Publikálva 8/1/2015
Valószínűsíthető, hogy amikor valaki először az első vezetői szerepkörébe kerül, ez az első alkalom, amikor egy osztály költségvetését kezeli.
A legtöbb új vezető kevés vagy semmiféle formális képzést nem kap arra vonatkozóan, hogyan készítsenek költségvetési előrejelzést, nyomon követhetik kiadásaikat, vagy hogyan készítsenek az évközi kiigazításokat. Gyakran adnak táblázatot vagy jelentést a menedzsernek vagy a pénzügyminisztériumnak, és elvárják, hogy megtudják, hogyan kell csinálni, vagy próbára és hibára tanulni.
Bár a "próba és hiba" hatékony módja lehet egy új készség elsajátításához, jobb lenne, ha egy új vezetőnek nem kellett túl sok fájdalmas hibát okoznia.
Íme néhány tanulság a saját próbálkozásomból és hiba-tanulási tapasztalatokból, amelyek szerintem a legtöbb új vezetõ részesülhet:
Fektesse be az időbe a tanulás kezdetét a kezdetektől
Nincs jobb idő, hogy "hülye" kérdéseket tegyünk fel, mint amikor újak vagyunk, és soha nem tettük meg. Jobb kérni és tölteni az idő előtti tanulás helyett várni, amíg valaki meg kell mutatnia a hibákat . Kérjen időt a kezelőtől (vagy annak elődjétől, ha tudja), hogy megvizsgálja az alapul szolgáló filozófiát, az átfogó célokat, a formátumot és az egyes sorokat. Ha a szervezetnek pénzügyi személye van, kérje meg az adott személytől, hogy időt töltsen veled is. A legtöbbet hízelgő és hajlandó megosztani szakértelmüket. Végtére is, ha képesek arra, hogy előkészítsék a dolgokat az előírásai szerint, később kevésbé lesz fejfájásuk.
Vegyünk egy "Pénzügy és költségvetés a nem pénzügyi vezetők" kurzus
Ellenőrizze helyi felsőoktatási iskoláit, az "Executive Education" alatt. A legtöbb üzleti iskola egy-három napos, nem hiteles tanfolyamot kínál. A tanfolyam során vagy azt követően időbe telik a vállalat éves jelentésének áttekintése, valamint a különböző pénzügyi mutatók és jelentések megismerése.
Kezelje az Ön tanszékének költségvetését, mint a saját vállalkozását
Amikor nagy szervezeteknél dolgozunk, véget vessünk a "társaság" pénzének kezelésében, ahogyan a fákon növekszik. Nem, és most az a feladata, hogy menedzserként vállalja a személyes erőforrások tulajdonjogát.
Légy csapatjátékos
Ha lehetséges, tekintse át a kezelői költségkeretét. Bár fontos, hogy vállalja a költségkeret tulajdonjogát, az egység egy nagyobb egység részét képezi. Kérdezze meg kezelőjét, hogy mutassa meg, hogy hol van a költségvetésed, és támogatja a nagy képet, valamint a társaival való kölcsönös függőséget. Előfordulhatnak olyan esetek, amikor egy másik részlegnek pénzre van szüksége a magasabb prioritású célkitűzésekhez képest. Ne várja meg, hogy megkérdezzék, vagy vegye el - legyen proaktív, és felajánlotta, hogy segítsen a szakértői vezetőnek. Önnek stratégiai és együttműködőnek kell lennie.
Ne játssz hülye játékokat
Csak azért, mert "mindenki megteszi", nem jelenti azt, hogy nem hülye és rossz a társaság számára. Példa egy tipikus buta költségvetési játékra, amelyet a vezetők játszanak "használják, vagy elveszítik a kiadásokat". Ez az, amikor közeledik az év végéig, és a költségvetés az előrejelzés szerint fut. Az elmúlt években, amikor elfogyott, a következő évi költségvetés az adott év tényleges alapján lett megállapítva.
Tehát azért, hogy ne csökkentse a költségkeretét, elkezd egy bevásárló közeget - olyan dolgokat vásárolni, amelyekre nincs szüksége, vagy csak olyan esetekben, amikor szüksége lehet rá.
Nyomon kövesse költségeit havi és proaktív korrekciókat
Ne tételezzük fel, hogy a "valaki" megmondja, ha túl van a költségvetésben. Tény, hogy esetleg havi jelentéseket kell kérnie, vagy nyomon kell követnie magát. Ne várjon az év végéig, amikor meglepetés (neked és főnödnek). Addigra már túl késő, hogy megvizsgálja és korrigálja. Legyen számonkérhető, mérje meg magát, és proaktív módon jelentést tesz a vezetőjének.
Legyen átlátható és vegye részt a csapatában
Ossza meg költségkeretét a csapatával, talán még bevonva őket az előrejelzés elkészítésébe. A csapat bevonása és segítve őket abban, hogy megértsék a költségvetési folyamatot, megteremti a megosztott felelősségérzetet, és arra ösztönzi alkalmazottait, hogy kreatív módon találják meg a költségeket.
Légy stratégiai
Ne csak tegye a tavalyi tényeket, és add hozzá tíz százalékot a következő évi előrejelzéshez. Kezdjünk stratégiával és célokkal, majd határozzuk meg a célok eléréséhez szükséges erőforrásokat. Ha többre van szüksége, mint tavaly, akkor dolgozzon fel egy üzleti ügyet, hogy igazolja a további finanszírozás iránti kérelmét.
Ne tégy túl
A költségvetés kezelése fontos szerepet játszik a menedzserben, soha ne veszítse el a legfontosabb eszközöket: az embereket! Győződjön meg róla, hogy legalább ötször annyi időt töltesz a csapatod fejlesztésében, hogy rágó számokat készítesz.