5 módja annak, hogy nyomon kövesse a projektet a Gantt diagramok használata nélkül
Ez nem az egyetlen kihívás Gantt diagramok jelen.
A Gantt-diagram adatai általában speciális szoftvereket igényelnek a megtekintéshez és a szerkesztéshez, és a nyomtatás szinte mindig kihívást jelent. Továbbá néha csak a projekt egy kis részét szeretné összpontosítani, anélkül, hogy minden további információ túlterhelt volna.
Bár a Gantt-diagramok egy nagyszerű megoldás, ők nem az egyetlenek. Ha meg kell vizsgálnia egy kisebb mintát az információról, vagy egyszerűsített verziót vagy az információk egy részét olyan helyzetben kell bemutatnia, amikor egy Gantt-diagram nem lenne praktikus, akkor itt öt alternatíva használható.
Feladatlisták
Mindenki az üzleti közösségben ismerősnek és kényelmesnek kell lennie az alapvető teendők listáján. Tény, hogy a szervezés az egyik legjobb képesség a projektmenedzser számára .
A feladatlistához a tennivalók listája a következő szintre kerül. A feladatlistával további oszlopokat adhat meg, amelyek megmutatják, hogy ki fogja elvégezni az egyes feladatokat, a feladat állapotát, a kezdési és befejező dátumokat, valamint annak valószínűségét, hogy a feladat időben befejeződik.
Akkor is hozzáadhat jelölődobozokat a csapat tagjaihoz, hogy ellenőrizze az elemek kitöltését.
Táblázatok
Egy másik egyszerűsített táblázat a táblázatban. A bal oldalon lévő feladatokat továbbra is felsorolhatja, és továbbra is megjelenítheti a sávokat, hogy megmutassa az előrehaladás szintjét és a feladatok becsült kezdő és befejező dátumát.
A táblázatok időigényesek lehetnek a frissítéshez és az időigényes frissítéshez, ezért nem szeretné őket teljes projektmenedzsment megoldásként használni. Egy egyszerű, egyszeri jelentés egy ügyfélnek vagy egy kezelőnek azonban egy egyszerűsített táblázat segítségével vizuálisan lehet a projektet úgy elhelyezni, hogy
könnyen megmagyarázható és érthető. Ez egy jó lehetőség a projektek előrehaladásának nyomon követésére.
Áramlási ábrák
Áramlási diagramok vagy hálózati diagramok mutatják a projekt feladatait a sorrendben, amire szükségük van. A folyamatábrák egyszerűek vagy összetettek lehetnek. Például előfordulhat, hogy nem kívánja felsorolni az adatokat, például az egyes lépések kezdő és befejező dátumát, a feladat azonosító számát, vagy
a hely. Ne feledje, hogy túl sok információ hozzáadásával nehéz elolvasni ezeket a grafikonokat.
Bár sok ember könnyebben tudja olvasni és megérteni az átfolyási diagramokat, mint a Gantt-grafikonok, így nehézségek merülhetnek fel. Ezenkívül gyakran nem megfelelőek a nagy és összetett problémák esetén. A folyamatábra a legegyszerűbb olyan egyszerű projektek bemutatására, amelyek természetesen előrelépést jelentenek
a következő, de nem használható hosszú távú eszközként vagy túlságosan összetett projekteknél.
Kanban táblák
Van-e a projekt számos olyan lépésben, amelyeket nem feltétlenül sorrendben kell végrehajtani?
Több ember dolgozik ugyanazon a projekten, vagy gyakran frissítik a feladatokat? Ha igen, Kanban kínálhatja az ideális megoldást az Ön számára. (Tudjon meg többet arról, hogy Kanban hogyan működik a projekt menedzsmentjében .)
Kanban-fórumon minden projekt feladatot egy ragadós jegyzetre írnak, és elhelyezik a megfelelő oszlopba, például "csinálnak", "folyamatban" vagy "készen". Miután minden feladat befejeződött, a megfelelő ragadós jegyzet átkerül az egész fórumon, amíg az összes jegyzet a "kész" oszlopban van.
Ez a szervezeti rendszer nagyon könnyen érthető és gyorsan módosítható, de nem hordozható, és ügyelni kell arra, hogy a jegyzetek egyike sem esik el és elvész.
Állapotjelentések
A gantt-diagramok kiváló eszközök a projektek nyomon követéséhez, nem feltétlenül a kommunikációhoz. Ha mindössze annyit kell tennie, hogy kommunikáljon az előrehaladással egy ügyféllel, a projektszponzorral vagy más csapattagokkal, az állapotjelentés lehet a legjobb megoldás.
Ráadásul sok projektmenedzsment szoftver egyszerűsített, könnyen érthető állapotjelentéseket hoz létre, csupán néhány egérkattintással, időt és energiát takarít meg.
A gantt-diagramok nagyon praktikusak egy nagy projektben futó feladatok nyomon követéséhez, ám ezek nem mindig a legjobbak ezen információk átadására másokkal, különösen azokkal, akik nem ismerik el őket.
Van még néhány más alternatíva. Próbáld ki magad az öt Gantt-táblázat alternatívájából. Lehet, hogy kellemesen meglepte, hogy mennyi időt takaríthat meg.