Adja hozzá azt a valóságot, hogy a projektek hogyan innoválnak; hogyan hajtjuk végre a stratégiát és hogyan építjük fel szervezetünk infrastruktúráját és képességeit, nyilvánvaló, hogy a vezető vezetőknek minden tőle telhetőt meg kell tenniük, hogy támogassák cégük projektvezetőit .
A projekt sikerének egyik legfontosabb tényezője egy hatékony, elkötelezett végrehajtó szponzor jelenléte. Ez a pozíció már régóta kapcsolódik a projekt sikeréhez az ipari tanulmányokban, de a szponzorálással kapcsolatos gyakorlati gyakorlatokat leíró szakirodalom áttekintése azt sugallja, hogy hosszú utat kell megtenni ahhoz, hogy intézményesítsük szervezetünkben a szponzor szerepének jelenlétét és gyakorlatait. Egy kis összefüggés megfelelő. Először nézzük át a szponzor elsődleges felelősségét.
A projekt végrehajtó szponzora elsődleges felelősségei
- Fogadja el a projekt eredményét. (Ez a pont gyakran a megosztott felelősséggel tartozik a projektmenedzsernek.)
- Charta a projektet, és átadja a jogosultságot a projektmenedzsernek és a core team tagoknak.
- Támogassa a projektcsapatot az erőforrások és a láthatóság érdekében.
- Gondoskodjon a hatékony csapatértékek jelenlétéről és támogatásáról, beleértve az elszámoltathatóságot és az átláthatóságot.
- Támogassa a csapatot rendkívüli nehézségekkel szemben.
- Edzni a projektmenedzsert.
- Védd meg a projektcsapatot a szervezeti beavatkozásoktól.
Mi történik akkor, amikor a végrehajtó szponzor nincs a képen
A támogató végrehajtó szponzor hiányában a fenti feladatok mindegyike a már túlzottan megterhelt projektmenedzsernek felel meg, akik általában hiányoznak a sávszélességgel és a politikai erőfeszítéssel, hogy teljesítsék ezeket a feladatokat.
A hatékony szponzor hiánya növeli a projektproblémák kockázatát, ideértve, de nem kizárólagosan: kudarcot, nem optimális teljesítményt az idő, a költség és a minőségi célok és a fokozott csapatzavar miatt.
Egyszerűen kijelentették, hogy egy hatékony ügyvezető szponzor jelenléte pozitív különbségtétel az összetett munka számára, hogy legfontosabb ideiglenes és egyedi kezdeményezéseink sikeres befejezéséhez jussanak. Tekintettel a szerep nyilvánvaló fontosságára, indokolt feltételezni, hogy a legtöbb szervezet komolyan veszi munkáját a végrehajtó szponzorokkal. Sajnos, a valós világban eltöltött idő másként sugallja.
Egy pillantás arra, hogy a szervezetünk hogyan kezeli a végrehajtó szponzor szerepét
A projektmenedzsment végzős oktatójaként jó szerencsém vagyok, hogy rendszeresen megismerjem hallgatói munkaadóim projektvezetési gyakorlatát egy nagyvárosi nagyvárosi területen. A Fortune 100-tól a kisvállalkozásokig, a vállalkozói indulóktól és a non-profit nyereségtől a képviselt szervezetek a gazdaságunk keresztmetszetei.
Bár ésszerű lenne elvárni ebben a korszakban, amikor a projektmenedzsment gyakorlatok jól meg vannak állapítva, hogy a legtöbb vállalat az érett gyakorlatokat a végrehajtó szponzor szerepére mutatná, valójában a helyzet éppen az ellenkezője.
Néhány nem tudományos eredmény az éves informális felmérésemről az MBA hallgatóiról a végrehajtó szponzor szerepéről a cégeikben:
- Átlagosan a diákok több mint ötven százaléka írja le cégüket, hogy nincs formális gyakorlata a végrehajtó szponzorálás körül.
- Kevés vállalat rendelkezik formális képzéssel vagy szabványosított leírással a szponzor szerepével és felelősségével.
- Nincs még egy diákjelentés arról, hogy cégének képzése van a végrehajtó szponzoraik számára.
- Kevés egyetértés van a szponzor elszámoltathatóságáról a projekt sikeréhez.
- Amikor a diákok interjút készítenek a projektvezetőkről a cégeikben a szponzoruk teljesítményével és támogatásával kapcsolatos elégedettségükről, a megkérdezettek többsége frusztrációt fejezett ki.
Az iparági szövetségekből és a magánszféra tanácsadó cégektől származó, formálisabb felmérések áttekintése megerősíti a diákjaimmal kapcsolatos általános érvényességet.
És bár a végrehajtó szponzori gyakorlat jelenlegi helyzete javulást eredményezhet, a projektmenedzsereknek nincs más választásuk, mint hogy továbblépjenek kezdeményezéseikkel. Azonban vannak olyan lépések, amelyeket a projektvezetők vállalhatnak a szükséges végrehajtói támogatás igénybevételéhez.
Hogyan nyerhetünk támogatást a projekthez?
- Szponzor felvétele. Ha az Ön projektje stratégiai következményekkel jár a vállalatnál, akár közvetlenül az ügyfelek számára, akár közvetetten, hatékonyabb és hatékonyabb belső tevékenységeket tesz lehetővé az ügyfelek támogatása érdekében, akkor szponzort kell felvennie. Közvetlenül dolgozhat a jelentést vezetővel vagy a Project Management Office vezetőjével, hogy erősítse a projekt jelentőségét és segítséget kérjen. Hangsúlyozzuk a szponzor szerepét és felelősségét a fentiek szerint, és mutasson rá az ipari kutatásra, amely korrelálja a projekt sikerét és a hatékony szponzorálást.
- Vedd el a szponzort. Hangsúlyozzuk a szerepét stratégiai, nem taktikai vagy figurális alakként. A legtöbb vezető szerepet vállal egy szponzornak, aki nem rendelkezik formális képzéssel, sem pedig kontextusban a felelősségükre. Míg a végrehajtó hatalom némiképp kínos szerepe van, a legtöbb ilyen személy nagyra értékeli az Ön kontextusát és útmutatását. Az elszámoltathatóság, az értékek megerősítése és a csapat védelme legyen az elsődleges szempont, amikor a végrehajtó szponzora belép.
- Aktívan részt kell vennie és be kell vonnia a szponzort. A legjobb projektmenedzser / végrehajtó szponzor kapcsolat nagyon interaktív. Fontos, hogy a két fél egyértelmű kommunikációs protokollt hozzon létre a projektek naprakésszé tételére, valamint a vészhelyzetekre való figyelmeztetésre és a reagálásra. A projektmenedzsernek ösztönöznie kell a végrehajtó szponzort, hogy időről-időre részt vegyen a státusszal vagy a csapattalálkozókkal, hogy valódi érdeklődést tanúsítson, és a csapat sikereinek aktív lázadójaként szolgáljon a szervezet számára.
- Kérje a szponzortól a coaching támogatását. Mindig hasznos, ha valakinek több tapasztalata van, mint megfigyelni, és konstruktív és pozitív visszajelzést és coachingot nyújt a teljesítményén. Hagyja, hogy a szponzora tudja, hogy ezt a bevitelt a fejlesztésben javítja, és amikor megkapja, fogadja el kecsesen.
- Használja ki a szponzort óvatosan a nagy ügyekért . Ügyeljen arra, hogy ne nézze túl a szponzort a taktikai kérdésekben. A szponzora legmagasabb és legalkalmasabb módja a biztonságos források biztosításának; a projektcsapat szóvivőjeként szolgál a szélesebb vezetői csoport számára, és segít a lényeges csapatértékek megerősítésében. Van egy kiegyenlítő cselekvés, amelyet a projektmenedzsernek tiszteletben kell tartania, amikor figyelembe veszi a szponzor csapat tevékenységbe való bevonását.
Alsó vonal
A végrehajtó szponzor szerepe a projekt kezdeményezések sikerének egyik fontos darabja. A sikeres projektmenedzserek megértik, mennyire fontos ez a szerep és a megfelelő szintre és intenzitásra támaszkodó végrehajtó munkára. Ha a szponzor szerepe hiányzik vagy homályos, vigye magával, hogy felvegye és oktassa a végrehajtó szponzorokat, hogy támogassa Önt, csapatát és cégét a sikerhez.