Sok üzletkötés szomorú, rosszul írt, rendezetlen, zsargonnal teli és hiányos.
Gyakran túl hosszú vagy túl rövid. Mindezek a tulajdonságok hozzájárulnak a nem hatékony üzleti íráshoz.
Függetlenül attól, hogy értékesítési javaslatot, e-mailt küld a főnöke vagy a szoftvercsomag használati utasítását, bizonyos lépéseket kell követnie, hogy hatékony legyen. Kövesse az öt lépést:
- Rendezze az anyagot
- Fontolja meg a közönségét
- Írja le a gondolataitokat
- Korrigálja az anyagot
- Szerkessze az anyagot
A szervezet kulcsfontosságú
Ha nem szervezi meg az anyagot, akkor nem fog jól haladni, és nincs értelme. Az írás egyszerû vagy bonyolult lehet. Amikor egy e-mailt ír ki egy személyzeti értekezletről, ez olyan egyszerű, mint a gondolataid összegyűjtése. Másrészt valószínűleg összetett körvonalat kell kidolgoznia a kész anyag előtt, ha felírja az úttörő gyógyszeres próba eredményeit. Bármi legyen is a feladat, anélkül, hogy a szervezet megfelelő szintje lenne (akár gondolataidat is szervezve), nem feltétlenül tartalmazza mindazt, amire szükséged van, vagy nem feltétlenül kiemeli a legfontosabb témákat.
Hiányosságok vagy hibás fókuszálás a vállalkozás írásakor kevésbé világos.
Ismerd meg a közönséget
Mielőtt elkezdené írni, fontolja meg a tervezett közönségét. Például a vállalat új 401 (k) programjáról szóló prezentáció ugyanazt a vázlatot kaphatja, ha azt a CFO-hoz és a munkavállalókhoz adja, de az Ön által részletezett adatok szintje változik.
Szintén fontolóra kell venni a hangot. Egy gyors e-mail a csapatnak, emlékeztetve őket az éves vállalat picknick, nem lesz ugyanaz a hang, mint a levelet a cég éves jelentése.
Ne felejtsd el, hogy hatékonyabban kommunikálsz a közönségeddel, ha arra koncentrálsz, amit akarsz, nem pedig arról, hogy mit fogsz mondani .
A jó írásról szóló szó
A jó íróknak különböző stílusai vannak. Néhányan szívesen írnak mindent, majd visszamennek és szerkesztenek. Mások inkább szerkeszteni, ahogy haladnak. Néha az előnyben részesített stílusa attól függ, hogy mit írnak.
Ahogy írsz (vagy szerkesztéskor), ismerd a hosszt. Használjon elég szót ahhoz, hogy egyértelművé tegye a jelentését, de ne használjon felesleges szavakat, csak azért, hogy virágos legyen. Az üzleti írásnak világosnak és tömörnek kell lennie, nem túlságosan bonyolult és virágos. Ne feledje, hogy az üzleti életben senki sem tudja többet elolvasni a szükségesnél.
Másrészt ne tegye túl rövidnek a darabját. Meg kell írni elég, hogy a jelentése világos és nem fog félreértelmezni. Képzeld el, hogy egy raktárban lévő felszerelés "használt, de jó" feliratú. Nem világos, hogy ez azt jelentette-e, hogy a berendezést sokat használták fel, vagy hogy a berendezés már nem új, de mégis működőképes.
Néhány további szó egyértelművé tette a jelentést. Kerülje a zsargon vagy a rövidítések használatát is, mert különböző dolgokat jelenthet a különböző olvasók számára. Az író stílusától függetlenül minden írónak ki kell dolgoznia az összes írott anyagot, még az e-maileket is.
Proofread és Edit
Függetlenül az írás stílusától, minden írónak bátran kell olvasnia és szerkesztenie az összes írott anyagot, még az e-maileket is. Miután elkészült, írja le a munkáját. Ezután módosítania kell. A lektorálás újra olvassa, amit írt, hogy megbizonyosodjon róla, hogy a fejében lévő összes szó helyesen tette a papírra. Mivel agyunk gyorsabban dolgozik, mint az ujjaink, elhagyhatjuk a szavakat, hagyhatjuk véget, vagy használhatjuk a rossz homonyt (pl. "Ott" helyett "a"). A lektorálás elkapja ezeket a hibákat. Nyilvánvaló, hogy egy egysoros e-mail lektorálása könnyű, és egyszerűen átgondolva rajta, ahogy elég, elegendő lehet.
Ha azonban használati utasítást ír, akkor a lektorálás bonyolultabb lesz, és hosszabb ideig tart.
Miután korrigálta az anyagot, itt az ideje szerkeszteni. Néha a lektorálás és a szerkesztés egyidejűleg végezhető el, de hatékonyabb, ha egymás után történik.
A szerkesztés oka az, hogy rögzítse vagy megváltoztassa, amit írt, annak érdekében, hogy az anyag hangot (és olvassa) jobban. Üzletíráskor ez azt jelenti, hogy rögzíti a hibákat, és a szöveget a lehető legegyértelműbbé és tömörebbé teszi.
Nem írsz egy regényt
Amikor üzletet írsz, nem írod a következő "nagy amerikai regényt". Az írásnak olyan leírónak kell lennie, amennyire szükséges, de nem kell élénk szóképeket festeni sok nagy szóval és beszédszámmal. Ha "üvegházakat" értesz, ne írj "üveges lakóhelyet", írj "üvegházakat".