Projektirányítás: meghatározás
A "irányítás" a projektmenedzsment fogalmakban olyan politikákra, folyamatokra, szabványokra, eljárásokra és iránymutatásokra utal, amelyek meghatározzák, hogy a projektek milyen irányítással, futtatással és irányítással vannak a szervezet által.
Az irányítás kiterjedt és "nehéz" lehet sok bürokráciával, vagy vázlatos és "könnyű" (esetenként valószínűleg nem hatékony).
A vezetőknek törekedniük kell a környezetük és a kultúra megfelelő szintű irányítására. Annak biztosítása, hogy az irányítási politikák célra megfelelnek, kulcsfontosságú tényező a hatékony működés biztosításában.
A kormányzás a tetején kezdődik. A vállalat igazgatóságának elköteleznie kell magát a jó kormányzás elképzelésével és azt illetően, hogy a projekteket megfelelően kell kezelni, meghatározott iránymutatások szerint. Ez a hozzáállás és a várható elvárások szűrik le a projekttervezők és a projektvezetők (és a programcsapatok, ahol ezek léteznek).
Miért fontos a projektirányítás?
A projekt szponzora és más fontos érdekeltek azt szeretnék tudni, hogy a projekt költségvetését a megfelelő módon tölti. Szeretnék látni, hogy hatékonyan nyomon követi a projekt eredményeit, és szükség esetén lépéseket tesz a projekt kockázatának kezelésére.
De a projektek jó kormányzásának logikája ennél tovább halad.
Az irányítást az ügyfelek, különösen a közszférában keresik.
A kormányok és a szabályozók kérik (és bizonyos esetekben érvényesítik) egyes szabványokat egyes projektek esetében. A kormányzás nem csupán egy belső kérdés: számos szabályozott piacon működő vállalatnak követnie kell a külső jogszabályokat, például a Sarbanes-Oxley-t. A projektirányítás egy kis részét képezi annak, hogy bizonyítani tudja, hogy a vállalat hatékonyan működik, és az adott iparágban meghatározott iránymutatásokon és szabályozásokon belül.
A projekt irányítása is segít:
- Javítani kell a beruházás megtérülését, és hatékonyan nyomon kell követnie ezeket a befektetéseket
- Nyereség a projektekhez
- Kerülje el azokat a közös okokat, amelyek miatt a projektek nem sikerülnek
- Kommunikáljon hatékonyabban
- A projektek szabványosításának bevezetése, ami megkönnyíti a teljesítmény összehasonlítását
- A kockázat minimalizálása
- Fejleszteni és motiválni a személyzetet egy strukturált környezetben
Milyen projektmenedzsment néz ki?
Tehát most már tudjuk, hogy mi a projektirányítás, mi hasonlít egy projektre? Az alábbiakban bemutatjuk azokat a tevékenységeket, amelyek a projekt környezetében irányítást mutatnak:
- Vannak fegyelmezett projektmenedzsment-életciklus, amely meghatározott pontokat tartalmaz jóváhagyásra. Ezek azok a pontok, ahol megvitatják a projekt életképességét, és döntést hoznak arról, hogy folytatják-e a munkát vagy sem.
- A projekteknek egyértelmű üzleti ügyük van, és az üzleti ügyekben elegendő információ áll rendelkezésre ahhoz, hogy a vezetői csapatok megfelelő döntéseket hozhassanak.
- Ezeket a döntéseket megfelelően dokumentálják és közlik.
- A projekteken dolgozó emberek meghatároztak szerepeket és felelősségeket.
- A folyamatos tanulás kultúrája lehetővé teszi, hogy a projektcsapatok folyamatosan javítsanak és megvitassák a hibás környezetben tanultakat.
- Vannak olyan folyamatok és eljárások, amelyek lehetővé teszik a projektcsoportok számára, hogy felülvizsgálják projektjüket, és szükség esetén független támogatást kérjenek.
- Az érdekeltek részt vesznek és bízik a folyamatban.
- A projektcsapatok olyan egyénekből állnak, akik a megfelelő szerepet betöltik és képzettek.
A projektek irányítása a szervezet irányítási struktúráihoz kapcsolódik. Ha úgy gondolja, hogy a projekt irányításának fő célja a projektek megfelelő módon történő végrehajtásának biztosítása, akkor láthatja, hogyan kapcsolódik össze a vállalati szintű pénzügyi irányítással, a vállalati kockázatkezeléssel és még sok minden mással.
A projektirányításnak illeszkednie kell a jelenlegi szervezeti folyamatokhoz. Más szóval, ne hozzon létre egy teljesen új pénzügyi menedzsment folyamatot, ha már van olyan, aki más területeken dolgozik! Használja a jelenleg létezőket, és módosítsa a vállalati folyamatokat, hogy azok alkalmasak legyenek a projekt környezetben való felhasználásra.
5 terület a projektirányításra
Amikor elkezdi vizsgálni, akkor észre fogod venni, hogy a projektirányítás átlátható a projektmenedzsment valamennyi elemén keresztül.
Vannak azonban olyan kulcsfontosságú területek, ahol a kormányzás különösen fontos.
- Módszerek és folyamatok: ezek segítenek a munka megbízható és fenntartható módon történő működtetésében.
- Tudásmenedzsment: Ez kulcsfontosságú a tanulságok számára, és biztosítja, hogy a szervezet megtanulja a projekt tapasztalatait. A tudásmenedzsment létfontosságú, ha többször is meg akarja szakítani a hibákat.
- Projektmenedzsment Érettség: Mivel a szervezeti projektmenedzsment érettsége növekszik, így képes lesz sikeresen teljesíteni.
- Senior-szintű buy-in: A projektirányítás iránti elkötelezettség a csúcson kezdődik. Ha vezetői támogatással rendelkezik, ez az üzlet minden szintjén átmegy, és a kormányzás megközelítése fenntarthatóbb lesz.
- Támogató kultúra: A támogatás kultúrája, nem hibás, biztosítja a projektmenedzserek számára a megfelelő környezet megteremtését. A Projektmenedzsment Hivatal vagy a Projekt Igazgatója által vezetett támogató kultúra segíteni fogja a projektvezetőket abban, hogy elérjék céljaikat és a projekt céljait.
Mi a teendő, ha nincs vállalati szabvány?
A kisebb szervezetekben működő projektvezetők maguk is támogatják a projekteket olyan környezetben, ahol támogatják a projekteket, és ahol a projektmenedzsment koncepciója be van vonva, de a formális szervezeti struktúrák nélkül, amelyekből táplálkoznak.
Ebben a helyzetben - és ez nem kizárólagos a kis szervezeteknél - a projektirányítási modellt a semmiből fogja megtervezni. Ha nincs olyan projektirányítási megközelítés, amelyet felvenhetsz a polcról, és illeszkedhetsz a projektedhez, akkor meg kell építeni a sajátodat.
Ez nem olyan nehéz, mint amilyennek látszik!
Kezdje az alapok beállításával:
- Hozz létre egy szerep- és felelősségi dokumentumot
- Győződjön meg róla, hogy van projektszponzora
- Győződjön meg róla, hogy van egy projekttanácsa vagy irányítói csoportja, és rendszeres találkozókat szervez, amelyekre perceket vesz és terjeszt
- Hozzon létre egy kockázatkezelési folyamatot
- Állítson be változáskezelési folyamatot
- Építsen pontokat a projekt ütemtervébe, ahol ellenőrizze a projekt életképességét az üzleti eset eredeti céljaival szemben (a fázis minden szakaszának vége a természetes pont az ellenőrzések elvégzésére).
Végső soron a projektszponzor felelőssége, hogy megfelelő kormányzást biztosítson, de a projektvezetők is aktív szerepet játszhatnak ebben.
A kormányzás lehet a projektmenedzsment egyik szárazabb témája, de ez az egyik legfontosabb. Ez a módja annak, hogy a felsővezetői csapatok tudják, hogy jó munkát végeztek, és megnyugtatja őket abban, hogy a projekt kiépüljön, ahogy kellene. Azt is biztosítja a vezetők számára szükséges ellenőrzéseket és egyenlegeket, hogy tudják, hogy a pénzt olyan módon költik el, amely megfelelő és az üzleti ügyhöz igazodik.