A helyes formázás különösen fontos, ha inkább egy címzettet küldött, mint egy e-mailt - a levélnek megfelelően illeszkednie kell az oldalhoz, és jól nézzen ki.
A következő példakezelési formátum tartalmazza azokat a információkat, amelyeket be kell írni a levél írásakor , valamint a megfelelő betűtípussal, üdvözlettel, távolsággal, zárással és aláírással kapcsolatos tanácsok az üzleti levelezéshez.
Minta Letter formátum
Kapcsolatfelvételi adatok (az Ön elérhetőségei Ha levélpapírra ír, amely tartalmazza a kapcsolattartási adatait, akkor nem kell a levél elején szerepeltetni.)
A neved
Címed
Városod, állam, irányítószám
A telefonszámod
Az email címed
Dátum
Kapcsolatfelvétel (az a személy vagy cég, akinek írsz)
Név
Cím
Vállalat
Cím
Város (*): Állam (*): Irányítószám
Köszöntés ( üdvözlő példák )
Kedves úr! Vezetéknév: (Használjon hivatalos üdvözlést, és ne egy keresztnevet, hacsak nem ismered a személyt nagyon jól.Nem tudod a személy nemét, írhatod a teljes nevedet, például írhatsz "Kedves Pat Crody" a "Tisztelt Mr. Crody" vagy a "Kedves Ms. Crody" helyett. Vegye figyelembe, hogy a személy nevét mindig követi egy kettőspont (:) egy üzleti levélben, és nem vesszővel.) Ha nem ismeri a címzett nevét, akkor még mindig gyakori (és biztonságos), hogy használják a régimódi "Aki érdemes:").
A levél teste
A levél első bekezdésében be kell mutatni, hogy miért írsz, hogy a célod az elejétől fogva nyilvánvaló legyen.
Ezután adja meg a következő bekezdésekben további információkat és részleteket a kéréséről vagy az Ön által megadott adatokról.
A levél utolsó bekezdésének meg kell ismételnie az okát, amit írsz, és köszönetet mondol az olvasónak a kérelem felülvizsgálatához.
Ha helyénvaló, kérjük, hogy udvariasan kérjen írásbeli választ, vagy a találkozó megbeszélésének lehetőségét a kérés további megvitatására.
Záró
Üdvözlettel ( záró példák )
Aláírás
Kézzel írt aláírás (egy nyomtatott betűhöz - kék vagy fekete tintával írja alá a levelet)
Aláírt aláírás
Ha e-mail levélben küldi el az e-mailt, itt kell leírnia az aláírás formátumát és formázását .
Tippek a levél formázásához
- Levélírásakor a levélnek egyszerűnek és fókuszáltnak kell lennie, így a levél célja egyértelmű.
- Egyetlen helyet hagyj a levélnek, és hagyj helyet minden bekezdés között . Balra igazolja a leveleit.
- Használjon egy egyszerű betűtípust, mint az Arial, Times New Roman, Courier New vagy Verdana. A betűméret 10 vagy 12 pont.
- Hagyjon üres sort a üdvözlés után és a zárás előtt.
- A vállalati leveleket mindig fehér köteg papírra kell nyomtatni, nem pedig színes papírra vagy személyi állásra.
Ellenőrizze a formázási hibákat és a tűt
Miután megírta az üzleti levelét, lektorálta (a helyesírás-ellenőrzéssel) a képernyőn. Ezután kinyomtatod, és legalább egy újabb idõ alatt olvassa el, ellenõrizve a hibákat vagy a hibát. (Gyakran könnyebb észlelni a hibákat egy nyomtatott példányon.)
Legyen keresési formázási hibák is, például két bekezdés, amelyeknek nincs helyük egymás között, vagy a helytelenül beillesztett sorok.
Mielőtt leveleit borítékba helyezi, ne felejtse el aláírni a beírt nevet, kék vagy fekete tintával.
Ha Microsoft Word vagy egy másik szövegszerkesztő programot használ a levél írásához, rendelkezésre állnak sablonok, amelyek segítenek a levél megfelelő formázásában. További információ az ingyenes Microsoft Word levélmintákról .
Több levél írási információ
Fontos tudás, hogy hogyan kell írni az üzleti leveleket, ezért itt van még néhány cikk az Ön számára:
Kezdje el az alapismeretekkel, hogy hogyan írjon egy üzleti levelet egy általános formátum használatával, és tekintse át a különböző üzleti leveles sablonokat. Ezen kívül, akkor nézd meg ezeket a foglalkoztatással kapcsolatos üzleti levél példákat . Tekintse át a formázással kapcsolatos további részleteket, és tekintse meg egy másik példát az üzleti levél formázására .
Ha példákra szeretne tanulni, sokféle üzleti levél közül választhat, például a lefedő leveleket, az interjút köszönöm leveleket, nyomon követési leveleket, állásfogadási és elutasító leveleket, lemondó leveleket és elismerő leveleket.
A levélminták ezen áttekintésében mindezek és az üzleti és foglalkoztatási vonatkozású levélminták megtalálhatók.
Nem minden üzleti levél kinyomtatható és elküldve, ezért fontos, hogy áttekintsük ezeket az irányelveket a professzionális e-mailekre és levélírásra .