Hogyan támogatják a projekttáblák és a kormányzati csoportok a projektet?
Kezdjük azzal, hogy a Project Board fontos része a projekt szervezeti felépítésének. Ha nincs meg, akkor beszélj a menedzsereddel arról, hogy kapsz egy beállítást.
A projekttanács elnöke a projekt szponzor, és jellemzően számos más vezető érdekelt felet, valamint a projektmenedzsert is magában foglal.
Általában három-öt ember van az asztalnál. Ezek mind kulcsfontosságú érdekeltek és olyan emberek, akik képesek a dolgokra a projekt megvalósítására.
Alsó sor: ez egy olyan embercsoport, aki találkozik, hogy segítse a projekt felügyeletét, és tartsa tovább a helyes irányba.
A projekttervek a projekt életciklusának elején állnak fel, és a projekt egészében lezárva működnek. Vessünk egy pillantást a Project Board négy kulcsfontosságú szerepére.
A projekt fóruma irányítást biztosít
Először is, a projektbizottság kritikus irányítást biztosít. Biztosítják, hogy a politikákat vállalati szinten, portfolióban vagy program szinten tartsák be. Ők felügyelik a projektcsapat által végzett tevékenységeket. A projekt szponzorával együtt felelősek a projekt sikeres megvalósításáért, és ez a kormányzati szerep biztosítja, hogy a projektcsapat etikusan és a vállalat számára elfogadható határokon belül járjon el.
Ezt a projektmenedzser megkérdezésével és segítségnyújtással és támogatással végzik.
A projekt fórumon irányt ad
Gyakran döntéseket kell hozni egy projekten, és ezek közül néhány nem tartozik a projektmenedzser hatáskörébe. Ha a projektmenedzser nem tudja meghozni a döntést, és ez olyan dolog, amelyet több érdekelt féllel kell megvitatni, mintsem a szponzort, akkor a projekttanács elé kerül.
Szerepük az, hogy folyamatosan tartsuk a projektet a csapat megfelelő irányításával. Hozzájárulnak ahhoz, hogy a projekt kezdetén megfogalmazzák a jövőképet, és folyamatosan tartsák a projektet.
A projektbizottság döntéseket hoz
A projekttanács elsősorban döntéshozó testület. Ezeknek a feladatoknak az a feladata, hogy olyan döntéseket hozzanak, amelyek a projekt elhárításával akadályozzák meg a problémákat, és segítenek a projektmenedzsernek abban, hogy egyértelmű irányt mutasson a sikeres befejezéshez.
A projektmenedzser javaslatokat fogalmaz meg a projekttanács számára. Ez magában foglalhat ajánlásokat a következők kezelésére:
- Kockázatok, mint például a potenciális kihívások leküzdésére irányuló enyhítési tervek
- Issues
- Resourcing problémák, például nem rendelkeznek megfelelő csapattagokkal
- Ütemezés késedelem
- Költségkeret-túllépés.
A projektvezetőnek nem feltétlenül kell eljárnia a projektvezető ajánlása alapján. Csoportként más javaslatokat is előterjeszthetnek a továbblépéshez, és gyakran tesznek. Ez gyakran azért van, mert nagyobb képet, vállalati képet adnak a projekt környezeteiről, mint a projektmenedzser, így képesek lesznek alternatív utakat választani és kiválasztani a legjobbat.
A projekttanács jóváhagyja a kiadásokat
Végül a projektbizottság jóváhagyja a teljes költségvetést.
Mindegyik megrendelést vagy költségvetési tételt általában a projektmenedzser kezeli: nem kell a Project Boardhez mennie ahhoz, hogy minden számlát aláírhasson fizetésért.
Azonban a projekt szintjén általában a Project Board szerepet játszik abban, hogy először jóváhagyja, hogyan fogják költeni a pénzt (a költségvetési terveket), majd a folyamatban lévő kiadások nyomon követését annak biztosítása érdekében, hogy a projekt jó úton haladjon.
A projekttanácsra is fel kell használnia, amikor úgy tűnik, hogy készenléti vagy pénzeszközöket kell fenntartania. Engedélyezhetik a túlköltekezést, és segíthetnek a projektcsapatoknak további pénzeszközökhöz való hozzáférésben, amennyiben ez indokolható.
Összességében a projektbizottság kulcsfontosságú irányítási és irányítási feladatot biztosít a projektcsapat számára. Irányuk és tanácsuk segítik a projekt menedzserét abban, hogy a projektet a megfelelő irányba vezesse, és tökéletesen elhelyezett ahhoz, hogy lépjen be és segítsen, ha valami rosszul kezd.