Az informatikai osztályt be kell vonni a munkaviszony megszüntetésébe
Szükséges az informatika bevonása a munkavállalói felmondási folyamatba, mivel egy korábbi alkalmazott, aki még mindig hozzáfér a vállalat hálózatához és a tulajdonosi vállalati adatokhoz, biztonsági fenyegetés. A megszüntetések többségében a korábbi alkalmazottak soha nem gondolnák, hogy kárt szenvednek a számítógépes rendszereikben, de miért kell véletlenül beletörődniük az egyik rossz tojásba?
Továbbá okos bizonyos technológiai erőforrások, adatok és naplók megőrzése abban az esetben, ha az egykori munkavállaló vagy a vállalat maga peres eljárásban dönt.
Végül elengedhetetlen az informatika integrálása a folyamathoz, annak érdekében, hogy biztosítsuk, hogy a munkavállalói végződtetési ellenőrzések átfogóak legyenek ahhoz, hogy megfeleljenek a megfelelő Sarbanes-Oxley követelményeknek.
Az információbiztonsági és adatmegőrzési szabályoknak vállalati specifikusnak kell lenniük, és azokat a törvényeket kell figyelembe venniük, amelyek mellett a vállalat működik.
3 IT alapelvek, amelyekre a vállalatoknak szüksége van
Mindazonáltal legalább három olyan széles informatikai alapelv van, amelyekhez a vállalatnak be kell tartoznia a munkavállaló megszüntetése után és azt követően.
- A megszüntetés értesítése az informatikai részlegnek - még a befejezési értekezlet előtt álló fejléceket is értékelik, így az informatika akadályozhatja a hozzáférést az értekezlet megtartása alatt.
- Minden vállalatnak szigorúan érvényesíteni kell a politikáját, amely világosan kimondja, hogy kinek kell értesítenie, hogy valaki munkája befejeződik vagy véget ért. Ez a szabályzat arra is kötelezheti, hogy ezeket az értesítéseket azonnal megadják, hogy minden érintett szervezeti egység azonnal intézkedjen.
Az információbiztonsági kapcsolattartóknak a bejelentettek közé kell tartozniuk, és ez a személy felelőssége magában foglalja a munkavállalónak a cég elektronikusan tárolt, saját tulajdonú információi és információs rendszereihez való hozzáférésének vizsgálatát, dokumentálását és visszavonását.
- A hozzáférés óvatos visszavonása. A bejelentést követően az IT felelős a hozzáférés azonnali visszavonásáért és a nyilvántartás megőrzéséért, amelyet a vállalat most vagy a jövőben szükségessé tehet.
Mi a teendő, ha a foglalkoztatás megszűnik
Megszűnt alkalmazott esetén az informatika haladéktalanul visszavonja az összes korábbi számítógépes, hálózati és adatátviteli hozzáférést.
A távoli hozzáférést is el kell távolítani, és az egykori alkalmazottat ki kell vonni minden olyan cég tulajdonában lévő ingatlanból, beleértve a technológiai erőforrásokat, például a hordozható számítógépet és a szellemi tulajdont, mint a vállalati fájlokat, amelyek ügyfél-, értékesítési és marketing információkat tartalmaznak.
Azon munkavállalók esetében azonban, akiknél a munkaviszony megszűnt, az IT-nek konzultálnia kell a munkavállaló vezetőjével, a főképviselőjével és más kulcsfontosságú döntéshozókkal annak meghatározása érdekében, hogy milyen módon lehet megcsúfolni a hozzáférés visszavonását a személy fennmaradó napjain a foglalkoztatás.
Ahogy a hozzáférési és biztonsági engedélyek megadását későbbi referenciákhoz kell dokumentálni, a hozzáférés visszavonását dokumentálni kell, különösen jogi célokból. A cél természetesen mindig az, hogy visszavonja a hozzáférést oly módon, hogy a jó üzleti értelemben pénzügyileg, technikailag és jogilag is érthető legyen.
Az adatok előzetes megőrzése
Minden vállalatnak rendelkeznie kell az adatelhelyezési és megőrzési politikákkal, amelyek kielégítik üzleti igényeit és betartják az alkalmazandó jogszabályokat. Ezek a politikák általában a vállalati adatok biztonsági mentését, helyreállítását és megőrzését célozzák.
Ugyanakkor a vállalatnak olyan politikákat is meg kell határoznia, amelyek részletezik, hogy mikor és hogyan kell az informatikai szervezetnek meg kell őriznie a potenciálisan és különösen érzékeny adatok, nyilvántartások, naplók és egyéb olyan jogi elemek megőrzését, amelyek jogi jelentőséggel bírhatnak.
Különösen fontos ez egy olyan korábbi alkalmazott esetében, aki magas szintű pozíciót tartott, vagy gyanút felhő alatt hagyta a vállalatot.
E három alap elkötelezettségét és alkalmazását a vállalat vezetői személyzetének, informatikai és humán részlegének , valamint a számítógépes kriminalisztika szakembereinek és a számítástechnikai felhasználást szabályozó törvényeknek a kollektív munkája képezi.
Ennek az együttműködési erőfeszítésnek a következménye a vállalati adatok nagyobb védelme, valamint a számítógépes adatokkal való lopás , hackelés és egyéb számítástechnikai eszközök illegális vagy rosszul figyelmen kívül hagyott felhasználása elleni jobb pereskedés. Az informatika értékes partnerként való együttműködése garantálja, hogy ezek a célok a munkaviszony megszűnése esetén valósulnak meg.