- terület
- Kockázat
- Feltételezések
Ez a cikk bemutatja e három alapvető projektmenedzsment kifejezést, és tartalmaz hivatkozásokat és javaslatokat további olvasásra.
terület
A projektmenedzsmentben a hatókör a határok halmaza, amelyek meghatározzák a projekt kiterjedését.
A cél leírja, hogy mi a projekt kezdeményezés eredményeképpen kell átadni az ügyfélnek.
Az alkalmazási kör ismerete lehetővé teszi a projektmenedzser és a projektcsapat számára, hogy megértsék, mi tartozik a projekt határain belül vagy kívül. Ha valami "nem terjed ki", akkor nem veszi figyelembe a projekt tervezési munkáját . Az alkalmazási kör határain belül eső tevékenységek "hatókörűnek" tekinthetők, és az ütemtervben és a költségvetésben szerepelnek. Ha valamely tevékenység a határokon kívül esik, akkor "nem terjed ki", és nem tervezik.
Függetlenül attól, hogy projektmenedzser vagy a projektcsapat része, fontolóra kell venned, ha valami hatókör vagy hatókör nélkül halad előre.
Például képzeld el, hogy egy ügyfél megkért, hogy építsen egy webhelyet. Ahogy körvonalazod a projekt hatókörét (vagy határokat), az alábbi elemeket jelöli be:
- Webhelytervezés és drótváz diagram
- Vizsgálati ágy létesítése
- A jóváhagyott drótvázra való kódolás
- A weboldal téma grafikai fejlesztése
- Tesztelés és hibakeresés a webhely nyilvános közzététele előtt
A projekt során a kliens felkéri Önt, hogy vegye fel a vállalat videók áttekintését. A videó nem szerepel a projekt hatókörében, ezért nincs hatályban.
Bár örömmel töltheti fel a videót, fel kell újítani a projekt hatókörét és költség- és időbecslését.
A világos és elfogadott hatályú dokumentum hiányában a videó kérdése vitathatott volna a csapat és az ügyfél képviselői között. A világos hatóköre lehetővé tette, hogy megszüntesse a helyzetet, és rendezett módon változtassa meg a változást.
Tehát, hogyan állapíthatja meg, mi van a hatókörben vagy kívül? Először meg szeretné vázolni a jelenleg ismert projekt összes részletét az ügyféllel vagy a projekt tulajdonosaival folytatott megbeszélések alapján. Aztán meg szeretné tenni a legfontosabb feltételezéseket, amelyek meghajtják majd azokat, amelyeket a hatókörön belül vagy kívül esnek.
Feltételezések
Az életed bizonyos pontján valószínűleg azt mondták neked: "Soha ne tegyen feltételezéseket". Mindazonáltal a projekt menedzsmentben való feltevések mindennapi tevékenység. A feltételezések segítenek meghatározni a hatókört és a kockázatokat, és finomítani a becsléseket idő és költség. Természetesen elengedhetetlen a feltételezések dokumentálása és érvényesítése.
Vegyünk valami egyszerűet, például egy könyvet. Tegyük fel, hogy a barátodnak van egy ötlete a kávézóasztal könyvéről, és megkért, hogy irányítsa a projektet. Első kérése egy költségvetés, így biztosíthatja a finanszírozást.
Ahogy meghatározta a hatókört, világos, hogy a barátod számos részletre vonatkozóan bizonytalan, beleértve az oldalszámlálást, a képbeillesztést, a borító stílusát és az oldalakhoz használt papír súlyát. Mivel mindezek a tényezők hatással lesznek a költségekre és a termelés összetettségére, feltételeznie kell a specifikációkkal kapcsolatos feltételezéseket, és ezeket a feltevéseket elfogadhatónak vagy elfogadhatatlannak kell tekinteni a barátjával.
További megbeszélések után a barátja azt mondja, hogy 50 fényképet kíván beilleszteni a könyvbe. Feltételezését az 50 képre alapozhatja, vagy feltételezve, hogy ez a szám idővel növekedni fog, akkor feltételezheti, hogy a képek között 75-90 oldal lesz.
Láthatja, hogy a feltételezések hogyan befolyásolják a menetrendet. Például, képzeljétek el, hogy egy parkban vezet egy projektet, amely egy swing készlet létrehozását jelenti.
A projekt létrehozásakor a költségvetés és a hozzárendelt csapat tagjai kapnak, akik közül az egyik felelős az anyagokért. Az ütemezés elkészítésekor kérdezze meg az anyagért felelős személyt, amikor a cement megérkezik. Ez a személy azt válaszolja, hogy nem biztos benne, mikor érkezik a cement, de úgy gondolja, hogy június 1-jétől június 10-ig lesz. Amint felépíti a hatályát és ütemtervét, feltételezi, hogy a cement legkésőbb június 10-ig érkezik. A példa két előnyt jelent a feltételezések készítéséhez.
Az első előny az, hogy a cement fogadásának feltételezése legkésőbb június 10-ig lehetővé teszi a cement érkezésén alapuló tevékenységek tervezését. A második előny az, hogy az anyagért felelõs személyt a cement átadásának határidejével biztosítja, amelyet ezután továbbít a beszállítójának. Véletlenül létrehozta a projekt legfontosabb határidejét.
A feltételezések olyan referenciaértékeket állítanak fel, amelyeket gyakran a projekt során felülvizsgálnak, hogy segítsék a projektcsapat alkalmazási körét, időben és költségkereten belül. De mi történik, ha a feltevések rosszak? Ez az, ahol a kockázat jön létre.
Kockázat
Miután felépítette az alkalmazási köreit, és azonosította azokat a feltevéseket, amelyek a hatókör és a becslések mögött vannak, meg kell kezdeni a kockázati területek felmérését. A kockázat ugyanaz a projektmenedzsment, mint a valós világban; ez veszély vagy véletlen, amely károkat okozhat. (Megjegyzés: a Project Management Institute és a Project Management Body of Knowledge - A PMBOK részletes kockázati és típusmeghatározásokat ad, és meghatározza a projektkockázat kezelésének kereteit.)
Minden projekt kockázatot hordoz magában, és ha Ön a projektmenedzser vagy a projekt tulajdonosa, nem csak a felelősséged van a kockázatok előrejelzésére, hanem az Ön feladata, hogy tájékoztassa a projektcsapat potenciális hatását a projektcsapatról és felkészüljen a kockázatok enyhítésére.
A kockázat különböző mértékű. Néha a kockázat csak azt jelenti, hogy a projekt kissé másképp fut, vagy egy kis váratlan fordulatot vesz. Bizonyos esetekben azonban a kockázatok olyan katasztrofális eredményekhez vezethetnek, amelyek a projektet a fejére fordítják.
Használjuk a játszótér forgatókönyvét a fenti cementpéldánktól. Az egyik kockázatot az jelenti, hogy a cement nem érkezik meg a június 10-i feltételezett időponttal. Milyen kockázatok jelentkeznek? A cement utáni következő utókezelések mindegyike késlekedik ennek a problémának a következtében.
A kockázatok is pozitívak lehetnek. Tekintsük a projektre gyakorolt hatást, ha a cement a vártnál korábban megmutatkozik. Bár ez pozitív eredménynek tűnik, még mindig problémát jelent a projekt összes többi lépésének időzítéséhez és sorrendjéhez.
A projektvezetők együttműködnek a projektcsapataikkal, hogy ötleteket találjanak és azonosítsák a potenciális kockázatokat. Egy lépéssel továbblépik a folyamatot, és megvizsgálják a kockázat lehetséges súlyosságát és annak valószínűségét. Továbbá azonosítják azokat a személyeket, akik a legmegfelelőbben azonosítják a kockázat bekövetkezését, és kialakítják az elfogadott kockázatcsökkentési terveket.
Számos vállalat részletes kockázati sablonokat fejlesztett ki idővel és a más projektekkel kapcsolatos tapasztalatok alapján. Egyes iparágak olyan kockázati profilokat dolgoztak ki, amelyek a kockázatelemzés kiindulópontjaként szolgálnak. Számos iparág nagyon részletes statisztikai elemzést végez a kockázati tervezés terén is.
Alsó vonal
A fogalmak: hatókör, feltevések és kockázat, mind fontosak a projektmenedzsment világában. Használja ezt a cikket kiindulópontként az ilyen és más fontos projektmenedzsment-kifejezések feltárására.