Melyik szerkezet a legjobban működik az Ön számára?
Három közös szervezeti struktúra van, és mindegyikben projektmenedzserek dolgoznak: funkcionális, projektes és mátrixos. Vessünk egy pillantást az egyes előnyeiről és hátrányairól annak érdekében, hogy tudjátok, miben állsz szemben, amikor csatlakozol egy új struktúrához.
Funkcionális szervezeti felépítés
Egy funkcionális szervezeti struktúrában a projektmenedzser és az összes erőforrás ugyanabban a vállalati részlegben működik, mint például az értékesítési és marketing osztály. Általában a funkcionális menedzsernek több hatásköre van, mint a projektmenedzser.
Előnyök
A funkcionális struktúra a lehető legkevesebb energiát nyújtja projektmenedzsernek, de számos más előnye van:
- Jól működik a kis csapatok és a kis projektek, mert a funkció teljes mértékben irányítja a csapat tagjai és egyéb szükséges erőforrások.
- Könnyen hozzáférhet a szükséges szakemberekhez, mivel ugyanabban a funkcionális területen tartózkodnak.
- Gyorsan mindannyiunkat együtt tudunk megoldani a projekthez kapcsolódó problémák megoldására.
- A projekt kommunikációs eszközeit korlátozhatja, mivel a csapat viszonylag kicsi és egyszerű.
- Gyakran kapnak lelkes csapattagokat, akik szívesen dolgoznak a projekten, mert karrierlehetőségeket kínálnak nekik. A projektek nagyszerű módja lehet a csapat motiválására.
- Ha átadja a projektet egy funkcionális csapatnak, akkor az lesz a funkcionális csapata, ahol dolgozik, ami megkönnyíti a projekt lezárását.
hátrányok
Bár ez a struktúra rengeteg előnnyel rendelkezik, néhány hiányosságot is figyelembe vesz:
- A munka egy silóban történik, ami azt jelentheti, hogy nem férhet hozzá a funkcionális megosztottságon kívüli emberekhez.
- A projektcsapatba tartozó emberek lehetnek hűek az osztályukhoz vagy a csapat menedzseréhez, mint a projekt munkájához, ami konfliktusokat okozhatnak.
- Egy nagy projekt egy funkcionális projektmenedzsernél végződik minden egyes funkcióból. Lehet, hogy a munka a repedéseken esik át, ha az összes projektmenedzser nem működik együtt harmonikusan.
- A funkcionális munka elkülöníthető, mivel nincs lehetősége széles körű hálózathoz a cégnél. A stratégiai fókusz megtartása nehezebb lehet.
A szervezet szervezeti felépítése
A dedikált munkacsoportok egy projektszervezeti felépítésű projekteken dolgoznak. A projektmenedzser valószínűleg a projektcsapat tagjai számára vonalvezetési felelősséggel tartozik. Példák erre a nagy építkezésekre, de olyan vállalati kezdeményezésekre is, amelyekhez egy dedikált csapat szükséges. A projektmenedzsernek végső hatásköre van, és jelentést tesz a projektszponzornak és a projekt fórumnak . A csapat munkatársai közvetlenül a projektmenedzser számára dolgoznak.
Előnyök
A projektszerkezet nyilvánvaló előnye az, hogy nagyobb a csapatod irányítása, de más előnyök is vannak.
- A csapatok erős identitástudással rendelkezhetnek. Ez a legegyszerűbb struktúra, amelyen belül erős csapatmüveletet hozhat létre.
- Az egész csapat a csapat céljaira összpontosít, így a projektben dolgozó emberek napi munkájával a hűség konfliktusai állnak fenn. Napi munkájuk a projekt.
- Erőforrásokat szentelnek a projektnek, így sokkal könnyebb a munka ütemezése. Tudni fogja, hogy a csapattagok rendelkezésre állnak-e, és nincs semmi kockázata annak, hogy rövid időn belül le kell húzni őket egy másik menedzserhez hasonlóan.
- Az ebben a struktúrában futó projektek nagyszerű környezetet kínálnak a projekt menedzsment képességek, valamint a technikai vezetői képességek javítására.
hátrányok
A projekt struktúrája a legegyszerűbb, de belül még mindig vannak hátrányai.
- Egy projektnek szentelt csapat egy drága elkötelezettség. Ez csak egy nagy projekt esetében lehet opció.
- Ha eltávolítja az embereket a funkcionális munkáiból, nehéz lesz visszamenni, különösen ha a projekt hosszú. A projekt munkája nyúlik vissza, és visszatérve ahhoz, amit korábban tettetek egy multidiszciplináris környezetben egy új, kihívást jelentő projekt után, sok ember számára nem vonzó lehetőség. A csapat átmenetének kezelése a projekt lezárásakor még fontosabbá válik.
- Néha egy projekt lezárása azt jelenti, hogy elveszíti a munkáját, ha az üzlet folytatódik, és egy másik szerep nem áll az Ön számára.
- Természetük szerint a dedikált csapatok felszívják az erőforrásokat, hogy csak egy dologgal dolgozzanak. Korlátoznák a vállalatok által egyszerre elvégezhető projektek számát, különösen akkor, ha a különböző projektek ugyanazokat a készségeket igénylik.
- Az ilyen típusú struktúrák projektmenedzserei a csapatok irányítását is irányítják, ami azt jelenti, hogy időt és erőfeszítést igényel az emberi erőforrással kapcsolatos feladatokra, amelyeket más struktúrákban nem kellene végrehajtania. Ha élvezni fogja ezt az elemet az emberekkel való együttműködésben, ez a tényező előnyös lehet.
Mátrix szervezeti felépítése
A harmadik lehetőség egy mátrixszerkezet. Az erőforrások megosztottak mind a szokásos üzleti, mind a projektmunkában. Ez azt jelenti, hogy két vezető vagy "pontozott" felelősség tartozik a projektmenedzsernek, valamint a csapatvezetőknek. A funkcionális menedzsment vonalszerkezet általában helyben van, és a projektmenedzser veszi a pontozott sort.
Ez a struktúra felosztja a hatalmat és a hatóságot a funkcionális vagy megosztott csapatmenedzser és a projektmenedzser között. A tárgyalási készségeket teljes erejéhez kell használnia!
Előnyök
A mátrix struktúrák nagyon gyakoriak, mivel lehetővé teszik a vezetők számára, hogy rugalmas választási lehetőségeket hozzanak az emberek időtöltésével. Valószínűleg munkája során egy mátrix környezetben dolgozik. Ennek a szerkezetnek az előnyei a következők:
- Az erőforrásokat hatékonyan használják, és szükség esetén a projektek között mozoghatnak.
- Rengeteg különböző dolgot tud dolgozni, néha párhuzamosan - habár ezt a pontot hátrányként is fel lehet tüntetni.
- A csapatok és az egyének nagyon érzékenyek lehetnek. Ha egy új projekt jön, akkor elsőbbséget kell élveznie, elég könnyű ahhoz, hogy elforduljon, és hirtelen valami másra összpontosítson. Ezt egy projektstruktúrában nem teheti meg könnyen, ami hosszabb időt vesz igénybe az összeomlás és a csoportosítás között.
- A struktúra megköveteli, hogy mindenki ugyanazt a projektmenedzsment életciklusát és módszertanát használja, így a projektek közötti váltás egyszerű. Az emberek csatlakozhatnak a projektcsapathoz, viszonylag kevés fedélzeten, ha a terminológia és a folyamatok gyakoriak.
hátrányok
Mint minden beállításhoz, ez is buktató. Annak ellenére, hogy ez egy közös struktúra, sok modern munkahely nem szakította meg a túlterheltség problémáit. Az egyének túlságosan sok feladata egyszerű, ha nincsenek olyan rendszerei, amelyekkel kezelni és nyomon követni teljes terhelésüket. Egyéb hátrányok a következők:
- A projektek közötti konfliktus gyakori, mert ugyanazzal a erőforrásokkal harcolhat, mint egy másik projekt.
- A másik projekt megakadályozhatta volna, hogy a legjobb erőforrásokat - a legmegfelelőbb embereket, akiknek a megfelelő készségek vannak - vagy a vonalvezetőjük esetleg nem teszik elérhetővé a projektmunkát.
- Előfordulhat, hogy konfliktus áll fenn a szokásos üzleti feladatok és a projektmunkák között az egyének számára, különösen akkor, ha mindkét vezető különböző prioritásokat ad nekik.
- Az erőforrások konfliktusai lehetnek arról, hogy milyen fejlődési pályára lépnek a jövőbeli pályájukért. Bár tudni fogja, hogy a projektmenedzsmentben szeretne maradni, lehet, hogy magasabb szintű funkcionális szerepet, vagy projektorientáltabb szerephez juthat. De sok karrierlehetőség jó dolog, még akkor is, ha nehéz döntéseket hoz.
Egy olyan szervezeti struktúra, amely tökéletesen működik az összes szokásos üzleti tevékenységhez, nem mindig működik a projekteknél, és a környezetében kell dolgoznia, ahol dolgozik. Az egyes struktúrákban szerzett tapasztalatok jó ötlet, hogy első kézből megtapasztalhassák. Ez segít eldönteni, melyik környezet illik legjobban és illeszkedik készségeihez és preferenciáihoz. Ezután tájékozott döntést hozhat, ha megvan az esély arra, hogy eldöntsd a jövőbeli munkakörnyezetedet.
Az egyes projektek szervezeti felépítésének előnyei és hátrányai megértése lehetőséget ad arra, hogy megtudja, hol töltheti idejét és befolyását, hogy a lehető legtöbbet hozza ki csapatából, és segítsen a projekt sikeres befejezésében.