Találkozókezelő kulcs - Stand PAT
Egyes vezetők PAT-ot alkalmaznak
a találkozókra vonatkozó megközelítés, amely előírja a P űpose, az A genda és a T imeframe. A résztvevőknek a munkamenet előtt álló kritikus pontokba való bekapcsolódása biztosítja, hogy az emberek felkészüljenek arra, hogy részt vegyenek és támogassák az ülés általános szándékát. A világos PAT-vázlat biztosítja a produktív munkamenet biztosítását.
A találkozó célja legfeljebb 1 vagy 2 mondatban lehet. "Ez az összejövetel az új marketingkampány megtervezésére" vagy "ez a találkozó a szállítmány új viselkedéskezelési politikájának felülvizsgálata." A cél segít meggyőződni arról, hogy mindenki tudja, miért van ott, mit kell tenni, és hogyan kell irányítani az előrehaladást és a következtetést.
Állítson be napirendet. Sorolja fel azokat a tételeket, amelyeket megvizsgálni / megvizsgálni / megvizsgálni. Szeretek határidőt rendelni minden egyes napirendi ponthoz (lásd alább), és azonosítani kell a beszélgetés moderálásáért felelős személyt. Állíts be egy idõkeretet; legalább a kezdési és befejezési időpontot.
Azt is javaslom, hogy határozzuk meg a napirend minden elemének időtartamát. Ezeknek teljesnek kell lenniük a teljes találkozási időkereten belül.
Indítsa el találkozásait időben
Ha olyan kultúrák valamelyikében dolgozik, ahol az emberek az ütemterv után öt-tíz percig tartanak találkozókon, akkor itt az ideje, hogy új trendet kezdjen.
Az egyik cég arra bátorítja vezetőit, hogy zárják be az ajtót a tervezett kezdési időpontban, és azok, akik késtek, nem szívesen vesznek részt. Bár ez sokkal drágább lehet, mint amennyit csak akarsz, nem kell aggódnod, hogy rendezd meg a találkozót, vizsgáld meg a célt, és erősítsd meg a várakozásokat és az időzítést.
Ne várja meg a száguldók megjelenését. Amikor későn érkezik, ne térjen vissza, és vizsgálja felül, mi van már lefedve. Folytassa a találkozó témáival. Ez kellemetlen lesz a száguldó számára, és javítja az esélyét, hogy időben érkezik a következő ülésen.
Ha a találkozó szervezője / szponzora nem jelenik meg időben, akkor tekintse meg a találkozót töröltnek és menjen vissza a munkába. Az öt-hét perc várakozási idő elfogadható. Az esélyek az, hogy a találkozó szervezője váratlan nehézségbe ütközött, és inkább azt akarja, hogy ne vesztegesse az idejét, amikor várakozik rá.
Tartsa meg a témát
Jó gyakorlat az, hogy hozzárendeljük valakinek a szerepét, hogy mindenki a pályán tartsa a pályán. A beszélgetések túl sokszor sodródnak, majd a vélemények, eszmék, tények és érzelmek örvényévé válnak. Ehelyett adja át a szerepet, és tájékoztassa a jelenlévőket, hogy ez az egyén beilleszkedik, ha és amikor a vita elhagyja a napirendet és a vitát.
Egyes cégeknél ezt a szerepet a "Traffic Cope", más esetekben pedig a "Témavezető" -ként említik. Függetlenül attól, hogy a címke milyen szerepet tölt be a találkozók hatékonyságának és termelékenységének növelésében.
Ha további témák merülnek fel, amelyek napirenden kívüliek, de fontosak a megbeszélésekhez, ezeket egyértelműen le kell gyűjteni, és a jövőbeli megfontolásra és megbeszélésre vagy egy külön megbeszélésre kell a "parkolóban" elhelyezni. A találkozó tulajdonos fenntartja magának a jogot, hogy kisebb, eltérő vitát engedélyezzen, ha támogatja a teljes találkozó célját.
Tájékoztató jegyzetek / jegyzőkönyvek tartása és terjesztése
Valaki, aki nem az ülésszervező, az ülést jegyzőkönyvet kell tartania. A jegyzőkönyvek jó felvétele a következőket tartalmazza:
- Találkozási idő, dátum, helyszín
- A cél leírása
- A napirend másolata
- A résztvevők listája és azok listája, akik nem vettek részt
- A következtetések, cselekvési elemek, felelősségek és a befejezés időpontjainak részletes összefoglalása. Sok jegyző a napirendet a következtetések és cselekvések felsorolásának útmutatójaként használja fel.
- Tervezett nyomonkövetési találkozó, ha igazán szükséges.
Ideális esetben a megbeszélések jegyzeteit lehető leghamarabb az ülés megkötése után és egy munkanapon belül terjessze. A jegyzőkönyvek és feljegyzések fontos emlékeztetőként szolgálnak a résztvevők számára, valamint információforrást jelentenek a többi érdekelt fél számára, vagy azok számára, akik nem fogadták el az értekezletet. A jegyzőkönyvek remek eszközt jelentenek arra, hogy emlékezzenek az emberekre és a csapatokra az elkövetett nyomon követésük során.
A Bottom Line for Now:
Lehetséges, hogy egy találkozó pozitív eredményt fog eredményezni, segít a projektek és az emberek továbbadásában, csak ne számítson rá. Néhány gondoskodás és a találkozók menedzsment technikáinak szándékos megerősítése javítja az esélyét arra, hogy nagyszerű eredményt vezet.
-
Frissítve: Art Petty