Kockázat
A "kockázat" olyan kifejezés, amely arra vonatkozik, hogy mi bajthat a projektjével. Például, ha új irodaházat épít, előfordulhat, hogy az acél ára növekedni fog, és ez hatással lehet a költségvetésére. De talán nem megy fel. Hasonlóképpen, ha az éves vállalati piknik kirakodását tervezi, lehet, hogy jó idő, de esni fog. Röviden, a kockázat még mindig nem történt meg.
Fontos tudni, hogy milyen kockázatok vannak a projekted körül, mert akkor tervezheted őket. A "Plan B" vagy a készenléti terveket cselekvéssé teheti, hogy elkerülje a kockázatot. Az acél és az időjárás ára miatt nem sok mindent tudsz tenni, hogy megakadályozd őket, de terveket tehetsz, ha igen. Például felvenni egy esernyőt, vagy felvenni az esernyőket, hogy ha esik a pikniki napon, az emberek még mindig jól érezzék magukat.
Probléma
A projektcsapat tagjait gyakran összekeverik a problémákkal és a kockázatokkal, és fontos, hogy projektmenedzserként gondoskodjon arról, hogy megfelelő módon beszéljen ezekről a témákról. A kockázat olyan dolog, ami még nem történt meg, míg a probléma valami történt. A kérdések csak problémák, amelyekkel a projektcsapatod szembesül.
Lehet, hogy látta, hogy jön (és úgy kezeli, mint egy kockázatot kezdeni), vagy lehet, hogy teljesen váratlan. Akárhogy is történt, most már megtörtént, és neked is meg kell tenned valamit!
Mérföldkő
A mérföldkövek időpontok, amelyek a projekt során kulcsfontosságú pillanatokat jeleznek. Gyakran használják:
- A szakasz kezdete
- A szakasz vége
- Egy nagy munka vagy egy nagy feladat vége
- Egy adott rögzített határidő betartása
- A terven szereplő ingatlanok időpontjai
Gondolj a mérföldkövekre, mint az a dátum, amelyet otthon írsz a naptárba - egy projekt nagy fontos pillanatai, mint például a tesztelés befejezése vagy az induló party. A mérföldkövek egyike a Gantt-diagram kilenc összetevőjének , így látni fogja őket a gyémántként megjelenített projekttervekben.
Szponzor
A projekt szponzora a projekttanácson ül. Ők az a személy, aki "birtokolja" a projektet, és megkapják az előnyöket. Például, ha egy új informatikai rendszert indít a gyárbeli csapat számára, a gyárigazgató lesz a projekt szponzora. Az informatikai csapat a projektcsapat részét képezné, de nem vállalna támogatói szerepet. A projekt szponzora az a személy, akihez fordulhat, amikor felsővezetői irányra van szüksége. Ez lehet annak érdekében, hogy:
- Feloldja a problémát
- Keressen bizonyos erőforrásokat
- A költségvetés jóváhagyása
- Döntéseket hozni
- Egyetértek a végső specifikációval
Stb. A projektmenedzser hatékonyan jelentkezik a szponzornak a projekt időtartama alatt mind a vonalvezetési struktúra, mind a heti vagy havi (vagy valós idejű) projektjelentések tekintetében.
Az érintettek
Az érdekelt felek a projektben részt vevő és érintett más személyek. Egyes projektek széles körű érdekcsoportokkal rendelkeznek, amelyek kiterjednek a szervezet minden osztályára. Mások korlátozottabb hatást gyakorolnak. Egyes érdekeltek a szervezeten kívül vannak, például a kormány vagy a szabályozó testületek.
Továbbra is tájékoztatni kell a fontos hírekről. A legtöbb érdekelt fél támogatni fogja (vagy ambivalens) a projekt által végrehajtott változtatásokat, de nem mindegyik lesz!
Találkozni fog azokkal az érdekeltekkel, akik nem fognak üdvözölni a projektet nyitott karokkal!