10 sikeres projektmenedzserek szokása

És hogyan lehet felépíteni őket

Miért tűnik úgy, hogy egyes projektmenedzserek mindig időben, költségkereten, elégedett ügyfelekkel és másokkal hozzák be projektjeiket, nos ... nem?

Hallott már Stephen Covey könyvéről, a rendkívül hatékony emberek 7 szokásáról . Most nézzük meg azt a 10 szokást, amelyeket a nagy sikerű projektvezetők osztanak meg.

Láttam ezeket a szokásokat újra és újra megemlíteni a teljesítményértékelésekben és a projektvégrehajtások végén, ahol az ügyfél, a csapat vagy a szponzor visszajelzést ad a projektmenedzsernek.

Nem kell 10 éves tapasztalattal rendelkeznie ahhoz, hogy sikeres legyen minden alkalommal. A szokásaid megváltoztatásával és a készségek elsajátításával drasztikusan növelheti annak esélyét, hogy a projekt sikeres (és kevésbé stresszes időt biztosít a munkahelyén).

És semmilyen különleges sorrendben (a 10. számon kívül) kezdjük el!

A helyes csapat használata

A leghatékonyabb és legeredményesebb projektvezetők ismerik csapattagjaik képességeit. Ez azt jelenti, hogy a megfelelő munkát a megfelelő emberekhez rendelheti.

A rossz erőforrás használata egy feladatnál hosszabb ideig tart vagy rosszul végzett. Segít megismerni az Önnel dolgozó egyének erősségeit és gyengeségeit, hogy jobban ki tudják osztani őket a projekt feladatokhoz.

Projektkérdések kezelése

Minden projekt időről időre sújtja a problémákat. A sikeres projektmenedzserek nem hagyják figyelmen kívül őket. Ismerik a kibocsátáskezelés folyamatát, és azt is, hogy miként lehet a legjobban kezelni a problémákat, amint felmerülnek.

Te is megteheted. Miután megtudta, hogyan értékelheti egy projektkérdést, megtalálja, hogy a problémakezelés könnyű szokást jelenthet be a heti rutinba. Tedd félre, hogy minden héten megkeresse a kibocsátási naplót, és hamarosan kiderül, hogy könnyű feladat maradni a problémák megoldásában.

Változásokkal való szembesítés

A projekteket úgy tervezték, hogy megváltoztassák a dolgokat, de ez a fajta változás más emberekkel történik! Keményebb a változások irányítása, amely pontosan a projektcsapat felé irányul, felborítva a részletes ütemtervet, új munka létrehozásával és egy egész halom dokumentációs frissítéssel.

A sikeres projektmenedzserek változáskezelési folyamatot követnek. A meghatározott lépések után könnyebbé válik bármilyen tevékenység átalakítása szokássá, mert strukturált és ismétlődő.

A változáskezelési folyamat így néz ki:

Ezután a szponzora döntést hoz arról, hogy be kívánja-e illeszteni a változást vagy sem.

Megjegyzés: Számos apró változtatást jóváhagyhat, mindaddig, amíg az illetékességi és hatósági szinteken belül vannak.

A sikeres projektmenedzserek tudják, hogy a változtatásokkal való megbirkózás része a munkának, és tervük van arra, hogy foglalkozzanak velük, amikor és amikor felmerülnek.

Projektköltségek kezelése

Nagyon valószínű, hogy a projekted költségei akkor merülnének fel, ha ön nem tudja teljes mértékben irányítani a pénztárcát. Képesnek kell lennünk arra, hogy az irányításodban lévő pénzügyi elemeket kezeljük.

Ha nem közelíted meg rendszeresen és rutinszerűen, akkor megtalálod a munkát annyira hatalmas, hogy lehetetlen jól csinálni.

A fantasztikus projektmenedzserek a költségek tetején maradnak a számlákkal, árajánlatokkal és becslésekkel foglalkozó bejelentési rendszerekkel. Bízz a szokásos módon a költségvetés-készítő szoftver használatával (még akkor is, ha ez csak egy táblázat).

Nem tudja kezelni a projekt költségeit, amíg nincs terved arról, hogy mit fogsz költeni. Olvassa el, hogyan hozhat létre projektköltséget, így elkezdheti.

Csapatépítés

A projektcsapat valószínűleg nem fog működni az Ön számára, ezért miért van csapatépítés a sikeres projektmenedzserek szokásaival?

Ez azért van, mert szükség van rájuk, hogy hatékonyan működjenek együtt, és szükség van a projektben részt vevő egyénekre, hogy gyorsan eljussanak egy olyan pontig, ahol egymásba bíznak. Ezt a csapat felépítésével lehet elérni.

Vigyázzatok olyan esetekre, amikor a csapatod szétesik. A megfélemlítési magatartás különösen elfogadhatatlan.

A folyamatok megértése

A rendkívül sikeres projektmenedzserek hatodik szokása az, hogy megértik az ellenőrzési körükben létező folyamatokat.

Ez azt jelenti, hogy tudják, hogy milyen eljárásokat kell követni. Nem vesztegeti az időt arra, hogy megpróbálja megmagyarázni, hogy hogyan írhat egy üzleti ügyet, mert tudják, hogy van egy eljárás erre és követhetik a lépéseket.

A legsikeresebb projektmenedzserek nem szolga dolgozni. Ők tudják, hogy mikor a helyes lépés az, hogy kövessük a folyamatot. Tudják, mikor jobb, ha kicsit csípni, hogy a feladatok átfogóbb legyen mindenki számára. Ennek egyik példája a bürokrácia kisprojektből való eltávolítása a folyamatok megfelelő átalakításával.

Az ütemterv frissítése

A projekt ütemtervét nem szabad a véletlenre hagyni, és a legsikeresebb projektmenedzserek szokása szerint rendszeresen ellenőrizni fogják menetrendjüket a pontosság és frissítésük érdekében.

Rengeteg mód van a projekt fejlődésének nyomon követésére, de a legfontosabb dolog az, hogy megcsináljátok! Ha ezzel a szokással próbálkozik, akkor egy rövid találkozót foglaljon össze a naplójában saját maga és a menetrend szerint hetente egyszer. Használja ugyanazt az időt minden héten, és 30 percet vesz igénybe, hogy megnézze hol van és hol kell lennie. Végezze el a szükséges módosításokat, mondja el a csapatot és folytassa a projektet.

Megjegyzés: Ha menetrendváltozásai befolyásolják a projekt befejezésének időpontját vagy a fontos mérföldek szállítási határidejét, akkor beszéljen a szponzorral. Nem szabad megváltoztatnod a baselined terv alapjait, anélkül, hogy hivatalos jóváhagyási folyamatot kellene tennie.

Projektkockázat kezelése

Egy dolog, hogy mi is szerepeljen a kockázati nyilvántartásában , de rendszerint felülvizsgálja, és a felvetett kockázatokra reagálva valami más.

Nem elég használni a projekt kezdetét a kockázatok azonosítására, és nem gondolkodni újra rájuk. A kockázatkezelésnek a projektes szokások részévé kell válnia, mert anélkül, hogy megtalálja, hogy a kockázatok problémává válnak és problémákat okoznak az Ön számára.

Ez egy másik terület, ahol a szabványos folyamatok és a foglalás egy rendszeres slot, hogy egy kockázatértékelés segíthet. Ezt a csoportos találkozók részeként is beillesztheti. Készüljön fel arra, hogy felülvizsgálja a kockázatokat a csapattal, zárjon be minden olyan személyt, amely már nem fenyeget, és tervezzen intézkedéseket azok számára, amelyeket csökkenteni szeretne.

Követési idő

A projektmenedzserek sokat tudnak a projekt időgazdálkodásáról , de általában az ütemezés és a tervezés területén. Amiről beszélünk az időkövetés rendszeresebb, napi rendszerességgel. Idõsávokról beszélünk.

A projektcsapatok gyakran nem szívesen használják az időkeretet, ha még nem tették meg. Számos projektmenedzsment szoftvermegoldás időben nyomon követhető a termékben. Ez megkönnyítheti a váltást az időkövetéshez csapatként.

Függetlenül attól, hogy nyomon követi-e a csapatod időt (ami ajánlott), fontos, hogy tudd, hol jár a saját idejed egy nap alatt. Meg kell szoknia, hogy megjegyzéseket szerezzen arról, hogy mennyit töltöttél. Ez segít megérteni, hogy időt töltesz a kiemelt fontosságú projekt feladatokra. Lehet, hogy úgy gondolja, hogy te vagy, de te vagy? A formanyomtatványok vagy az időfelvétel segítséget nyújt, még akkor is, ha ez csak egy óránkénti jegyzőkönyv a jegyzettömbön.

Üzleti változás megvalósítása

Végezetül a projektmenedzserek sikerének leginkább azt a képességét, hogy a projekt eredményeit az üzleti eredményekhez igazítsák. A projektet arra tervezték, hogy valami csodálatos dolgot érjen el a vállalat számára, és ezt megtette. Nagy.

De ha a felhasználók nem használják a terméket vagy a szoftver gyorsan elavult, vagy az ügyfelek nem olyan csodálkoztak, mint te, akkor a projekted időveszteség volt.

A legsikeresebb projektcsapatok biztosítják, hogy tudják, milyen üzleti eredményeket kívánnak elérni. Olyan megoldást hoznak létre, amely fenntartható módon biztosítja az üzleti változást. Amit a projekt befejezésekor teljesítenek, az ügyfelek teljes mértékben használják és teljesen elfogadják. Ez sikeres, mert a kezdetektől sikerült építeni.

Az üzleti célok megértése kulcsfontosságú kritérium minden olyan projektmenedzsernek, aki befolyásolni kívánja az ügyfeleket és az érdekelteket. Ha kimutathatja, hogy értékesített valamit, akkor könnyű bemutatni a hatását és értékét, amelyet a vállalatnál hoz.

Készüljön fel arra, hogy megkérdezze az érdekeltektől, hogy milyen üzleti értéket várnak el, és hogy miként szeretnék használni bármit is, amit a projekt nyújt nekik. Beszélj velük arról, hogyan határoznak sikerre. Ezeket minden projekt kezdetén megismételhető folyamatba lehet építeni.

Hány szokás van a sikerhez?

Miután elolvasta a listát, hány ilyen szokás van? Vannak valószínűleg olyan dolgok, amiket ma teszel, és mások, hogy tudjátok, több erőfeszítést kell tennie, hogy rendszeresen végezzen. A jó hír az, hogy egy új szokás megteremtése viszonylag könnyű, ha elkötelezte magát. Hamarosan ezek a dolgok lesznek második természetűek, és jó úton leszek, hogy az egyik legsikeresebb projektmenedzser legyen a cégnél.

Melyek fogsz dolgozni, és építeni a heti rutin?

További irodalom

Ajánlom, hogy Charles Duhig által olvastam a hatalom erejét.