5 módja annak, hogy megkülönböztessük a projektmunkát és a szokásos munkát
Amikor csapatokkal beszélgetek, gyakran azt mondják nekem, hogy nem biztosak benne, hogy egy projekten dolgoznak, vagy "csak" csinálják-e a szokásos funkciókat. Mindkét szerepkör egy szervezetben és egyformán érvényes, de segít megérteni, hogy mit dolgozik, hogy jobban megnézhesse, hol illeszkedik a szervezet egészéhez.
Tüntessük fel a különbséget, hogy biztos benne, milyen a projekt, és mi része az üzleti tevékenységnek, mint rendesen. A projektmunkában és az üzleti életben öt fő különbség van a szokásos munka során. Gyakran látja a "szokásos üzleti tevékenységet", amelyet BAU-ként rövidítenek.
Projektek Change the Business; A BAU azonosítja a változást
Először is van különbség a változás kezelésében.
A szokásos üzletmenet az üzleti tevékenységet végzi. Megtartják a világítást. Ügyfeleket szolgálnak, és célokat érnek el. A BAU csapatok is elsőként tudják, mikor a meglévő üzleti folyamatok nem működnek és már nem alkalmasak a célra. Amikor ez megtörténik, a BAU csapatok azonosítják a változás szükségességét.
A stratégiai áttekintés részeként egy menedzser azt javasolja, hogy milyen változtatásokra van szükség az adott részleg vagy üzleti egység számára a célok elérése érdekében. Vagy egy részlegben egy fényes szikra lehet javaslatot tenni a változtatásra a munkavállalói javaslattételi rendszeren keresztül.
A spektrum másik végénél lehet egy teljes üzleti ügy, amelyet egy magas rangú vezető hoz létre, hogy olyan változtatásokat hajtson végre, amelyek megkívánják, hogy a szétválás elérje célját az év során.
Ez nem csak az üzleti folyamatok egyszerűsítését jelenti. A BAU szerepkörében dolgozók is tudatában vannak annak, hogy a változás alapvető fontosságú a szabályozási keretben bekövetkezett változások vagy a szervezet versenyhelyzetének részeként.
Az Frontline munkatársai a stratégia megvalósítására törekszenek, és tudják, mit akarnak másnak lenni, hogy odaérjenek.
A projektek a változás végrehajtásának mechanizmusai. A projektek a BAU funkciók megváltoztatását a projektmenedzsment segítségével végzik. Megmagyarázzuk, milyen projektmenedzsment tovább. A projektszervezet a BAU csapatok által azonosított változás teljesítésén dolgozik. Ez akkor történik, ha egy projekt jóváhagyási folyamaton ment keresztül, amely rendszerint üzleti ügy és felsővezetői jóváhagyás.
Ez nem azt jelenti, hogy a projekt szerepkörében lévő emberek soha nem javasolhatnak javulást az üzleti gyakorlat számára, de ezt inkább a munkavállalói szerepükben fogják tenni, nem pedig projekt szerepük részeként.
Ez a megosztottság, amelyet akkor is hallhatsz, hogy "a vállalkozás megváltoztatása, az üzlet vezetése", a projektek végén is észrevehető. A projekt által végrehajtott változás a kimenet teljesítése. Ez lehet egy új szoftver, egy épület, egy új szolgáltatás vagy valami más. A BAU csapata felel azért, hogy vállalja ezt, és hasznosítsa annak üzleti előnyeit. Más szóval, a projekt biztosítja az előnyöket, és a BAU műveletek ezt a képességet használják az előnyök eléréséhez.
Kockázatkezelési projektek; A BAU enyhíti a kockázatot
Ahhoz, hogy az üzleti tevékenység a szokásos módon hatékony legyen, megállapíthatja, hogy a BAU csapatok igyekeznek enyhíteni minden művelet kockázatát. Jó dolog az üzleti bizonytalanság kivétele a jobb szervezeti stabilitás és megismételhető folyamatok miatt.
A projektek természetüknél fogva egyediek és bizonytalanok, a projektek kockázatot jelentenek. A cég egy kicsit ugrás az ismeretlenbe, csak egy projekt megvalósításával, mivel változást idéz elő és olyan dolgot nyújt, ami korábban nem volt ott.
A projektcsapatok ezért a szervezet BAU oldalán eltérő módon közelednek a kockázathoz. A projektvezetők a pozitív és negatív kockázatok kezelésére törekednek, hogy a legjobb eredményeket elérjék. Ez magában foglalhatja a kockázat enyhítését, hogy megpróbálja korlátozni annak valószínűségét, hogy meg fog történni, de más kockázatkezelési stratégiákat is tartalmaz.
Nem valószínű, hogy valaha elűzné a kockázatot egy projekten, de ezt a BAU munkájának jó működése miatt teheti meg.
A projektek időben kötöttek; A BAU folyamatban van
A projektek kezdete, középső és vége van. Ez a projekt életciklusa . Valójában a projekt legmeghatározóbb jellemzője, hogy befejeződik. A projektvezető és a projektcsapat ebben az időben dolgozik a projekten. Ezután a csapat feloszlik az átadás és a záró szakasz alatt.
A BAU nem áll meg. Természetesen lezárhat egy funkciót, vagy leállíthat egy folyamatot, ha már nem szükséges az üzlet számára - bár ez projektként kezelendő !. A BAU funkció a folyamatban lévő munkát nem előrelátható végződéssel állítja elő.
A projektek nagyíthatók lehetnek; BAU gyakran nem lehet
A projektek nagyarányúak lehetnek, és gyakran a BAU nem tehetõ - a folyamatban lévõ üzleti tevékenység mûködési költségeire támaszkodhat, mint a szokásos munkát. Más szavakkal, a projektek és az "egyéb" feladatok számviteli kezelése eltérő.
A projektfinanszírozás gyakran egy eszköz üzembe helyezésére vonatkozik, azaz a költségek tőkésíthetők. Bizonyos esetekben, attól függően, hogy hol tartózkodik a világon és a helyi számviteli előírásokkal, akkor akár a projektköltségeket is elvonhatja a sor alatt.
A BAU-költségeket általában opexnek (működési kiadásoknak) kell tekinteni, és a társaság eredménykimutatásában követik.
A projektfinanszírozás és az üzleti finanszírozás általában egy nagyon szakosodott terület, így mindig mindig a legjobb szakemberektől tanácsokat kell kérnie, mielőtt bármilyen döntést hozna arról, hogy mit kell és nem szabad tőkésíteni a szervezetében. A számviteli szabályok országonként különböznek, sőt akár szervezetről a szervezetre is, ahol az egyes vállalkozásoknak vannak bizonyos folyamataik és módszereik.
Ha kétségei vannak, mindig ellenőrizze!
A projektek magukban foglalják a többfunkciós csapatokat; A BAU bevonja a funkcionális csapatokat
Végül nagy különbség van a projektcsapatok összetételében. A projektek általában olyan multidiszciplináris szakértői csoportokat vonnak magukba, amelyeket egy adott teljesítmény elérése érdekében hoztak létre. A projektcsapat motiválása azért fontos, mert néha a projektek elindulnak anélkül, hogy a cél mindenki számára elérhető lenne. Ha az emberek nem értik egyértelműen, hogy mire dolgoznak, akkor nem hajlandók megtenni a legjobb munkájukat.
A projektcsapatok olyan személyekből állnak, akik különleges szerepet töltenek be. Ezek nem munkahelyi címek, hanem pozíciók a projekten belül, külön feladatokkal. A projektcsapat főszereplői:
- Projekt szponzor
- Projekt menedzser
- Senior Szállító (a munka elvégzéséért felelős szervezet, amely lehet egy belső csapat, például az informatikai vagy külső vállalkozó vagy eladó)
- Ügyfél (ez lehet egy belső ügyfél, például egy másik osztályvezető, vagy egy ügyfélszolgálati szervezetben az ügyfél, akinek a projektet szállítja)
- A témával foglalkozó szakértők (az emberek, akiket a projekt során vagy annak egy részében hoztak a csapathoz, akik szakértelemüket felhasználják a projekt sikeréhez való hozzájáruláshoz).
Tudjon meg többet a projektcsapat szerepéről .
Másrészt a BAU munkáját funkcionális csapatok irányítják. Ezek a szakértők saját jogukban vannak, de csoportosulnak, és rendszerint kevesebb keresztfunkciós átfedéssel rendelkeznek más osztályokhoz, mint a projektcsapatok.
Rendes körülmények között nagyon világos, hogy mire készülnek és a csapat céljait. Világos célokat és elképzeléseket fognak látni arra, milyen szerepet játszik az osztály a cégnél. Például egy ügyfélszolgálati csapat lenne, aki egy nagyobb ügyfélszolgálati részleg részeként dolgozik, amely kezeli az ügyfelek hívásait és e-mailjeit a termékével kapcsolatban.
Bonyolult: átfedés van. Például egy ügyfélspecifikus csapatvezető szakterületük specialistája. A projektcsapathoz hozzárendelhetők a munkacsomag és az ügyfélkapcsolathoz kapcsolódó projekt egy részének leadására vonatkozó erőforrások kezelése. De projektmunkájukban a Subject Matter Expert, nem pedig a Customer Services Team Leader szerepét veszik fel. Projektcsapat tagjaként a projekt költségvetésének részét képezik, és nagyfokú mérlegelési jogkörrel rendelkeznek arról, hogyan végzik a munkát a végcélok elérése érdekében. Lehet, hogy nem ez a BAU szerepük.
A BAU és a projektek közötti konfliktus
A projektmunka és a BAU munkája szépen ül egymás mellett, de gyakrabban, mint nem feszültség. Ez azért történik, mert a projektek megpróbálják megváltoztatni a status quo-t. A status quo elég jól működik, és az emberek többnyire nem szeretik a változást, így mindig ott lesz egy kis feszültség.
Másodszor, amikor az embereket arra kérik, hogy csatlakozzanak a projektcsapathoz, konfliktusba kerülhetnek. Az első feladata a napi munkájuknak vagy a projektnek? A célok világos meghatározása és a projekt vezetői iránti elkötelezettsége ebben segíthet, valamint nyitottá teheti a kommunikációs vonalat, hogy tudják, mi legyen a vállalat és a csapat prioritásai.
Harmadszor, az üzlet fenntartása mindig elsődleges. Jelentősége van azoknak a projektcsapatoknak, akik látni fogják a finanszírozás csökkentését, a kulcsfontosságú erőforrásokat visszahúzva a BAU szerepére és a határidők késik, mert a szervezet napi működésének megőrzésével kapcsolatos munkálatok összpontosítanak.
A projektvezetők elbizonytalanodhatnak ezzel, de mindig ilyen lesz, és így kell lennie. Nincs értelme egy fantasztikus projekt megvalósításában, ha a vállalat időközben elromlott, és senki sem maradt ahhoz, hogy felhasználhassa azt, amit építettél!
Ezekkel az iránymutatásokkal szemlélve könnyű látni, hogy projekteken vagy BAU-n vagy mindkettőn dolgozik-e.