Mindazonáltal néha csak találkozunk. És igen, van néhány remek tanácsadás az időgazdálkodás, a napirend vezérlése és a rendszabályok szakértőitől .
A hangsúly itt egy kicsit más, amely néhány próbált és igaz útmutatást kínál, amely segíteni fogja a vezetők öt közös találkozó típusát fájdalmas és produktív eseményekké.
Öt közös találkozó megoldás
1. Távolítsa el a halált a "Around the Table" frissítésekkel . Ismered ezt a találkozót. Cram tizennyolc embert egy szobában, majd minden embernek meg kell osztania egy olyan frissítést, amely rendszerint úgy hangzik, mintha megpróbálná megindokolni létezésüket, és egy esetet jelentene a nagy hírneve nagy munkáscsarnokában. A vezérigazgatók és a vezető vezetők hírhedtek ezeknek az összejöveteleknek a vezetésében, naiv módon úgy vélik, hogy ez egy nagyszerű lehetőség mindenki számára, hogy hallja, mi történik a cégen keresztül. A valóságban az emberek többnyire hangolják el a saját frissítésüket, és senki sem hallgat.
Ehelyett: Mindenképpen össze kell lépnie társaival, csapattagjaival vagy legfontosabb munkatársaival, de ne hagyja abba az "asztal körül" megközelítést. Információ nyújtása kivétel alapon.
Ossza meg a releváns híreket, beleértve a pénzügyi eredményeket, a nagy vevői nyereményeket vagy az egész szervezetre kiterjedő kezdeményezésekre vonatkozó frissítéseket. Emellett meghosszabbíthatja az egyéneknek szóló ajánlatot is, hogy fontos kérdéseket vet fel. Ha valami figyelemre méltó és nem széles körben ismert, akkor valakinek meg kell osztania. Ha egy csoportnak szüksége van segítségre egy másik csoporttól, emelje fel a kérelmet.
Ellenkező esetben ne kényszerítsd az összes résztvevőt megosztani.
2. Általános állapotfelmérések. Ezek brutális időmérők lehetnek, különösen akkor, amikor visszaesésként visszatérnek, és gyengén kezelik őket.
Ehelyett : Soha ne hívjon össze egy találkozót valamire, amit kereshet. Használja ki napi technológiai eszközeit annak biztosítására, hogy munkacsoportjai folyamatos és aktuális állapotfrissítést tartsanak fenn, ahol mindenki láthatja az egér kattintásával. Ha meg kell felelnie a tervezett találkozási idő csökkentésében, vagy használjon agilis megközelítéseket és rövid "stand-up" üléseket. Légy drámai a dezignációk és zavarok miatt, amelyek meghosszabbítják ezeket az üléseket. Fókuszáljon a státusz megosztására, és megkívánja az emberektől, hogy kezeljék a fórumon kívüli kérdéseket.
3. Nem strukturált ötletbörze találkozók. A legtöbb brainstorming találkozó annyira rosszul van megkönnyítve, hogy elfojtjuk az ötleteket, támogatjuk a főnök ötletét, vagy létrehozzuk a hűvös dolgok nagyszerű listáját a poszton, amit még soha nem hallottak és nem is láttak.
Ehelyett: A brainstorming téma meghatározásához és a meghívottaknak a munkamenet előtt történő megosztásához. Gyűjtsük össze a bevitelt, és megszilárdítsuk és elküldjük, vagy osszuk meg, anélkül, hogy az ötleteket hozzá kellene adnunk. Az élő munkamenet segítségével ugorhat és építhesse a benyújtott ötleteket, hozzáadva a listához.
Ne ellenkezzenek azzal, hogy kiértékeljék az ötleteket ebben a munkamenetben. Olyan egyéb technikákat is magába foglal, amelyek minimalizálják a szocializációs nyomást, például az agyírásokat. És mindenekelőtt, konszolidálja az ötleteket, és hozzon létre egy folyamatot, amely értékeli őket, valamint archiválja őket a könnyű csoportos referenciákhoz a jövőbeli ülések és helyzetek terén.
4. Műveleti felülvizsgálatok, amelyek az inkvizíciót szelídítik. Ha valaha szenvedett egy olyan munkameneten keresztül, ahol a találkozóvezető - általában egy végrehajtó - mindegyik küzdő funkcióra koncentrál, vagy keres mindenki bemutatójának gyenge pontját, és könyörtelenül rávágja a hírnököket, akkor tudod, milyen destruktív ez a formátum. Ne folytassa ezt a folyamatot.
Ehelyett: tartsa meg a mély funkcionális merüléseket és a vállalati proctológiai vizsgákat, és összpontosítson a kulcsfontosságú működési mutatók, problémák és lehetőségek megosztására.
A csoporttalálkozó nem az idő vagy a hely, ahol az alulteljesítő területet vagy egyénet elszakítják. Állítson fel utólagos megbeszélést a helyszínen, de ne tegyél ki mindenki másnak a kérdéses keresztvizsgálatát. Ne hagyja abba az elszámoltathatóságot a fejlesztésért, hanem kiküszöbölje a kegyetlenséget és azt, ami a nyilvános megbélyegzéstől a találkozókezelési repertoárjától függ.
5. Találkozók, amelyek olyan kérdéseket vetnek fel, amelyek spontán döntéseket igényelnek. Furcsa vagy ironikus módon az ülésterem az egyik legrosszabb hely a gyors döntésekhez . A probléma első alkalommal történő felvetése és döntéshozatalra való felszólítás az embereket a helyszínen helyezi el, és ez a megközelítés felhasználásával tiltakozik.
Ehelyett: Folytonosan dolgozik a csoportos találkozók előtt, hogy bevonja a legfontosabb érdekelteket a kérdésekbe és lehetőségekbe. Kérdezze meg bevitelüket, nyújtsa be perspektíváit és dolgozzon közös érdekeket. Használja az értekezleti fórumot az érdekeltek érdekeinek érvényesítésére és az ajánlások azonosítására. Bár még mindig nem kaphat azonnali döntést egy vagy két lépés nélkül, megerősíti munkakapcsolatait a munkamenet előtt.
A Bottom-Line for Now:
Közös természetűek vagyunk természetesen, sőt olyan különféle technológiai eszközökkel is, amelyek lehetővé teszik számunkra a kapcsolódást anélkül, hogy ugyanabban a helyben lennénk, néha csak segítünk szemtől szembe. Erőfeszítsen ebben az időben bölcsen és mutassa meg a résztvevők iránti tiszteletet olyan találkozók létrehozásával, amelyek minimálisra csökkentik az időbeosztást és maximalizálják a magas színvonalú információmegosztást egy nem fenyegető környezetben.