükség szerint találkozik az egyes csoporttagokkal. A projektmenedzser rendszeresen találkozik a projektszponzorral annak biztosítása érdekében, hogy a projekt a projektszponzor elvárásainak megfelelően járjon el.
Ahogy a projekt lezárul, a projektmenedzsernek kommunikálnia kell annak érdekében, hogy minden összejönjön. A lezárást követően a projektvezető dokumentálja és kommunikálja a projektből levont tanulságokat.
A kormányzati szervezetek hajlamosak arra, hogy a projektmenedzserek nagy erőfeszítéseket tegyenek az olyan informatikai komponensekkel, mint a jelentős szoftverfrissítések és a hardverfrissítések. A kisméretű informatikai projektek nagyobb valószínűséggel rendelkeznek formális projektmenedzsment struktúrákkal, mint a technológiai következmények nélküli kisebb projektek. A kisebb, nem technikai jellegű projektek projektvezetői olyan személyzet lehetnek, akik nem rendelkeznek képzéssel a projekt menedzsmentjével, és akiknek a munkájuk során elvonulniuk kell.
Sok ember beleesik a projektmenedzsmentbe azáltal, hogy kénytelen lesz áttörni. Mindenféle háttérrel jönnek. Függetlenül attól, hogy rendőrök , szerződéses vezetők, tantervi szakemberek , közönségszolgálati tisztviselők vagy valami más, kezdőként szakértőként kezdenek, akiknek szervezeti készsége van, és projektvezetőként végződnek. Ha egyszer egy kis tapasztalatot és képzést kapnak, úgy találják, hogy élvezik a projektek irányítását. Több lehetőséget keresnek a projektek irányítására, a képzettségük növelésére, és talán az igazolásokra, hogy hitelesebbé és munkalehetőségekké váljanak.
A projektmenedzserek jellemzői
A sikeres projektmenedzserek között számos jellemző található. Ezekkel a vonásokkal a projektvezetők jó úton haladnak a projekt céljainak elérésében.
A projektvezetőknek megbízhatónak kell lenniük. Annak érdekében, hogy az érdekeltek és a projektcsapat tagjai megbízhassanak egy projektben, jól megy, bízniuk kell a projektmenedzserben. Hogy a dolgok jól mennek-e vagy sem, a projektvezetőnek nyitottnak és becsületesnek kell lennie a projekthez kapcsolódóan. Az ilyen világosság növeli a projektmenedzser megbízhatóságát. Az emberek tudják, hogy megbízható információkat kapnak, függetlenül attól, hogy mi történik a projektben.
A projektvezetők általában extrovertáltak. Az extroverzió jó minőségű a projektmenedzserek számára, mert folyamatosan kommunikálnak. Akár a projektszponzorral, az érdekelt felekkel, akár a csapat tagjaival kommunikál, a projektmenedzsereknek a lehető legnagyobb mértékben ki kell terjeszteni az információ terjesztésére és összegyűjtésére vonatkozó lehetőségeket. Az introvertált projektmenedzserek sikeresek lehetnek; azonban kényszerítő zónájukon kívül kell kényszeríteniük magukat.
A tervezés fontos a projektmenedzsment sikeréhez. A projektvezetőknek nem csak egy jó terv megteremtése, hanem egy terv követése, és tudniuk kell, hogy mikor kell a tervet megváltoztatni. A projektvezetők egy tervhez ragaszkodnak, amíg nem felelnek meg a projekt szükségleteinek. Ezután korrekciókat hajtanak végre, hogy biztosítsák a projekt céljainak teljesülését. Beszélik a változásokat a szükséges közönséggel.
A projektvezetők nem mindig szakértők a projektjeik tárgykörében. Nagyobb projektek esetén gyakorlatilag nincs mód a projektmenedzsernek a projekt minden aspektusának szakértőjévé válni. Ezért olyan fontosak a csapatok. A projektmenedzser szakértelmének hiányában a projektmenedzsereknek adatközpontúnak kell lenniük. Meg kell nyomniuk csapattagjaikat, hogy adjanak meg ellenőrizhető adatokat annak bizonyítására, hogy a projektek előre haladnak. Amikor az idő, a minőség és a hatókör kritikus döntései merülnek fel, a projektmenedzsereknek szükségük van adatokra annak meghatározásához, hogy mit kell tenni.
Mivel a projektmenedzsereknek szüksége van az adatokra, analitikusaknak kell lenniük. Meg kell tudni vágni az elfogultságot és az érzelmeket, hogy megtalálják a releváns információkat, és alkalmazzák a döntéshozatali folyamatra.
Tanúsítványok A projektvezetők nyerhetnek
Mivel a projektmenedzsment saját különálló fegyelmezetté vált, a tanúsítványok értéke nőtt. Valójában sok munkaközvetítés mind a köz-, mind a magánszférában azt mutatja, hogy a munkáltatók megkövetelik, vagy inkább az új bérlőket szeretnék megbízni. Azok a személyek, akiknek hosszú munkatörténetei vannak a projektmenedzsmentben, nem feltétlenül szükségesek a tanúsítványok megszerzéséhez, de az új munkatársaknak ezekre a munkákra kell törekedniük. Ahogy több ember lép be a projektmenedzsment területébe, annál több embernek kell megkülönböztetnie magukat kompetensnek.
Az Egyesült Államokban a projektmenedzserek legelterjedtebb minősítése a PMI által kínált Project Management Professional vagy PMP®. A PMP® hitelesítő adatok megszerzéséhez a projektmenedzser megfelel az oktatási, tapasztalati és képzési követelményeknek. Ezek a követelmények kétféle módon teljesíthetők. Először is, egy projektmenedzsernek középiskolai végzettséggel kell rendelkeznie, ötéves tapasztalattal kell rendelkeznie a 7500 órás projektmenedzseléssel és 35 óra megfelelő képzéssel. Másodszor, a projektmenedzsernek főiskolai végzettséggel, hároméves tapasztalattal kell rendelkeznie a 4500 órás projektek irányításával és 35 óra megfelelő képzéssel.
A követelményeknek való megfelelés után a projektmenedzsernek a PMI-hez kell folyamodnia és vizsgát kell tennie. Ez a vizsga a Project Management Body of Knowledge (Tudásmenedzsment Testület) vagy a PMBOK® programon alapul.
Összességében a PMI kilenc projektmenedzsment tanúsítványt kínál. A PMP® és a projekt menedzsment vagy CAPM® tanúsított munkatársak könnyebb megszerzése a PMI két általános tanúsítványa. További hét tanúsítványuk a projektmenedzsment sajátos szempontjaival foglalkozik - például az üzleti elemzés, az ütemezés és a kockázatkezelés - vagy a konkrét projektmenedzsment módszerek - például az Agile és az OPM3.
Bérek A projektvezetők keresik
Mint a szinte minden olyan munka, amely mind a köz-, mind a magánszektorban létezik, azok, akik a kormánynál dolgoznak, elvárják, hogy kevesebbet keresnek, mint magánszektorbeli társaik. A kormányzati szervezetnek jobb előnyei vannak, mint a magánvállalatok.
A pályakezdők korai pályafutása kevesebbet tesz, mint azok, akiknek több tapasztalata van. Ahogy a projektmenedzserek tapasztalatot szereznek, nagyobb fizetést tudnak irányítani.