Milyen formális egy projekt audit
A projekt audit általában egy formális gyakorlat.
Az informális egyenértékűséget általában peer reviewnek nevezik. Ez az, ahol egy kolléga átnéz a projekten és a hozzá tartozó dokumentáción, és visszajelzést ad arról, hogy hova kellene még egy kis időt töltenie.
A projekt-ellenőrzések formálisak, mivel rendszerint meghatározott kérdéseket tartalmaznak, és olyan személyek végeznek, akik rendszeresen csinálják ezt a dolgot.
Ki végzi a projekt-ellenőrzéseket
A projektellenőrzést végző személy lehet egy másik projektmenedzser (valószínűleg valaki, aki nagy tapasztalattal rendelkezik a projektek futtatásában), de valószínűbb, hogy valaki a Project Office-ból származik, aki rendszeresen ellenőrzéseket végez.
Olyan lesz valaki, aki pártatlannak tartja magát, így nem lesz a vonalvezetője vagy a projekt szponzora. A projekt méretétől függően akár egy csapat is lehet.
Hogyan készítsünk el egy projekt auditot?
Az első és legfontosabb dolog, hogy megszervezzék a projekt dokumentációinak másolatát a könyvvizsgáló számára.
Ha rendelkezik projektkoordinátorral , kérje meg őket, hogy húzzák össze egy csomagot (lehetőleg elektronikusan). Minden információnak könnyen elérhetőnek kell lennie, de ha mégis, akkor ez a lépés még mindig eltarthat. Legalább gondoskodjon arról, hogy a könyvvizsgáló rendelkezésére álljon a projektterv , a kockázati napló , a kibocsátási napló, a költségkeret és a menetrend.
Ki kéne részt venni
Ez attól függ, hogy milyen dolgokat akar a könyvvizsgáló megvizsgálni. Önnek, mint projektmenedzsernek, el kell töltenie velük egy kis időt. Várja meg, hogy a csapattagok is meghívják a beszélgetést a könyvvizsgálónak.
Ne feledje, hogy minél hosszabb ideig dolgoznak az ellenőrzéssel kapcsolatos feladatokon, annál kevesebb idő van a projektmunkára, így előfordulhat, hogy át kell dolgoznia bizonyos tevékenységeket, és lassabban kell dolgoznia az ellenőrzési időszak alatt.
Mennyi ideig tart a projekt auditja
A projektellenőrzésre nincs rögzített időtartam. Nagy projektek esetén sokkal hosszabb időt vesz igénybe. Kis projekteken a könyvvizsgáló néhány órán belül elvégezhető. Amint tudod, hogy a projekted ellenőrzés alatt áll, kérdezze meg az ellenőrző csoportot, hogy mennyi ideig várják munkájukat.
Amit a könyvvizsgálat keres
Ha az ellenőrzést egy bizonyos aggodalom miatt hívták meg, például a minőségi célok elérésének meghiúsulását, várják, hogy alaposan megvizsgálják azt a területet. A rutinellenőrzés széles körben fog megjelenni a projektmenedzsment különböző területein és a projekt által végzett munkákon. Ez fedezi a projekt időtartamát, költségét és minőségét, valamint az érintettek bevonását.
Az ellenőrzés célja annak megállapítása, hogy a projekt céljainak elérése vagy sem.
Ha a könyvvizsgáló úgy érzi, hogy a jelenlegi teljesítmény alapján a projekt nem fogja elérni ezeket a célokat, akkor cselekvésre vonatkozó ajánlásokat fogalmaz meg.
Az ajánlások függenek a találtól
A könyvvizsgálói jelentés ajánlásai attól függenek, amit találtak. Reméljük, hogy pozitívak és megfogalmazva olyan módon, amely lehetővé teszi számukra, hogy könnyen elfogadja őket. Gyakorlatiaknak kell lenniük.
Az egyik szélsőséges esetben a könyvvizsgáló javasolhatja, hogy a projekt lezárult, bár ez csak akkor történne meg, ha úgy érezték, hogy semmilyen esélyük sincsen arra, hogy bármely projekt eddig is működjön, bármilyen értéket biztosítana a szervezet számára.
Nézd meg a projekt auditját pozitív élményként. Korai figyelmeztetést kell adnia arra vonatkozóan, hogy a projekt bajban van, és lehetőséget kínál arra, hogy tapasztalt szakemberrel dolgozzon.
Ajánlásaik végrehajtása az Ön, a csapat és a projekt sikeresebbé tétele, és ez csak jó dolog lehet.